קבל תמיכה למנהיגות ניהולית בניהול פרויקטים

מנהלי פרויקטים יש עבודה קשה. מטבעם של תפקידם, הם לוקחים על עצמם את האחריות על הקמת צוות יעיל להמשיך ולהצליח עם יוזמות חדשות. מכיוון שהפרויקטים מקיפים את כל העבודה שנעשית ביוזמות עסקיות, זמניות ויחודיות, כמו גם את שגרת הפעילות היומיומית, כל פרויקט הוא הרפתקה חדשה.

הוסף במציאות כי פרויקטים הם איך אנחנו לחדש; כיצד אנו מבצעים את האסטרטגיה וכיצד אנו בונים את התשתית והיכולות של הארגון שלנו, מתברר כי מנהיגים בכירים צריכים לעשות כל שביכולתם כדי לתמוך במנהלי הפרויקטים של החברה שלהם.

אחד הגורמים החשובים ביותר לקדם את הצלחת הפרויקט הוא נוכחות של נותן חסות יעיל, עוסקת. עמדה זו קשורה זה מכבר להצלחת הפרויקט במחקרי התעשייה, אך סקירת הספרות המתארת ​​את ההתנהלות בפועל סביב החסות מעידה על כך שיש לנו דרך ארוכה ללכת ולמסד את הנוכחות והפרקטיקות של תפקיד החסות בארגונים שלנו. קצת ההקשר מתאים. ראשית, בואו נסקור את האחריות העיקרית של נותן החסות.

אחריות ראשונית של נותן החסות של הפרויקט

• נניח אחריות לתוצאות הפרויקט. (נקודה זו מתוארת לעתים קרובות כאחריות משותפת עם מנהל הפרויקט).
• אמנת הפרוייקט והענקת סמכות על מנהל הפרויקט וחברי צוות הליבה.
• תמוך בצוות הפרויקט למשאבים ולראות.
• להבטיח נוכחות ותמיכה של ערכי צוות יעיל, כולל אחריות ושקיפות.
• תמוך בצוות מול קשיים יוצאי דופן.
• מאמן את מנהל הפרויקט.
• להגן על צוות הפרויקט מפני הפרעה ארגונית.

מה קורה כאשר נותנת החסות היא מחוץ לתמונה

בהיעדר חסות תומכת תומכת, כל האחריות הנ"ל ליפול על מנהל הפרויקט כבר מעומס יתר על המידה, אשר בדרך כלל חסר רוחב פס וגנב פוליטי כדי למלא את המשימות האלה. העדר ספונסר יעיל מגדיל את הסיכון לבעיות בפרויקט, כולל אך לא רק: כישלון, ביצועים תת-אופטימליים מול זמן, עלות ויעדי איכות והגברת המהומה.

במילים פשוטות, נוכחותו של נותן חסות בפועל היא חיובית הבדל Maker עבור העבודה המורכבת של הבאת החשוב ביותר שלנו יוזמות זמניות ייחודי למסקנה מוצלחת. בהתחשב בחשיבות הברורה של התפקיד, סביר להניח כי רוב הארגונים לוקחים את עבודתם עם נותני החסות המבצעת ברצינות. למרבה הצער, קצת זמן בילה בעולם האמיתי מציע אחרת.

הצצה אל האופן שבו ארגונינו מתייחסים לתפקיד של נותן החסות

כמדריך לניהול בוגר בניהול פרויקטים, יש לי מזל טוב ללמוד באופן קבוע על שיטות ניהול פרויקטים של המעסיקים של התלמידים שלי במטרופולין גדול. מ 100 חברות Fortune לחברות סטארט-אפ קטנות ולא-רווחיות, הארגונים המיוצגים הם חתך רוחב של הכלכלה שלנו.

אמנם יהיה זה סביר לצפות בעידן זה שבו שיטות ניהול הפרויקט מבוססים היטב, כי רוב החברות יציגו פרקטיקות בוגרות סביב התפקיד של נותן החסות בפועל, במציאות, המצב הוא בדיוק ההפך. כמה ממצאים לא מדעיים מהסקר השנתי שלי של סטודנטים לתואר שני במנהל עסקים על תפקידו של נותן החסות במשרדיהם:

• בממוצע, יותר מחמישים אחוז מהתלמידים מתארים את המשרד שלהם כבעלי כל נוהלי פורמלי סביב חסות מנהלים.
• כמה חברות יש כל הכשרה רשמית או תיאור סטנדרטי עבור התפקיד והאחריות של החסות.
• עדיין לא היה לי סטודנט אחד דיווח כי המשרד שלו / שלה מספק הדרכה עבור נותני חסות שלהם.
• אין הסכמה עקבית על אחריותו של נותן החסות להצלחת הפרויקט.
• כאשר התלמידים מראיינים מנהלי פרויקטים בחברות שלהם על שביעות רצונם מהביצועים והתמיכה של נותני החסות שלהם, רוב המרואיינים הביעו תסכול.

