תפקידים ואחריות של מנהיג פגישה

מנהל הפגישה הוא העובד האחראי לתכנון, ארגון, ניהול הפרטים, והזמנת המשתתפים לפגישה. הם העובד הממונה והאחראי על התקדמות הפגישה עצמה. הם נוקטים פעולה לפני, במהלך ואחרי הפגישה, כדי להבטיח שהפגישה תגיע ליעדיה בהצלחה.

מי מוביל את הפגישה?

מנהיג הפגישה הוא המפתח בהפיכת מפגשים וצוותים מוצלחים. העובד שמכהן כמנהל הפגישה הוא בעל חשיבות מכרעת. בחלק מהמפגשים, המנהיג הוא ראש המחלקה, ראש הצוות, או מי שמונה על ידי ההנהלה הבכירה להוביל יוזמה. עובדים אלה נבחרו לתפקיד המנהיגות שלהם בגלל כישוריהם הנתפסים כמנהל או מנהיג.

פעמים אחרות, עובד עשוי לצאת כמנהיג באופן טבעי. מנהיגים אלה הם עובדים כי עובדים אחרים להסתכל עד וכבוד. בהזדמנויות אחרות, צוות עשוי להחליט לסובב את תפקיד המנהיגות בקרב כל החברים. זה מאפשר לכל חברי הצוות להמשיך ולפתח את כישוריהם כמפגש עם מנהיגים, וביצירת פגישות מוצלחות, באופן כללי.

אחריותו של מנהיג המפגש

להלן האחריות העיקרית של מנהיג פגישה.

• קובע את המטרה, המשימה או המטרה שיש להשיג. זה לעתים קרובות משימה או חלק של תיאור התפקיד של המנהיג.
• מחליט אם פגישה היא השיטה הטובה ביותר להשגת המטרה או המטרה או השגת התוצאה הרצויה. לענות על השאלה: האם יש צורך בפגישה?
• קובע מי צריך לעזור לתכנן את הפגישה.
• עם צוות או כמנהיג, מחליט על סדר היום של הפגישה. (במפגשים מתמשכים, משימה זו מושגת בסוף הפגישה הנוכחית).
• קובע את התאריך, השעה והמיקום בתדירות הגבוהה ביותר באמצעות יומן ארגוני משותף.

• מציב יחד מפגש מראש עבודה כגון קריאה, מידע פיננסי, היסטוריה, פגישה צוות מפגש דקות, וכן הלאה.
• מזמין משתתפים ומפיץ הקצאות מראש עבודה המאפשר זמן רב ככל האפשר, כך המשתתפים מגיעים מוכנים לפגישה.
• מבטיח כי לפגישה יש מקליט או טיקר דקה לתעד את ההליכים ואת כל ההתחייבויות, פריטים פעולה, או החלטות. מינוי שומר זמן, במידת הצורך לניהול מסודר של פגישה.
• ניתן להשתמש ב- Icebreaker כדי לחמם את המשתתפים וליצור סביבה שבה משתתפי הפגישה יהיו נוחים לתקשר זה עם זה ולהחליף רעיונות ומידע.

• מגיע מוקדם ומוביל את הפגישה על ידי שמירה על זה על המשימה, על המסלול, ולכלול את כל המשתתפים, כך שכל אחד מרגיש כי נוכחותם היה חיוני בפגישה. זה מבטיח את השתתפותם בפגישה הבאה
• תבלינים את הפגישה החברה כך המשתתפים לא מרגישים משעממים ומשועממים. בין אם אתה משתמש ב- Icebreakers, הומור, או דוגמאות כיף, אין פגישה צריכה להסתיים ללא צחוק.
• מוודא כי השלבים הבאים ופריטי הפעולה מוקצים ומטופלים.
• תחקיר את הפגישה ותכנן את סדר היום לפגישה הבאה.

• עקוב אחר המשתתפים בין הפגישות כדי לוודא שפריטי הפעולה נמצאים על המסלול ולהציע סיוע ו / או משאבים אם המתנדב חווה בעיות.

תפקידי מנהיגות נוספים

מנהיג הפגישה לוקח על עצמו את האחריות, אבל יש גם תפקידים הקשורים תקשורת, דיווח, ואת הביצועים teammate.

כל חבר בצוות או בפגישה שהוא בעל תפקוד חוצה מחוייב לשמור על המחלקה או הפונקציה שלו על פעילויותיו והתקדמותו של מפגש או צוות מתמשך. כמו כן, יש להם את האחריות לחפש תשומות מעמיתים לעבודה שאינם בצוות או בפגישה. לא כל עובד יכול להשתתף בכל פגישה.

למנהיג יש את האחריות הנוספת לשמור על מעורבותם של מנהלים בכירים, באמצעות תקשורת יעילה ומשוב. בניית הבעלות מעובדים מחוץ לצוות או לפגישה, ובמיוחד למנהיגי הארגון, מבטיחה שהצוות או הפגישה יצליחו לפתח, ליישם ולשלב את הפתרונות או הרעיונות שלו.

אם משתתף בפגישה מבצע באופן לא יעיל בפגישה, למנהיג יש את האחריות לתקן את ההתנהגות באמצעות טכניקות אפקטיביות של מנהיגות פגישות במהלך הפגישה ואימון יעיל מחוץ לפגישה. משתתף בפגישה אשר מונופול על הפגישה עם דעותיו או מבקר חברים אחרים עבור שלהם חייב להיות מתוקן לפני הפרט חבלה ההצלחה של הפגישה.

פעולות אלה נחוצות עד שהמשתתפים בפגישה מגיעים לרמה של נוחות ובגרות שמאפשרת להם לסייע למנהיג על ידי ציוץ עצמם כאירועים לא יעילים להתפתח וחברים מתפקדים לקטוע את ההתקדמות.

מנהל פגישה יעיל אינו מבטיח כי פרויקט או צוות מבצע בהצלחה, אך הוא או היא תורם מפתח כאשר פרויקטים, מחלקות, פגישות או צוותים להצליח.

פגישה דקות הם תורם יעיל לפגישות מוצלחות כאשר דקות כתובים כראוי ומופץ במועד.