איך לדעת מתי אתה צריך מדיניות החברה

מדיניות ונהלי החברה מבטיחים מקום עבודה בטוח, מאורגן, משכנע, מעצימה וללא הבחנה. מדיניות להגן על העובדים מפני סביבה חופשית עבור כל של העדפה וטיפול הוגן. אבל אם אתה מנסה ליצור מדיניות עבור כל מגירה, לא תהיה לך את רוחב הניהול אתה צריך לטפל בצרכים עובד בודדים. בעקבות יותר מדי מדיניות גם מגביר את הסבירות כי מנהלים יחולו אותם באופן לא הוגן ולא הוגן.

אתה יכול להכות איזון בריא. ברוב המקרים, אם אתה פונה ישירות לעובדים שמתנהגים בדרכים שאינן מתאימות למקום העבודה שלך, ייתכן שלא תצטרך לפתח מדיניות חברה חדשה.

הנחיות מדיניות

שקול ליצור מדיניות במצבים אלה:

• אם פעולות של עובדים מציינות בלבול לגבי הדרך המתאימה ביותר להתנהגות (קודי לבוש, דוא"ל, מדיניות אינטרנט או שימוש בסמארטפון)
• אם העובדים זקוקים להדרכה בנוגע לטיפול במצבים נפוצים (תקני התנהגות, הוצאות נסיעה או רכישת סחורה של חברה)
• כדי להגן על החברה באופן חוקי (חקירה עקבית של האשמות על הטרדה, העסקה ללא הבחנה או קידום)
• כדי לשמור על ציות למדיניות ולחוקים ממשלתיים (FMLA, ADA, EEOC או שכר מינימום)
• כדי לקבוע תקני עבודה עקבית, כללים ותקנות (משמעת מתקדמת, כללי בטיחות, כללי מעבר או כללי עישון)

• כדי לספק טיפול עקבי והוגן לעובדים (זכאות להטבות, קצבה בתשלום, סיוע בשכר לימוד, זמן שכול, או חבר מושבעים)

ייתכנו סיבות אחרות לפיתוח מדיניות. זכור, עם זאת, אל תתנו אחד העובדים העניים של התנהגות כוח יישום מדיניות שישפיעו על עובדים אחרים.

לבטא את מטרות המדיניות

לאחר שתקבע כי יש צורך במדיניות, כתוב את היעדים בכתב ליצירת המדיניות. במידת האפשר, ספר לעובדים מדוע אתה מיישם את המדיניות. לכלול מספיק פרטים במדיניות כדי להפוך את עמדת החברה ברורה, אבל לא מנסים לכסות את כל המצב הפוטנציאלי.

שמור על המדיניות כפשוטה ופשוטה, אם אפשר, אך ייתכן שמדיניות כלשהי בנוגע לתחומים משפטיים - כגון גישת החברה לחוק הרפואה והמשפט המשפחתי, אפליה או חקירת תלונות או מערכת המשמעת המתקדמת - עשויה להיות ארוכה ומקיפה.

לאסוף מידע

עיין במדיניות לדוגמה. ייתכן שתתקשה למצוא דוגמה המתאימה בדיוק לנסיבות, לשפה ולתרבות של החברה שלך, אך תוכל להשתמש במדיניות לדוגמה כבסיס במקום לכתוב את המדיניות שלך מהתחלה.

ניתן גם להירשם לשירות שמספק דוגמאות למדיניות. החברה לניהול משאבי אנוש (SHRM) מספקת גם דוגמאות למדיניות.

במקרים מסוימים, ייתכן שתרצה לדבר עם עורכי הדין שלך תעסוקה כדי לראות מה יש להם זמין. במיוחד כאשר חוק חדש עובר או מחלקת העבודה בעיות חוקים חדשים, משרדי עורכי דין לכתוב מדיניות כללית עבור הלקוחות שלהם, כי אתה יכול להתאים לצרכים שלך.

לפתח, לכתוב ולסקור את המדיניות

כתוב את המדיניות באמצעות מילים פשוטות ומושגים. לדבר ישירות עם העובדים אשר יהיה לקרוא, לאכוף, ולחיות על ידי המדיניות.

אחרי כל פיסקה, שאל את עצמך מה - אם השאלות כדי לוודא את המדיניות מכסה את היסודות ואת חריגים ושאלות נורמלי. אבל אל תתעסקו בעניין הזה; אין מדיניות שתכסה כל אפשרות אפשרית.

בחר קבוצת ניסוי של מספר עובדים כדי לקרוא את המדיניות ולשאול שאלות כדי לקבוע אם העובדים יוכלו להבין ולעקוב אחריהם. שכתב את המדיניות על סמך המשוב.

השג תמיכה ניהולית וסקירה משפטית

עיין במדיניות עם המנהלים שיצטרכו לציית למדיניות כדי לקבל את תמיכתם ואת הבעלות על המדיניות. על אף שהתחלתם בתהליך זה כאשר זיהיתם את הצורך במדיניות, התמיכה הניהולית בעת יישום המדיניות היא קריטית.

אם למדיניות יש השלכות משפטיות, היא בעלת אופי דתי, או שיש לה השלכות אישיות על העובדים (כגון נהלי אבטחה), בקש מעורך הדין שלך לעיין במדיניות לפני שתפיץ אותה. הקפד ליצור קשר עם עורך הדין שלך, כי אתה רוצה את המדיניות הנסקרת על ההשלכות המשפטיות שלה הניסוח המתאים אבל לא רוצה שזה מחדש בכתב.

ליישם את המדיניות

הפץ וסקור את המדיניות החדשה לעובדים בקבוצות קטנות, בנפרד או בפגישת חברה, בהתאם למדיניות שנוי במחלוקת וכמה קל להבין. תן לעובדים הזדמנות לשאול שאלות.

לספק לעובדים עותק של הפוליסה ולבקש מהם לחתום על קבלתם והבנתו. הם צריכים לשמור עותק עבור הקבצים שלהם.

מדיניות לדוגמה

זוהי הצהרה לדוגמה לדוגמה לשימוש:

אני מאשר קבלה וקבלת מדיניות החברה שלך. המדיניות תקפה תאריך עד להודעה חדשה.

_______________________________________________________

חתימת עובד

_______________________________________________________

שם העובד (אנא הדפס)

________________________________

תאריך

להחליט כיצד תקשר את המדיניות בעתיד

כלול את המדיניות במדריך למשתמש שלך. כמו כן, ייתכן שתרצה שהמדיניות תהפוך לחלק מהכוונת העובד החדש שלך. חברות מסוימות מציבות מדיניות ברשת האינטרא-נט או בתיקיית מדיניות בכונן המשותף של המחשב. לקבוע אם אתה רוצה להפיץ את המדיניות על ידי שיטות נוספות גם כן.

נתונים וארכיון את המדיניות הקודמת שמדיניות זו מחליפה. ייתכן שיהיה עליך אותם למטרות משפטיות או עבור הפניה.

לפרש ולשלב את המדיניות

יישום המדיניות והנהלי העבודה שלך יקבעו את המשמעות האמיתית של המדיניות. זכור להיות עקבי והוגן כפי שאתה מפרש את המדיניות לאורך זמן. אם אתה מוצא את שיטות העבודה שלך שונה מהמדיניות הכתובה, בדוק וכתב מחדש את המדיניות לפי הצורך.

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם, וחוקי עבודה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. אנא פנה לעזרה משפטית, או סיוע מממשל ממשלתי, פדרלי או ממשלתי בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.