כתיבה לעסקים - ניהול ומנהיגות

מטרת הכתיבה העסקית היא להעביר מידע למישהו אחר או לבקש מידע מהם. כדי להיות יעיל כתיבה עבור העסק, אתה חייב להיות שלם, תמציתי ומדויק. הטקסט שלך צריך להיות כתוב בצורה כזו כי הקורא יוכל להבין בקלות את מה שאתה אומר או לשאול אותם.

הרבה כתיבה לעסקים היא מרושל, כתוב גרוע, מאורגן, מזוהם עם ז 'רגון, וחסר. לעתים קרובות הוא ארוך מדי או קצר מדי. כל התכונות הללו תורמות לכתיבה עסקית לא יעילה.

בין אם אתה כותב הצעת מכירות, דוא"ל הבוס שלך, או הוראות הוראות עבור חבילת תוכנה, ישנם צעדים מסוימים עליך לבצע כדי להיות יעיל. בצע את חמשת השלבים הבאים:

1. ארגן את החומר שלך
2. שקול את הקהל שלך
3. רשום את המחשבות שלך
4. הגה את החומר שלך
5. ערוך את החומר שלך

הארגון הוא המפתח

אם אתה לא לארגן את החומר שלך זה לא זורם היטב וזה לא הגיוני. כתיבה פשוטה או מורכבת. בעת כתיבת דוא"ל הכרזה על מפגש צוות, זה פשוט כמו איסוף המחשבות שלך. מצד שני, אתה כנראה צריך לפתח מתווה מורכב מראש של החומר המוגמר אם אתה כותב את התוצאות של המשפט פרמצבטיקה פורצת. לא משנה מה המשימה, ללא רמה מתאימה של הארגון (אפילו לארגן את המחשבות שלך), אתה לא יכול לכלול את כל מה שאתה צריך או לא מצליחים לתת חשיבות לנושאים החשובים ביותר.

השמטות או מיקוד לא נכון יהפכו את כתיבת העסק שלך לבהירה פחות.

דע את הקהל שלך

לפני שתתחיל לכתוב, לחשוב על קהל היעד שלך. לדוגמה, מצגת על תוכנית 401 (k) החדשה של החברה שלך עשויה להיות בעלת אותו מתאר כאשר היא ניתנת לסמנכ "ל הכספים שלך וכן לעובדים, אך רמת הפרטים שתכלול תשתנה. אתה גם צריך לשקול הטון. דוא"ל מהיר לצוות שלך, להזכיר להם את picknick החברה השנתית, לא יהיה את הטון אותו הטעם שלך לגבי הדו"ח השנתי של החברה שלך.

כמו כן, זכור כי תוכל לתקשר בצורה יעילה יותר לקהל שלך אם אתה מתמקד במה שאתה רוצה שהם ישמעו ולא על מה שאתה הולך להגיד.

מילה על כתיבה טובה

סופרים טובים יש סגנונות שונים של כתיבה. כמה מעדיפים לכתוב הכל החוצה ואז לחזור ולערוך. אחרים מעדיפים לערוך כשהם הולכים יחד. לפעמים הסגנון המועדף שלהם משתנה בהתאם למה שהם כותבים.

כאשר אתה כותב (או בעת עריכת) להיות מודע אורך. אתה צריך להשתמש מספיק מילים כדי להפוך את המשמעות ברורה, אבל לא להשתמש במילים מיותרות רק כדי להפוך אותו פרחוני. כתיבה עסקית צריכה להיות ברורה ותמציתית, לא verbose ופורח. זכור, אף אחד בעסקים יש זמן לקרוא יותר מאשר הצורך.

מצד שני, לא להפוך את חתיכת קצר מדי. עליך לכתוב מספיק כדי שהמשמעות שלך ברורה ולא תבינו. תארו לעצמכם אם חתיכת ציוד במחסן היה שכותרתו "בשימוש אבל טוב". לא ברור אם פירוש הדבר שהציוד נעשה שימוש רב, או שציוד הציוד כבר לא חדש, אבל עדיין פונקציונלי. כמה מילים נוספות היו יכולות להפוך את המשמעות ברורה. כמו כן, להימנע משימוש בז 'רגון או קיצורים כי הם יכולים להיות דברים שונים לקוראים שונים.

ללא קשר לסגנון הכתיבה שלך, כל הכותבים צריכים הגהה ולערוך את כל החומר שנכתב, אפילו מיילים.

הגהה ועריכה

ללא קשר לסגנון הכתיבה שלך, כל הכותבים צריכים הגהה ולערוך את כל החומר שנכתב, אפילו מיילים. לאחר שסיימת לכתוב, הגהה את עבודתך. ייתכן שיהיה עליך לערוך אותו. הגהה מחדש קורא את מה שכתבת כדי לוודא את כל המילים בראש שלך עשה את זה נכון על הנייר. מכיוון שהמוח שלנו פועל מהר יותר מהאצבעות שלנו, אתה עלול להשמיט מילים, להפסיק את הסיום או להשתמש בהומניה הלא נכונה (למשל, "שם" במקום "שלהן"). הגהה תופס את השגיאות האלה. ברור, הגהה של קו אחד דוא"ל קל ופשוט מציץ מעל זה תוך כדי הקלדה עשוי להיות מספיק.

עם זאת, אם אתה כותב מדריך הוראות, הגהה שלך יהיה יותר מסובך ולוקח יותר.

לאחר הגהה את החומר שלך, הגיע הזמן לערוך. לפעמים הגהה ועריכה ניתן לעשות בו זמנית, אבל זה יעיל יותר כאשר הם נעשים ברצף.

הסיבה שאתה עורך היא לתקן או לשנות את מה שכתבת כדי להפוך את צליל החומר (ולקרוא) טוב יותר. בעת כתיבת העסק, משמעות הדבר היא לתקן את השגיאות ולהפוך את הטקסט ברור וברור ככל האפשר.

אתה לא כותב רומן

כאשר אתה כותב עבור העסק אתה לא כותב את הבא "הרומן האמריקאי הגדול". הכתיבה שלך צריך להיות תיאורי לפי הצורך, אבל אתה לא צריך לצייר תמונות מילה חיה באמצעות הרבה מילים גדולות של דיבור. אם אתה מתכוון "בתי זכוכית", לא לכתוב "זגוגי מגורים", לכתוב "בתי זכוכית".