איך לכתוב תוכנית ניהול פרויקטים

תוכנית ניהול פרויקטים היא מסמך המפרט כיצד הצוות יעבוד על הפרויקט. הוא מתאר את מחזור החיים של הפרויקט ומכסה כיצד העבודה תבוצע, תבוצע בקרה, מבוקרת ונסגרה באופן רשמי.

תוכנית ניהול הפרויקט היא למעשה מונח כללי לכל תת-התוכניות שתפיק עבור הפרויקט. אנחנו יכולים להגדיר את תוכנית ניהול הפרויקט כמו כל מה מכוסה תוכניות אלה:

• תוכנית ניהול דרישות
• תוכנית ניהול היקף
• תוכנית ניהול לוח זמנים
• תוכנית ניהול איכות, אם יש לך אחד
• תוכנית ניהול עלויות
• תוכנית ניהול סיכונים (אשר צריך להתייחס יומן הסיכון שלך)
• שינוי תוכנית ניהול
• תוכנית ניהול רכש, אם אתה צריך אחד עבור הפרויקט
• תוכנית ניהול תצורה, שוב, רק אם אתה מתכוון לכתוב אחד: אתה לא יכול להרגיש כי יש צורך עבור הפרויקט שלך
• תוכנית ניהול משאבי אנוש

תוכנית ניהול הפרויקט כוללת גם מידע חשוב על קווי היסוד של הפרויקט, במיוחד עבור היקף ולוח זמנים. זה נותן לך קו בחול כי אתה יכול להתייחס בחזרה, כך שאתה יכול בקלות לראות מה השתנה כאשר אתה סוף סוף לסגור את הפרויקט ולהשוות מתוכנן לביצוע בפועל.

עם זאת, תוכנית ניהול הפרויקט קיימת כמסמך בפני עצמו. הנה מה לכלול וכיצד להפנות את הקטעים האחרים.

כתיבת מסמך תוכנית ניהול הפרויקט

התחל את המסמך עם שם הפרויקט והתאריך. השתמש בתבנית מתוך Office Management Office שלך ​​אם יש לך אחד, כדי לשמור את הצורך להתחיל מאפס.

לאחר מכן, הוסף את הקטעים הבאים:

ספים ובסיסים: ספר כיצד קווי הבסיס ינוהלו עבור לוח הזמנים, היקף, עלות ואיכות תחומי הפרויקט. קבע את מה שהשונות המקובלות לתכנן יהיו (לדוגמה, + / -10%), ומה תעשה אם זה ייראה. ייתכן שכבר תיעד את אלה באמנת הפרויקט שלך.

ממשל: קבע מה ביקורות הפרויקט, ביקורות עמיתים ואמצעי ממשל אחרים תחול כאשר אתה עובר את מחזור החיים של ניהול הפרויקט. כמינימום, אתה צריך לכלול את הסימן הרשמי בסוף כל שלב. זהו אחד התפקידים של חסות הפרויקט. אתה יכול גם לשים את הפרטים של ביקורות איכות שתחזיק אם זה מתאים לפרויקט שלך.

מתודולוגיה החלטות: זהו מקום טוב לרשום בו חתיכות של מתודולוגיית ניהול הפרוייקט שלך שהחלטת לא לעשות כי זה לא רלוונטי. לדוגמה, ניתן לציין כאן כי אתה לא הולך לעשות תוכנית ניהול רכש כי אין רכש נדרש עבור הפרויקט שלך.

עוד משהו: אל תוגבל לכותרות אלה. לכלול כל דבר אחר שלדעתך עשוי להיות רלוונטי לתכנון הפרויקט, כגון קישורים לפרויקטים אחרים בחברה, גורמים חיצוניים שעשויים להשפיע על התכנון שאתה רוצה להביא לתשומת לבו של מישהו וכן הלאה.

תוכניות הבת

אם למזג את כל המסמכים הפרויקט לתוך אחד זה יהיה תוכנית ענקית לניהול הפרויקט. מומלץ לכלול קישורים (או לפחות תיאור של המיקום שבו נמצא המסמך) במסמך זה. אז אם מישהו רוצה ללכת ולקרוא את זה, הם יכולים למצוא את זה, מבלי תוכנית ניהול הפרויקט שלך להיות כל כך הרבה זמן עד כי אף אחד לא מסתכל על זה בכלל.

אל תשכח לקשר את קווי הבסיס גם כן. עבור לוח הזמנים של הפרויקט, שמור גרסה של התוכנית וקשר אליה. עבור בסיס העלות, שמור גרסה של תכנון התקציב שלך עד היום וקשר אליה. מסמכים אלה הם מסמכים חיים ישתנה כמו הפרויקט עובר, אבל תוכל לשמור אותם קבצים מקוריים, כך שתוכל להסתכל אחורה עליהם ולעשות את ההשוואה.

לבסוף, להוסיף בקרת גרסאות לתוכנית ניהול הפרויקט שלך, כך שאם אתה צריך לעדכן את זה תוכל בקלות להיות מסוגל לראות אם אתה עובד על העותק האחרון.