כיצד לכתוב דוא"ל מקצועי - 7 שאלות לשאול את עצמך לפני שאתה מכה שלח

במשך שנים רבות, אנשים כבר לחזות מותו של דוא"ל. אמנם זה נכון שאנחנו משתמשים בצורות אחרות של תקשורת כמו הודעות טקסט ומדיה חברתית כדי "לדבר" עם החברים שלנו או לשלוח הודעות מהירות לעמיתים שלנו, אנחנו עדיין משתמשים בדוא"ל, במיוחד עבור תקשורת בעבודה. זה גם אמצעי הקשר העיקרי בעת הגשת בקשה לעבודה. זה חשוב כמו אי פעם לדעת איך לכתוב דוא"ל מקצועי.

אימייל עשוי להיות נקודת ההתחלה הראשונית שלך עם מישהו ובגלל זה, זו ההזדמנות הראשונה שלך לעשות רושם. קח טיפול רב בהלחנת ההודעות שלך. לפני שתלחץ לשלוח, לענות על השאלות האלה 7.

1. האם הודעת השגיאה שלי חופשית?

בדיקת הדוא"ל שלך עבור טעויות היא הדבר החשוב ביותר שאתה יכול לעשות לפני שאתה שולח את זה. איות שגוי ודקדוק רע יגרום לך להיראות רשלנית. זה הולך נגד הרושם שאתה מנסה לעשות, במיוחד אם אתה פונה לקבלת עבודה.

הגהה עד שתהיה בטוח שתפסת את כל שגיאות האיות והדקדוק, כמו גם שגיאות הקלדה. ל- Grammarly.com יש כלים ללא תשלום, כולל הרחבה לדפדפן Chrome, שיכולים לסייע לך בכך.

2. מה כתובת הדוא"ל שלי אומר עלי?

כתובת הדואר האלקטרוני של העבודה שלך, אשר אגב, אתה לא צריך להשתמש לחיפוש עבודה, כנראה הוא פשוט מאוד. סביר להניח שזה קצת גרסה של השם שלך. ייתכן שבחרת כתובת פחות עסקית לשימוש בדוא"ל אישי. כתובת כי הוא מרמז, ילדותי, או חמוד הוא בסדר אם אתה רק משתמש בו כדי לשלוח הודעות לחברים ובני משפחה, אבל אם אתה צריך לכתוב דוא"ל מקצועי, להירשם לחשבון חדש, כי מעבירה מקצוענות.

הגדר כתובת דוא"ל המשתמשת בשם האמיתי שלך. נסה את השם הפרטי שלך ואת שמות המשפחה; שם פרטי, שם ביניים ושם משפחה; או שילוב כלשהו של אלה. לעולם אל תשלח דוא"ל מקצועי שלך מ [email protected].

3. האם השם וכתובת האימייל בשדה "אל" נכונים?

כאשר אתה מתחיל להקליד את שם הנמען בשדה "אל", רוב לקוחות הדוא"ל ימלאו את שאר השם עם אחד מאנשי הקשר שלך. אתה יכול בקלות בסופו של דבר עם השם הלא נכון בתחום זה כדי לוודא לשים לב לכך.

תאר לעצמך אילו בעיות עשויות להתעורר אם בטעות שלח אימייל אל הנמען הלא נכון. נניח שאתה מחפש עבודה בזמן שאתה עדיין מועסקים. מנהל שכירת מעסיק פוטנציאלי יכול להיות שם שמתחיל באות זהה לזה של הבוס הנוכחי שלך. כמה מביך זה יהיה אם שלחת את הבוס שלך הודעה המיועדת מנהל גיוס? לא רק אתה רוצה לוודא את ההודעה שלך מגיע ליעד המיועד שלה, אבל אתה גם רוצה להיות בטוח שזה לא להגיע לא מכוונת.

.4 האם השתמשתי בכותרת הנכונה כדי לפנות לנמען?

אם אתה כבר על בסיס שם פרטי עם האדם שאתה דוא"ל, זה בסדר כדי לטפל בהם בדרך בהודעה שלך. עם זאת, אם זו הפעם הראשונה שאתה מתקשר עם מישהו, או שאתה לא בטוח איך הם מעדיפים לטפל, עדיף להשתמש כותרת רשמית כמו מר, גב ', גברת, או ד"ר ואת האחרון של הנמען שם.

תמיד לטעות בצד של זהירות. זה לא יכול להזיק להיות רשמי. לקבלת רמז על איך מישהו שיש לך כבר מערכת יחסים מבוססת מעדיף לטפל, להסתכל אחורה על הודעות קודמות כדי לראות איך הם חתומים. זה יעזור לך להחליט מה לעשות.

5. האם הטון שלי להעביר את המסר שלי היטב?

כמו שאומרים, "זה לא מה שאתה אומר אלא איך אתה אומר את זה." כאשר אתה מדבר עם מישהו פנים אל פנים, אתה יכול להסתמך על אינטונציה, שפת גוף, ואת הבעת פנים כדי לעזור לתת משמעות נוספת המילים שלך.

כאשר אתה מנסה להעביר את אותו המסר בכתב, יש יותר מקום לאי הבנה כי הקורא לא יכול לראות את הפנים שלך, לקרוא את שפת הגוף שלך, או לשמוע את הקול שלך. ודא שהמסר שלך מנומס וצליל ידידותי, ושהמשמעות שלך ברורה.

6. האם המסר שלי פשוט, אבל לא קריפטי?

שמירה על הודעות קצרות ומתיקות תהפוך אותן לקלות יותר להבנה. יחד עם זאת, אתה לא צריך להשמיט שום דבר חשוב. אתה לא רוצה להכריח את הנמען של הדוא"ל שלך לנחש מה שאתה מנסה לומר. ההודעה שלך צריכה להיות מדויקת ככל האפשר, אך כוללת את כל המידע הדרוש.

7. האם צירפתי קבצים מצורפים לא רצויים?

אנשים רבים מסרבים לפתוח קבצים מצורפים לדוא"ל שאינם מצפים להם. הם צודקים כדי להימנע מכך. וירוסי מחשב מועברים לעתים קרובות אלה קבצים מצורפים. אם ברצונך לשלוח קובץ למישהו, לדוגמה, את קורות החיים שלך, בקש מהנמען את רשותו תחילה. שלח אותו רק אם הוא אומר שזה בסדר.