כיצד לתכנן פגישה של החברה

מזל טוב! החברה שלך תקיים פגישה עבור קבוצת עובדים שנבחרו מכל הרמות של החברה. המנכ"ל נתן לך את האחריות של מנהל הפרויקט לאירוע. טיפים אלה ואת תוכנית הפרויקט לדוגמה להוכיח אחת הדרכים מנהל פרויקט יכול לגשת לבניית תוכנית הפרויקט לפגישה החברה או פרויקט מורכב באופן דומה.

תכנן מראש את הפרויקט

הצעד הראשון שלך הוא לתכנן את התוכנית. אתה מתחיל לדון באירוע עם בעלי העניין. אם זה נעשה בשנה שעברה, מה הלך? מה השתבש? מי ניהל את הפרויקט והוא יכול לעזור לך למנוע מכשולים השנה? מאז שהמנכ"ל העניק לך את הפרויקט, מה הוא רוצה לצאת מהאירוע? מתי יהיה האירוע? איפה? מהו התקציב?

להרכיב מידע רב ככל שתוכל. זה יהיה השלד שבו אתה בונה את תוכנית הפרויקט.

בנה את הצוות

אילו משאבים אחרים אתה צריך כדי להפוך את הפרויקט הזה להצלחה? האם יש אנשים במחלקות אחרות שיכולים לעזור לך להפוך את האירוע הזה להצלחה? מה אתה צריך לעשות כדי לקבל עזרה? אתה יכול פשוט לשאול או שאתה צריך לקבל אישור רשמי מהבוס שלהם? כמה זמן אתה צריך מהם? אילו כישורים ספציפיים אתה צריך אותם כדי לספק? האם מישהו אחר יכול לספק את המיומנות הזו אם האדם הרצוי אינו זמין?

מכיוון שמדובר בפגישה כלל-ארגונית, כיצד ניתן לסייע ל- HR? האם אתה זקוק לעזרה ממחלקת המתקנים? מה עם מחלקת השיווק? האם אתה זקוק לעזרה באזור זה?

תכנן את סדר היום

ברגע שאתה יודע כמה זמן הפגישה תימשך, אתה מתחיל למלא את בלוקים זמן. האם אתה צריך רמקול פתיחה? מי זה יהיה? האם אתה מתכוון לשמור את הנוכחים יחד או שאתה תשבור אותם לקבוצות קטנות עבור חלק של התוכנית? כמה רמקולים אחרים אתה צריך? מי יהיה מתקן את הפעלות קטנות יותר אם אתה פורץ?

האם האירוע ייקח יותר מיום אחד? איך תסגור את היום הראשון? איך תפתחו מחדש ביום השני?

איך תסתיים בסוף? אתה צריך נאום הסיום? איך תטפל הלוגיסטיקה של אנשים לבדוק את המלון אם אתה ספר אחד?

מצא את החלל

גלה כמה אנשים מגיעים. ואז לקבוע כמה גדול של שטח שאתה צריך. היכן יתקיים האירוע? האם יש מקום במשרד החברה או שאתה צריך שטח גדול יותר? האם המנכ"ל רוצה את הפגישה שהתקיימה מחוץ לאתר כך שאנשים יכולים להתרכז, או שהוא / היא רוצה את זה שנערך במשרד כדי למזער את העלות?

אילו נכסים באזור שלך יכול לספק את המרחב שאתה צריך? האם מלון ליד שדה התעופה בחירה טובה כדי למזער את זמן הנסיעה לאנשים מגיעים מחוץ לעיר או שאתה צריך למצוא משהו מחוץ לעיר שיהיה שקט יותר?

מה המקומות השונים תשלום עבור המתקנים שלהם? מה הם כוללים ומה יהיה עליך לרכוש והביאו? האם הם יקצו לך אדם לעבוד איתו? מהי המדיניות שלהם לגבי חומר ואנשים מבחוץ?

תמשוך את זה

לאחר שנאסף את התשובות לפחות את רוב השאלות האלה, אתה יכול להתחיל להרכיב את תוכנית הפרויקט. זכור שמה שאנו מציגים כאן הוא רשימת משימות הפרויקט, מבנה התפלגות העבודה (WBS) בלבד. הוא אינו כולל כל תלות בין משימות או צירי זמן. אלה יתווספו מאוחר יותר.

