כמה זמן HR חייב לשמור על העובד קבצים

אחד הדברים הגדולים על משאבי אנוש הוא שיש לנו טונות של הניירת. טונות טונות וטונות. אמנם, זה הרבה אלקטרונית בימים אלה, אבל העיקרון נשאר. HR שומרת על שמירה. ו, אנחנו צריכים לשמור את הרשומות האלה, אבל כמה זמן?

להלן הנחיות בסיסיות לשמירת רשומות HR. עם זאת, זכור שחוקי המדינה עשויים להשתנות מהנחיות אלו. אם חוקי המדינה והחוקים הפדרליים מתנגשים, תמיד לשמור את הרשומות על פי הדרישה אשר תהיה ארוכה יותר. עדיף לשמור על משהו יותר מדי זמן לא ארוך מספיק.

Hiring רשומות

אתה צריך לשמור את כל אלה קורות חיים, הערות ראיון, יישומים, הודעות עבודה, ואפילו תיעוד של החיפושים שלך דרך המעקב שלך המבקש מערכת במשך שנה אחת לאחר ההחלטה לבצע הצעת עבודה נעשתה. אז, אם אתה ראיון המבקש, ואת כל התהליך נגרר על שלושה חודשים, זה לא עד קבלת ההחלטה הסופית היא כי השעון מתחיל מתקתק.

למה אתה צריך לעשות את זה? אם מישהו אי פעם שואל את החלטת ההעסקה שלך, תצטרך להראות כי לא היו להפלות באופן בלתי חוקי בכל צורה, צורה או צורה. חוקים כמו האמריקאים עם מוגבלויות Act, כותרת השביעי, ועוד רבים אחרים דורשים לך להוכיח שאתה עומד. שמירה על רשומות אלה מסייעת לך לעשות זאת.

רשומות בדיקות סמים

אם אתם דורשים בדיקות סמים מראש התעסוקה, זה חלק הרשומה עובדים, ואתה צריך לשמור עותק של התוצאות במשך שנה אחת. אם אתה עושה בדיקות סמים נוספות, בין אם בשל תקרית בעבודה או כחלק בדיקה אקראית, אתה גם צריך לשמור על רשומות אלה במשך שנה אחת. עם זאת, אם אתה כפוף לתקנות משרד התחבורה, אז את מסגרת הזמן המינימלי עבור רשומות הבדיקה סמים הוא חמש שנים.

שכר / Timecards, וכו '

החוק מחייב אותך לשמור רשומות אלה במשך שלוש שנים, אבל תביעות האחרונות אומר שזה יהיה יותר חכם לך לשמור אותם זמן רב יותר. אתה רוצה לשמור על תיעוד של כמה כל עובד היה משולם, וכמה שעות הם עבדו עבור כל כהונתם בחברה שלך. שמור את הרשומות שלך לפחות חמש שנים לאחר העובד עוזב, ללא קשר לסיבה.

עבור עובדים פטור, כמובן, אתה לא צריך לשמור על רשומות הזמן, כמו לשלם שלהם זהה ללא תלות במספר שעות העבודה. עם זאת, אם אי פעם מסווגים עובד כמו פטור כאשר היא צריכה להיות ללא פטור, אלה שעות עובד רשומות יכול להדריך אותך עבור תשלום שעות נוספות. ודא כי אתה כולל את אופן חישוב החברה לשלם. לדוגמה, אתה צריך לעקוב אחר אם זה היה משכורת ישר, שכר בתוספת עמלה, שעות נוספות, חתיכת, או לשלם לפי שעה ישר.

אתה צריך לעשות את זה לא רק עבור לשלם שאלות המס, אבל החלטות רבות אחרות להסתמך על מספר שעות עבודה. לדוגמה, הזכאות ל- FMLA תלויה במספר שעות העבודה בשנה. אם יש לך עובד פטור במשרה חלקית, ייתכן שתרצה לשקול דרישת זמן כדי לקבוע זכאות FMLA. אתה גם צריך להיות מסוגל להוכיח כי שילמת את העובדים שלך עבור כל השעות שהם עבדו.

טופס I-9

שמור על טופס I-9 של העובד, מאוחסן בנפרד מרשומות העובדים שלך, במשך שלוש שנים לאחר שהעסיק את העובד ובמשך שנה אחת לאחר סיום ההעסקה, לפי המאוחר.

מידע על בריאות / פנסיה

אתה צריך לשמור את הרשומות של התוכניות שלך עבור כל היתרונות שלך במשך לפחות שש שנים. בית המשפט קבע כי אם עובד תובע אותך אומר כי מגיע לו קצבה גבוהה יותר, למשל, האחריות של המעסיק להוכיח כי הם אינם חייבים יותר, לא את האחריות של העובד להוכיח כי הם עושים. שמור את כל אותם תיאורים סיכום סיכום.

אם יש לך עובדים לשעבר זכאים COBRA, הרחבת היתרונות הבריאותיים שלהם, אתה צריך גם לשמור את הרשומות האלה במשך שש שנים רק כדי להיות בטוחים. החוק אינו מציין שימור, אך מכיוון שהדבר עשוי לחול על פי חוק הבטחת הכנסה לעובדים (ERISA), חוק זה מחייב החזקה במשך שש שנים. כדי להיות בצד הבטוח, לא לזרוק את הרשומות האלה החוצה.

רשומות FMLA

כאשר עובד מבקש FMLA, אתה צריך לשמור את זה שובל הנייר, גם אם אתה מכחיש את החופשה במשך שלוש שנים. ודא כי אתה עוקב אחר חופשה של כל עובד - כאשר זה התחיל וכמה זמן משמש. אם לעובד יש FMLA לסירוגין, הקפד לעקוב אחר כל חופשה ולתעד את מספר השעות שבהן נעשה שימוש. יש לתעד את התאריכים ואת מספר השעות. זכור, חופשה לסירוגין ניתן להשתמש במשך כמה שעות ביום, או כמה ימים בשבוע. לתעד את כל ולשמור את הרשומות.

זכור, זה לא רשימה מקיפה חלה רק על חוקים פדרליים. אתה עשוי להיות כפוף לחוקים נוספים שימור הרשומות אם, למשל, אתה קבלן פדרלי או המדינה שלך יש סטנדרטים שונים. במקרה של ספק, אל תשליך אותו החוצה.

אתה יכול לגשת למשאבים נוספים על הרשומה ודיווח חובה בחברה של משאבי אנוש ניהול (SHRM).

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם, וחוקי עבודה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, פדרלי או בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.