סקירה של סקרים רשמיים יותר מאגודות התעשייה וחברות הייעוץ הפרטיות מחזקת את התוקף הכללי של הקלט מהסטודנטים שלי. ובעוד המצב הנוכחי של המנהג של חסות חסות עשוי להשאיר מקום לשיפור, מנהלי הפרויקט אין ברירה אלא להמשיך לנוע קדימה עם היוזמות שלהם. עם זאת, ישנם כמה צעדים מנהלי הפרויקט יכול לנקוט כדי לגייס תמיכה המבצעת נחוץ.

כיצד להשיג תמיכה ניהולית עבור הפרויקט שלך

1. לגייס חסות. אם הפרויקט שלך יש השלכות אסטרטגיות עבור המשרד שלך, או ישירות עבור לקוחות או בעקיפין על ידי הפעלת יעיל יותר ויעיל פעילויות פנימיות לתמיכה של הלקוחות, אתה צריך לגייס חסות. עבוד ישירות עם הדוח שלך למנהל או עם ראש משרד ניהול הפרוייקטים שלך כדי לחזק את חשיבות הפרויקט ולבקש עזרה. דגש על התפקיד והחובות של נותני החסות כפי שזוהו לעיל, ומצביע על מחקר בתעשייה המקשר בין הצלחת הפרויקט לבין חסות יעילה.

1. לאמן את החסות שלך. להדגיש את התפקיד כאסטרטגיה, לא טקטית או כדמות. רוב המנהלים מגיעים לתפקיד של נותני החסות ללא הכשרה פורמלית או אפילו הקשר עבור האחריות שלהם. בעוד אתה בתפקיד מביך במקצת של אימון מנהל, רוב האנשים האלה יעריכו את ההקשר שלך ואת ההדרכה. הנושאים של אחריות, חיזוק ערכים, והגנה על הצוות צריך להיות המוקד העיקרי שלך כאשר על העלייה למטוס שלך חסות.
2. לעסוק באופן פעיל ולשתף את החסות שלך. מנהל הפרויקט הטוב ביותר / מנהל חסות מערכות יחסים הם אינטראקטיביים מאוד. חשוב עבור שני הצדדים להקים פרוטוקול תקשורת ברור לעדכון על פעילויות הפרויקט, כמו גם סימון והיענות חירום. מנהל הפרויקט צריך לעודד את נותני החסות המבצעת להשתתף במעמד או בפגישות צוות מפעם לפעם כדי להראות עניין אמיתי, וכדי לשמש מעודדת פעילה לארגון להצלחות צוות.

1. בקש תמיכה מאמן חסות שלך. זה תמיד מועיל יש מישהו עם ניסיון רב יותר מאשר אתה מתבונן ומציעה משוב חיובי וחיובית אימון על הביצועים שלך. תן חסות שלך יודע שאתה מברך קלט זה בכונן שלך כדי לשפר, וכאשר הוא קיבל, לקבל את זה בחן.
2. למנף את החסות בזהירות עבור בעיות גדולות. היזהר לא להציג או לטפל בחסות שלך יותר מדי על בעיות טקטיות. החסות הגבוהה ביותר של החסות שלך ואת השימוש הטוב ביותר הוא לעזור לאבטח משאבים; משמשת כדוברת של צוות הפרויקט לקבוצת הניהול הרחבה ועוזרת לך לחזק את ערכי הצוות החיוניים. יש איזון כי מנהל הפרויקט צריך לכבד כאשר שוקלים ציור נותן החסות לפעילות צוות.

בשורה התחתונה

תפקידו של נותן החסות הוא אחד החלקים החשובים של הפאזל להצלחה ביוזמות הפרויקט. מנהלי פרויקטים מצליחים מבינים עד כמה חשוב התפקיד הזה ולעבוד כדי לקבל תמיכה למנהלים ברמה הנכונה ובעוצמה. אם תפקידו של נותן החסות נעדר או מעורפל, קח על עצמך לגייס ולהכשיר את נותני החסות שלך כדי לתמוך בך, הצוות שלך ואת המשרד שלך להצלחה.