מה המעסיקים לא צריך לשמור על קבצים אישיים

מעסיקים לא צריך לשים פריטים מסוימים רשומות הכללית שלך. התוכן של תיקי העובדים והרשומות של עובדיך נגיש בדרך כלל לצוות משאבי אנוש, לעובד ולמנהל או למנהל של העובד, בחלק מהחברות.

באחרים, הגישה מוגבלת לצוות משאבי אנוש והעובדים יכולים לבקש גישה לרשומות שלהם. עורכי דין יכולים גם לדחות את התוכן של רשומות כוח אדם עבור תביעות ואת שוויון הזדמנויות תעסוקה ועדת (EEOC) תלונות. עובד לשעבר יכול גם לבקש עותק של רשומות שלו או שלה.

הנוהג הטוב ביותר הופך את קובץ העובדים נגיש רק על ידי אנשי משאבי אנוש. אתה צריך לשמור קבצים כוח אדם תחת לנעול מפתח באזור אחסון שהופך אותם נגישים לעובדים אחרים.

עם כל השימושים הפוטנציאליים האלה והצופים הפוטנציאליים של רשומות העובדים של העובדים שלך, על המעסיק לדאוג לשמור תיעוד עובדתי ללא משוא פנים של ההיסטוריה של העובד עובד רשומות העובדים שלך.

כתוצאה מכך, תרצה להחיל הנחיות כלליות אלו על התיעוד שאתה שומר ברשומות אנשי הארגון שלך.

הנחיות לתוכן קובץ כוח אדם

המידע ברשומות העובדים חייב להיות עובדתי.

חוות דעת של המפקח או משאבי אנוש; הערות אקראיות; רכילות; שמועות לא מבוססות; שאלות, דוחות או טענות tattletale מעובדים אחרים שאינם נחקרים; טענות שלא נחקרו, נחקרו והושלמו; וכל מידע לא עובדתי אחר, פרשנות או הערות יש לכלול בקובץ העובדים של העובד.

אחת הדוגמאות הגרועות ביותר של פרשנות פוגענית, כי מנהל משאבי אנוש מצא שהוגשה ברשומת העובדים של העובד, כולל הערות ראיון של מנהל הגיוס. אחד מהם אמר: "אולי שמן מדי לעלות במדרגות לפי הצורך." תארו לעצמכם את העובד, עורך דין, ואפילו עובדים עתידיים ומפקחים קריאת הערות כאלה.

בחברה אחרת, המנהל מצא הערות לא מבוססות שמנהלים ואחרים הכניסו לתיקי העובד, כמו "מרי כועסת כי היא לא קיבלה העלאה, היא האטה את העבודה שלה בכוונה כדי להגיע אפילו למנהל שלה". לראות את הבעיה?

רשומות אנשי צוות חייבות להיות מוקצות מהורהר למיקומי הקבצים המתאימים שלהן.

קביעת פרוטוקול עבור רשומות אנשי החברה שלך מבוסס על המדינה ועל חוקי הפדרלי, חוקי תעסוקה כגון ביטוח בריאות ניידות חוק אחריות של 1996 (HIPAA), ואת המעסיקים שיטות עבודה מומלצות.

לאחר מכן, מקל עם פרוטוקול. אתה לא רוצה למצוא תירוצים של רופא אקראי תחוב לתוך קובץ כוח אדם כאשר הם שייכים בקובץ רפואי. כמו כן, אתה רוצה את הרציונל ואת ההצדקה לקידום של העובד בקובץ השכר.

אתה גם לא רוצה את הרשומות של החלטה שכירת כי כרוך בדיקת רקע או הערות מדיונים עם מעסיקים לשעבר בקובץ כוח אדם.

מפקחים, מנהלים ועובדים אחרים הממקמים תיעוד ברשומות כוח אדם זקוקים להכשרה.

כל אדם שיש לו גישה ויכול להציב מסמכים בקובץ העובדים של העובד צריך הכשרה כדי לכתוב את התיעוד.

הצהרת נזיפה של העובד כי העובד היה deadbeat מוחלט לא ינצח אנשי שלך רשומות כל הפרסים. אבל, מפקחים untrained כבר ידוע לכתוב הצהרות דומות ומניחים אותם קבצים כוח אדם.

יתרה מזאת, להגביל את הגישה אל הקבצים שלך אדם HR אדם אחראי על רשומות יודע מה צריך ולא צריך להיות ממוקם בקובץ כוח אדם.

לאזן את המידע שאתה מציב רשומות אדם.

כלול הן את ההיבטים החיוביים ואת ההיבטים השליליים של העובד ההיסטוריה של התעסוקה. לעתים קרובות מדי, רשומות אדם להדגיש כל התרחשות שלילית להחמיץ את המרכיבים החיוביים כי כל עובד חוויות. חושב מעלה, מבצעים, rewards מצוינות, וכן עותקים של שבחים הערות תודה.

