רשימת כישורים ודגמים

עבודה פקידותית מבטיחה כי המשרד פועל בצורה חלקה. הוא כולל את המשימות הניהוליות היומיומיות של המשרד, כגון מענה לטלפונים, תזמון פגישות, שליחת פקסים ומסמכים להגשת מסמכים.

מיומנויות פקידות / מינהליות מועילות כמעט לכל מי שעובד במשרד. רוב העובדים צריכים לעשות לפחות כמה עבודה פקידותית, ולכן מיומנויות אלה יכולים לבוא שימושי לא משנה מה התפקיד הרשמי שלך הוא. פקידי משרד ומזכירות צריכים להיות מיומנויות פקידותיות חזקות במיוחד. העובדים בתפקידים אלה מבצעים את רוב המשימות היומיומיות של המשרד.

סוגי משרות פקידות

בעוד כמה אנשים משתמשים אלה כותרות עבודה לסירוגין, פקידי משרד מזכירות שונים מעוזרים מנהליים. עוזרי ניהול לעתים קרובות צריך תואר אקדמי והם מקבלים אחריות יותר, כולל spearheading פרויקטים ולפעמים אפילו ניהול צוותים.

לעומת זאת, פקידים ומזכירות אינם זקוקים להשכלה רחבה מעבר לתואר בתיכון (אם כי יש תוכניות להשכלה גבוהה המתמקדות בעבודה פקידותית ומזכירות). הם מנהלים את הפעילות היומיומית של המשרד, אבל בדרך כלל אין להם אחריות ניהולית.

הפקידים והמזכירות עובדים במגוון ענפים, ביניהם כספים, עסקים, רפואה, ממשלה, משפטים ועוד.חלק מהתפקידים האלה דורשים מיומנויות ספציפיות. עם זאת, ישנם מיומנויות בסיסיות הדרושים כמעט כל עוזר פקידותי ומנהל אדמיניסטרטיבי.

קרא להלן רשימה של מיומנויות פקידות כי המעסיקים לחפש מועמדים לעבודה. כולל רשימה מפורטת של חמש כישורים הפקידות החשובים ביותר, כמו גם רשימות משלימות של מיומנויות ניהוליות בנושא.

כיצד להשתמש ברשימות מיומנויות

אתה יכול להשתמש ברשימות מיומנויות אלה לאורך תהליך החיפוש העבודה שלך. חשוב להשתמש בכמה מילים אלה מיומנות לאורך קורות החיים שלך. מעסיקים יותר ויותר להשתמש במעקב מערכות המעקב לדרג "ציון" את קורות החיים שהם מקבלים. מערכות אלה מתוכנתות כדי לחפש מילות מפתח ספציפיות, ולכן קורות חיים המשלבים אותם יהיה סביר יותר להיבחר לבדיקה נוספת על ידי מנהלי גיוס במהלך הסיבוב השני שלהם של שיקול.

שנית, אתה יכול להשתמש במילות מפתח אלה במכתב המכסה שלך. בגוף המכתב שלך, נסה להזכיר אחד או שניים של מיומנויות אלה, ולתת דוגמה ספציפית של פעם, כאשר אתה הפגינו אותם בעבודה.

לבסוף, ניתן להשתמש במילים אלה מיומנות בראיון. ודא שיש לך לפחות דוגמה אחת לזמן שהפגנת כל אחת מחמשת המיומנויות המובילות כאן.

כמובן, כל עבודה תדרוש מיומנויות וחוויות שונות, לכן הקפד לקרוא את תיאור התפקיד בזהירות ולהתמקד בכישורים המפורטים על ידי המעסיק.

כמו כן, סקירת רשימות אחרות של מיומנויות המפורטות על ידי עבודה ועל ידי סוג של מיומנות.

מיומנויות פקידותיות מובילות

תשומת לב לפרטים

עבודה פקידותית כוללת תשומת לב לפרטים היומיומיים של המשרד, דברים שאנשים אחרים עשויים להתעלם מהם, כגון מענה ומעקב אחר הודעות דוא"ל, מעקב אחר פגישות ועוד. פקיד או מזכיר צריך להיות מסוגל להתמקד בפרטים האלה, ולא לתת שום דבר לחמוק דרך הסדקים.

• אנליטיים
• ביצוע הסדרי נסיעה
• סדרי עדיפויות
• פתרון בעיות
• היגיון
• שמירת רשומות
• תזמון פגישות
• הקלדה

תקשורת

עובדי פקידות צריכים להיות בעלי כישורי תקשורת חזקים בכתב ובעל פה. בדרך כלל הם יענו לטלפונים, יכתבו תזכורות, ישלחו אימיילים ויברכו לקוחות ולקוחות.

לכן, עליהם להיות מסוגלים לדבר ולכתוב בצורה ברורה ויעילה. הם צריכים להעביר מידע בצורה שקל להבין.

• מענה לטלפונים
• תקשורת
• התכתבות
• שירות לקוחות
• דוא"ל
• שליחת פקס
• קבלה
• כישורי שפה
• הקשבה
• תקשורת מילולית
• הגהה
• כתיבה

כישורי מחשב

בימינו, מיומנויות המחשב הן קריטיות עבור כל עבודה פקידותית. פקידים ומזכירות צריכים להיות קלדנים מהירים ומדויקים. הם גם נדרשים בדרך כלל לעשות קצת הזנת נתונים, כך שהם צריכים להיות מוכרים עם Excel ותוכנות אחרות הזנת נתונים. הם צריכים גם להכיר תוכנות אחרות של Microsoft Office, כגון Word ו- PowerPoint. כל מיומנויות מחשב נוספות, כגון היכולת לעצב או לערוך דפי אינטרנט, ייחשבו כפלוס גדול.

• הזנת נתונים
• ניהול נתונים
• שטף מסד נתונים
• הוצאה לאור שולחנית
• מיקרוסופט אופיס
• מכונות למשרד
• עבוד תמלילים

מספרות

עבודת פקידות רבה כרוכה במספרות. כמה פקידים הם אחראים, במידה מסוימת, של הנהלת חשבונות ו / או חשבונאות עבור חברה. זה דורש מיומנויות המספרה. היכולת לחשב סכומים במהירות היא איכות חיובית פקיד או מזכיר.

• חשבונאות
• דיוק
• חיוב
• הנהלת חשבונות
• תקצוב
• הוצאה
• גיליונות אלקטרוניים
• טכנולוגיה

ארגון

יש לארגן פקידים ומזכירות. הם אחראים לוודא את המשרד פועל בצורה חלקה. זה כרוך מעקב אחר לוח הזמנים של המעסיק, מענה מיילים ושיחות טלפון, ושמירה על קבצים. כל זה לוקח הרבה מיומנות ארגונית.

• קבלת החלטות
• מסירת דואר
• יעיל
• תיוק
• ניהול
• ריבוי משימות
• פיקוח
• צילום ו איסוף
• תכנון
• מיון
• ניהול זמן

מיומנויות רכות

בנוסף אלה חמש כישורים העליון פקידות, עובדי המשרד הטוב ביותר גם בעלי מיומנויות רכות כי הם לעתים קרובות תכונות אישיות מולדות ולא מיומנויות למד. אלה כוללים מיומנויות בינאישיות חזקות, עבודת צוות, גמישות, מהימנות, יצירתיות, יכולת הסתגלות ויצירתיות. הם מאפיינים חיוניים למנהלי משרדים, פקידים, עוזרים אישיים, עוזרי משרד ועוזרי מנהלים.