לדוגמא החברה פגישה פרויקט תוכנית

ב איך לתכנן פרויקט באמצעות כלים בסיסיים של ניהול פרויקטים, דנו החשיבה מאחורי תכנון הפרויקט באמצעות מיומנויות ניהול הפרויקט במהלך תהליך התכנון. הנה איך פרויקט תוכנית מבנה התפלגות עבודה (WBS) עשוי לחפש פרויקט לתכנן פגישה של החברה:

1. לתכנן מראש את הפרויקט

1. קבע את התקציב
2. שוחח עם המנכ"ל כדי לקבוע מטרות הפרויקט
3. צור קשר עם מנהל הפרויקט הקודם (PM) לקבלת עצות
4. לקבוע את רשימת בעלי העניין
5. צור קשר עם בעלי העניין עבור קלט.
6. קבע תאריך מועדף לאירוע
7. לקבוע כמה דוברים / מגישים נדרשים
8. קבע כמה צוותי תמיכה נדרשים
9. לקבוע כמה עובדים ישתתפו
10. ציין מיקומים אפשריים עבור האירוע

2. בניית צוות הפרויקט

1. קבל נציג משיווק
2. קבל נציג מ HR
3. בדוק אם רכש יקצה מישהו שיעזור לך
4. שאל את סוזן לטפל בכל פרטי הרמקולים
5. קבל נציג מתוך מתקנים
6. תזמן צוות הפרויקט בעיטת הפגישה

3. לפתח את סדר היום

3 תוכנית יום אחד

1. הגדר את זמן ההתחלה
2. קבע זמן, ארגן את המקום ואת הצוות לרישום
3. קבע את משך ההפעלה של הבוקר
4. הגדר אורך של נאומים
5. חישוב מספר הרמקולים הדרושים לפגישה הבוקר
6. לגייס רמקולים
7. תוכנית באמצע הבוקר הפסקה (זמן ואורך)
8. סדר רענון של חדר ישיבות במהלך הפסקה (מים, אשפה וכו ')
9. תוכנית הפסקת צהריים (זמן, אורך, מיקום, תפריט, מי משלם)
10. תוכנית מושב אחר הצהריים (אורך, מספר רמקולים)
11. לגייס רמקולים אחר הצהריים
12. יום סגירת תוכנית אחת (זמן, מי, אורך)

3B תוכנית יום שני

1. הגדר את זמן ההתחלה
2. קבע את משך ההפעלה של הבוקר
3. חישוב מספר הרמקולים הדרושים לפגישה הבוקר
4. לגייס רמקולים
5. תוכנית באמצע הבוקר הפסקה (זמן ואורך)
6. סדר רענון של חדר ישיבות במהלך הפסקה (מים, אשפה וכו ')
7. תוכנית הפסקת צהריים (זמן, אורך, מיקום, תפריט, מי משלם)
8. תוכנית מושב אחר הצהריים (אורך, מספר רמקולים)
9. לגייס רמקולים אחר הצהריים
10. תכנית סגירת דיבור (זמן, מי, אורך)
11. סידור תזמון הצ'ק אאוט עם המלון

4. לתכנן את החלל

1. לקבוע את מספר המשתתפים
2. סידור מקומות ישיבה (שורות לעומת טבלאות)
3. חישוב שטח צורך
4. לחקור מקומות זמינים עם כמות זו של שטח (עלויות, מיקום, שירותים כלולים)
5. ספירת מספר הרמקולים בכל יום וסך הכל
6. קביעת מספר וסוג צוות התמיכה הדרושים
7. גלה כמה משתתפים / רמקולים / צוות יצטרכו חדרים
8. ניהול משא ומתן על עלויות ותאריכים עם מיקומים זמינים
9. לחתום על חוזה עם המיקום הנבחר

5. לפרסם את האירוע

1. סיים את כל הפרטים עם מיקום האירוע
2. ודא שהמשתתפים מקבלים הודעה
3. להודיע ​​לכל הרמקולים של הנושא והצגת הזמן / יום
4. להודיע ​​לכל צוות התמיכה של חובות ומשמרות
5. קבל RSVPs מהמשתתפים
6. להודיע ​​על החלפת המשתתפים לפי הצורך

6. מעקב

1. קבל טיוטות טיוטה מכל הדוברים
2. סקירת נאומים אחרונים
3. קבל תגי שם עבור כל המשתתפים, רמקולים, צוות
4. לרכוש כל החומרים ומתנות עבור המשתתפים
5. אישור מחדש עם מיקום האירוע

7. סקירה שיעור

1. שלח סקר שביעות רצון לכל המשתתפים
2. שלח סקר סקירה לכל הרמקולים
3. שלח תודה לכל הדוברים והצוות
4. לקיים פגישה מקרוב עם צוות הפרויקט

תכנון נוסף

מבנה הפרויקט מבנה התפלגות עבודה (WBS) לעיל מציג מדגם לתכנון פגישה של החברה. זה רק מתווה. צוות הפרויקט עדיין צריך לעבוד על פריטים אלה ולהרחיב על רבים מהם. בנוסף, הם צריכים לעבוד על הזמן הדרוש עבור כל משימה, את החשיבות היחסית של המשימות ואת יחסי הגומלין / תלות בין משימות.