10 טכניקות זמן ניהול זמן

לכל אחד יש את אותו 24 שעות ביום, אבל כמה אנשים נראה כל כך הרבה יותר פרודוקטיבי עם הזמן הזה מאשר לאחרים. אם אתה לא מרגיש פרודוקטיבי, הפתרון הרגיל שעולה בראש הוא שאתה צריך לנהל את הזמן שלך טוב יותר. אתה לא יכול באמת "לנהל" זמן, אם כי, כי יש 24 שעות ביום, 60 דקות בשעה, 60 שניות בדקה, וזה אף פעם לא משתנה.

עם זאת, אתה יכול לשלוט היכן וכיצד אתה מבלה את הזמן שלך ולנקוט פעולות כדי לצמצם או לחסל את הזמן wasters. למעשה, ניהול זמן הוא באמת על ניהול עצמך.

להלן עשר דרכים נצחיות להשתלט על לוח הזמנים שלך כל יום כדי להפוך את רוב הזמן שיש לך זמין.

1) לקבוע יעדים ממועדדים

ללא מטרות, אתה עשוי לגלות כי אתה נוטה לרדוף אחרי כל מה שנראה דחוף ביותר או הוא בוהה לך בפנים. זה קשה לא לקבל מוסחת על ידי חפצים מבריקים. כדי למנוע זאת, להבין את סדרי העדיפויות האמיתיים שלך בחיים, ולנוע לקראתם על ידי הגדרת מטרות שנתיות, חודשי, שבועי, יומי או התוצאות הרצויות. דרג את כל אלה באמצעות המערכת הבאה:

• חשיבות: (A = גבוה, B = בינוני, C = נמוך)
• דחיפות: (1 = גבוה, 2 = בינוני, 3 = נמוך)

תמיד לעבוד על המטרות דחוף וחשוב ביותר משימות (A1) הראשון, ולאחר מכן לעבור על הרשימה שלך.

2) בצע את הכלל 80/20

"כלל 80/20", הידוע גם בשם עקרון פארטו, אומר כי 80 אחוזים מהתוצאות שלך מגיעים מ -20 אחוזים מהפעולות שלך. זוהי דרך להציג את זמן השימוש שלך, לתעדף את המשימות שבחרת נגד המטרות החשובות ביותר שלך. האם אתה מתמקד ב -20% מהפעילויות שמייצרות 80% מהתוצאות הרצויות לך?

3) למד להגיד לא

כאשר אחרים עושים בקשות ממך, משימות אלה עשוי להיות חשוב להם, אבל סותרים עם המטרות החשובות ביותר שלך. במיוחד כאשר זה משהו שאתה רוצה לעשות, אבל פשוט אין לי זמן, זה יכול להיות מאוד קשה להגיד לא.

אמנם זה נהדר להיות שחקן צוות, חשוב גם לדעת מתי וכיצד להיות אסרטיבי ולתת האדם יודע שאתה לא יכול להתמודד עם הבקשה שלהם כרגע. אם אתה מסכים לקחת על עצמו את המשימה, משא ומתן על מועד אחרון המסייע להם להשיג את מטרותיהם מבלי להקריב את עצמו.

4) להתגבר על סחבת באמצעות "4D" המערכת

• למחוק את זה: מהן ההשלכות של לא לעשות את המשימה בכלל? חשבו על כלל 80/20; אולי זה לא צריך להיעשות מלכתחילה.
• האצלה: אם המשימה חשובה, שאל את עצמך אם זה באמת משהו שאתה אחראי לעשות מלכתחילה. האם ניתן לתת את המשימה למישהו אחר? ראה "10 דברים מנהל לעולם לא צריך להאציל".
• לעשות את זה עכשיו: דחיית משימה חשובה שצריכה להיעשות רק יוצרת תחושות של חרדה ומתח. לעשות את זה מוקדם ככל האפשר.

• דחה: אם המשימה היא אחת שלא ניתן להשלים במהירות היא לא פריט עדיפות גבוהה, פשוט לדחות את זה.

5) לאכול את הצפרדע

מתוך הספר של בריאן טרייסי, לאכול את הצפרדע, "אם הדבר הראשון שאתה עושה כל בוקר הוא לאכול צפרדע חיה, אתה יכול לעבור את היום עם שביעות הרצון של הידיעה כי זה כנראה הדבר הגרוע ביותר עומד לקרות לך כל היום."

צפרדעים שלך כל יום הם המשימות כי תהיה ההשפעה הגדולה ביותר על השגת המטרות שלך, ואת המשימות שאתה הסיכוי הטוב ביותר להתמהמה החל.

6) צמצום מספר המפגשים

פגישות רצות הן הזמן wasters, מוכפל במספר אנשים בפגישה. ראה "כיצד להוביל מפגש צוות".

7) צנצנת זכוכית: סלעים, חלוקי נחל, חול ומים

לסווג את המשימות בדרך זו, ולאחר מכן להתמודד עם "סלעים" הראשון. אם תמשיכו להתמודד עם הדברים הקטנים (החול, החלוקים והמים), ולא הפריטים האסטרטגיים החשובים, הסלעים, אז הצנצנת שלכם תתמלא במהירות ללא מקום לסלעים נוספים.

8) לחסל את הזמן אלקטרוניים ווסטרס

לכל אחד יש הסחות דעת מסוימות להפריע להם לקחת את הזמן שלהם מהעבודה שלהם. האם שלך פייסבוק? טוויטר? בדיקת דוא"ל? הודעות רציפות עם חברים ובני משפחה? הפסק לבדוק אותם לעתים קרובות על ידי איסוף סוגים אלה של משימות. הגדר זמן, ולאחר מכן לבדוק להתמודד עם כולם בבת אחת. תן לעצמך 30 דקות ולאחר מכן לחזור על המשימה. אצווה אותם לקחת הפסקה פעם או פעמיים בכל יום כדי להגיב.

9) לקבל מאורגן

על מנת לנהל ביעילות את הזמן שלך להיות פרודוקטיבי כל יום, אתה צריך ליצור את הסביבה הנכונה. ביטול העומס חסר תועלת, להקים מערכת תיוק יעיל, יש מקום בקרבת מקום עבור כל הפריטים עבודה שאתה צריך לעתים קרובות, ולנצל כלי ניהול זרימת עבודה כדי לעזור לך ליצור סביבה פרודוקטיבית.

10) שמור על הבריאות שלך

לילה טוב של שינה, אכילה בריאה, וכן תרגיל ייתן לך את האנרגיה, להתמקד, ואת כושר נדרש כדי להפיק את המרב של היום שלך. זה אולי נראה כי העבודה היא חשובה יותר ואתה תמיד יכול להדביק על שינה, מזון, ופעילות גופנית מאוחר יותר. אם אתה מאבד את הבריאות שלך, אם כי, אתה לא יכול לעבוד, או לעשות הרבה דברים אחרים לצורך העניין, אז לא לקמץ על מטפלת בעצמך.