להכיר בהבדל בין ההערות האישיות של הממונה על צוות הדיווח שלהם לבין הרשומות הרשמיות של אנשי החברה.

הערות הממונה המשמשות לשיפור ביצועים, למעקב אחר פרויקטים והשלמת יעדים, ולקביעת תוכניות פיתוח ותוכניות ביצוע טובות, למשל, שייכות לקובץ פרטי של הממונה ולא לרשומות העובדים הרשמיות של החברה.

להכיר גם את הצורך להכשיר מפקחים כיצד לרשום הערות ולשמור תיעוד בקובץ הניהול שלהם. אותם קריטריונים של עובדות, לא דעות, ודוגמאות ספציפיות, לא שמועות, חלות על הערות פרטיות.

ניתן לדחות את הערותיו הפרטיות של הממונה במקרה של תביעה, ולכן מומלץ להשתמש גם בהערות פרטיות. אין להמליץ ​​על נוהלי המפקחים לשמור עותקים של רשומות הקיימות בקובץ העובדים הרשמי בקובץ הניהול שלהם.

שכירת תיעוד וראיונות ראיון מציגים קצת מבוכה.

השיטה המומלצת היא לשמור קובץ נפרד עבור כל מיקום שאתה ממלא, הכולל את כל התיעוד הקשור למילוי זה המיקום מן העבודה פרסום בדיקות התייחסות. קורות החיים של המבקשים, מכתבי הכיסוי והבקשות שייכים לקובץ זה, למעט שעליך להעביר את הבקשה של העובד השכיר לקובץ כוח האדם של העובד.

קובץ זה כולל את רשימות הרישום הרשמיות והטפסים השואפים לייצוג בלתי משוחדת של כשירות של עובד פוטנציאלי ותומכים בהחלטתך להעסיק את המועמד המתאים ביותר. חוות דעתו של מנהל הגיוס והערות שנלקחו במהלך תהליך הגיוס אינן שייכות לקובץ זה.

משאבי אנוש רשאים לאסוף את השטרות הללו כדי לשמור על תיעוד מלא על החלטת עבודה, אך הם אינם שייכים לרשומות כוח אדם.

תיעוד עובדתי על החלטות תעסוקה.

תיעוד זה כולל החלטות כגון קידום, העברה להזדמנות לרוחב, והגדלת שכר והן שייכות לרשומות העובדים. דעות הממונה או HR לגבי העובד לא. תיעוד רשמי של פעולות משמעת, כגון אזהרה בכתב, נכלל גם בקובץ העובדים של העובד.

דוגמאות ספציפיות של תיעוד זה לא צריך להיות רשומות אדם

אין להציב את המידע הבא ברשומות אדם. התיעוד עשוי לדרוש קובץ נפרד, יכול להיות מסווג כתיקוני פיקוח או ניהול, או לא צריך להישמר בכלל על ידי המעסיק.

• כל מידע רפואי שייך בקובץ הרפואי.
• נתוני השכר שייכים לקובץ השכר.
• מסמכים הכוללים מספרי ביטוח לאומי של העובד או מידע על סיווגים מוגנים של העובד כגון גיל, גזע, מין, מוצא לאומי, מוגבלות, מצב משפחתי, אמונות דתיות וכדומה לעולם לא ישמרו בקובצי כוח אדם.
• יש להגיש תיעוד פיקוחי לצורך ניהול עבודת עובד, קביעת מטרות, משוב הניתן וכן הלאה בתיקייה פרטית, מפקחת או מנהל.
• חומר החקירה, כולל תלונות העובד, ראיונות העדים, ראיון העובד, הממצאים, המלצות הפרקליטים וההחלטה, וכן מעקב על מנת להבטיח היעדר תגובה, צריכים להימצא בתיק חקירה נפרד מרשומות כוח האדם.
• עובד קובץ I-9 בטופס I-9 או מיקום, הרחק רשומות אנשי העובדים.
• מקום בדיקות רקע כולל ההיסטוריה פלילית, דוחות אשראי, וכן הלאה, ואת התוצאות של בדיקות סמים בקובץ נפרד כי מנהלים, מנהלים, ואת העובד לא יכול לגשת. SHRM ממליצה על קובץ נפרד זה או ממליצה כי מידע זה עשוי גם להיות מוגש בקובץ הרפואי של העובד.
• רשומות של שוויון הזדמנויות של העובד, כגון טופסי זיהוי עצמי ודוחות ממשלתיים, לא יישמרו בקובץ העובדים ולא בכל מקום שבו למפקח יש גישה.

אם אתה מבין את ההנחיות האלה, הארגון שלך הוא למעשה אחסון ההיסטוריה העובדתית, תמיכה תעסוקתית רשומות אדם במקומות המתאימים.

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, פדרלי או בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.