סקירה מקיפה של עבודה ניהול פרויקטים

המכון לניהול פרויקטים (PMI) מגדיר את ניהול הפרויקטים כ"מילוי דרישות הפרויקט באמצעות יישום ידע, מיומנויות, כלים וטכניקות לביצוע פעילויות הפרויקט, וזאת באמצעות שימוש ביזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירה של פרויקט.

למרות הגדרה זו עשויה להיראות מורכבת, מנהלי הפרויקט הם למעשה מושרשת השכל הישר ומעשיות. בין אם אתה רוצה לספק ניהול הפרויקט ללקוחות שלך או המטרה שלך היא להפוך למנהל הפרויקט, לשקול את יסודות ניהול הפרויקט צעד אחר צעד. לפני שתתחיל, לקבוע אם השירות שאתה עומד להציע (או את המשימה שאתה לוקח על) הוא באמת פרוייקט.

ניהול כללי מול ניהול פרויקטים

איך אתה מחליט אם משהו הוא או לא פרויקט? כדי לשבור את זה, להפריד בין שני תחומי ניהול שונים לתוך ניהול תפקודית (או כללי) וניהול פרויקטים.

ניהול פונקציונלי או כללי הוא פעולה מתמשכת של משימה. דוגמה אחת תהיה אם אתה בעל חברה טכנולוגית ויש לי לקוח שעבורו אתה מספק גיבוי תמיכה ואתה מנהל ברציפות את החשבון השנתי שלהם על ידי גיבוי השרתים שלהם ולספק להם דוח פעילות שבועי. אם אתה עושה את זה במשך חמש שנים ויש לי חוזה מתחדשת עם הלקוח, העבודה שלך היא רציפה ולכן כללי או פונקציונלי.

עם זאת, אם הלקוח שלך רוצה ליישם מערכת ניהול תוכן חדשה ויש להם שנה אחת לפתח את המערכת החדשה ולבקש ממך להוביל את הפיתוח שלה, הלקוח שלך עוסק בפרויקט.

באופן דומה, אם אתה עובד עם משאבי אנוש ואת העבודה שלך היא לנהל את תקציב המחלקה לפקח על זוטר סניפים, אז יש לך תפקיד פונקציונלי כי זה עבודה רציפה כי אין לסיים מוגדר.

מצד שני, אם יש לך את אותה עבודה HR ואת מנהל המחלקה שלך מבקש ממך ליישם תוכנית גיוס חדשה (ומספק לך מועד אחרון ותקציב) ועושה אותך מנהל הפרויקט, אז זה פרויקט כי זה יש תאריך התחלה וסיום והמשימה מתרחשת רק פעם אחת.

ויזואליזציה הפרויקט שלך לשלושה חלקים

עכשיו שאתה מבין את תמצית מה מהווה פרויקט, אתה יכול לקחת מקרוב על ניהול הפרויקט. באמצעות תוכנית הגיוס כדוגמה, עכשיו שאתה יודע שיש צורך בפרויקט, השלב הבא הוא outlining היקף, זמן ותקציב הדרושים.

ניהול הפרויקט הוא תכנון, ארגון ובקרה של היקף, תקציב וזמן של פרויקט תוכנית הגיוס. כדי לעזור לדמיין את הפרויקט, לצייר פירמידה פשוטה. כל שורה של הפירמידה מייצגת אחד משלושת החלקים העיקריים של הפרויקט (כלומר, היקף, זמן ותקציב). החלל הריק באמצע הפירמידה הוא איכות של המוצר נמסר. הפירמידה היא כלי חשוב לזכור תוך כדי תכנון הפרויקט שלך, כי כמו שלושת החלקים העיקריים שלך לגדול או להתכווץ, איכות המוצר מושפע.

היקף הפרויקט

הגדרת היקף הוא לעתים קרובות החלק הקשה ביותר ומורכב של ניהול הפרויקט. פרטים על הפרויקט הם בדרך כלל לא ידוע בהתחלה, כך להעריך מה פעילויות ומשימות נדרשים על מנת לבצע את הפרויקט לקחת בחשבון. ההיקף כולל את כל הפעילויות והמשימות השונות שיבוצעו על מנת לייצר את המוצר הסופי שתספק. הגדרת היקף הפרויקט תעזור לך לקבוע את הזמן ואת התקציב שתצטרך כדי לסיים את הפרויקט.

דרך טובה להתחיל היא פשוט לרשום את מה שאתה חושב יש צורך להשלים את המשימה. לאחר מכן, להתייעץ עם אחרים כדי לקבל תצוגה מקיפה של כל הפעילויות המעורבות.

הזמן של הפרויקט

לאחר שהגדרתם טווח ראשוני, אתם יכולים להתחיל להקצות זמן לכל פעילות ומשימה, ובנוסף לכך, כדי להסתכל על הפרויקטים הגדולים יותר. שאלו את עצמכם אילו פעילויות יתרחשו בעת ובעונה אחת ואשר יתרחשו ברצף. כמו כן, לשים לב קרוב כמה אנשים יסקרו את פעילות הפרויקט כי זה ישפיע על הזמן זה ייקח לעשות צעד. זה מפתיע כמה זמן משימה פשוטה יכולה לקחת כאשר שלושה אנשים צריכים לבדוק את זה. לאחר חישוב הזמן שיידרש כדי להשלים את הפעילויות והמשימות המצטברות, אתה מוכן ליצור לוח זמנים לפרויקט עבור צוות הפרויקט.

תקציב הפרויקט

בשלב זה, אתה כבר הקים את מה (היקף) ואת אורך (זמן) של הפרויקט, עכשיו הגיע הזמן לקבוע את התקציב. בדומה לחישוב כמות הזמן לפרויקט, לעתים קרובות אתה צריך להתייעץ עם אחרים, כולל מוביל מחלקת לקבוע תקציב מדויק. תקציב מורכב משיקולים מרובים, כולל שימוש באנשים וחומרים המעורבים בפעילויות שבוצעו ובמשך כמה זמן הם (כלומר, האנשים) יידרשו וחומרים המשמשים.

תקשורת היא המפתח

פעמים רבות לקוח (או בוס) רוצה פרויקט הושלם בתוך זמן שנקבע מראש התקציב ללא התחשבות בהיקף הפרויקט. הבעיה עם זה היא שכמעט תמיד, היקף הפרויקט לא יכול להסתיים באופן סביר בהתחשב באילוצי זמן ותקציב. כתוצאה מכך, חלק ניהול הפרויקט הוא משא ומתן על תנאי היקף הפרויקט עם הלקוח או הבוס. לאורך כל תהליך המשא ומתן, כמו גם את כל אורך הפרויקט, תקשורת ברורה טובה היא המיומנות החשובה ביותר שתצטרך.

ככל שאתה מתקשר בצורה ברורה יותר אתגרים לאורך הדרך, את מאושר יותר את הלקוח או הבוס יהיה.