היית לי בבית שלום: התנהגות נאותה בטלפון

האמת היא, בעוד זה לא מדע טילים, התנהגות נאותה בטלפון בסביבת העבודה כרוך קצת יותר מאשר היכולת לומר ברכה. מאז זה יכול להיות נקודת ההתחלה שלך עם הלקוח, הלקוח או אפילו המעסיק שלך, זוהי ההזדמנות שלך לעשות רושם ראשוני טוב, או אחד עני. הנה כמה טיפים שעליך לבצע בעת השימוש בטלפון בעבודה:

סנונית ראשונה

במילים אחרות, הפה שלך צריך להיות פנוי בעת ביצוע שיחה או לענות לטלפון. אתה רוצה להיות מסוגל לדבר בבירור וזה בלתי אפשרי אם אתה לועס או בולע.

שם ודרגת אנא

כאשר אתה מקבל שיחה בעבודה עליך לזהות את עצמך ואת החברה שלך ואת מחלקת אם רלוונטי. אם המתקשר הועבר אליך מהקו הראשי של החברה, תוכל לציין את שמך ומחלקתך בלבד. האדם שענה בתחילה על השיחה נתן ככל הנראה את שם החברה. כאשר אתה המתקשר, לזהות את עצמך באותו אופן לפני לשאול את האדם שאתה מנסה להגיע.

נימוסים

תמיד להיות מנומס ללא קשר מי נמצא בצד השני של הקו. בין אם אתה מדבר פקידת קבלה או נשיא החברה לא שוכח לומר בבקשה תודה. מלבד העובדה שכולם ראויים כבוד, מי עונה לשיחה שלך יכול לוודא שהוא מקבל לטפל כראוי.

פוקוס

בעוד שכולנו אוהבים ריבוי משימות (או מנסה) להימנע מלטפל בדברים אחרים בזמן שאתה נמצא בשיחה. אתה צריך לתת את האדם שאתה מדבר על תשומת הלב שלך. הדוא"ל שלך, מדיה חברתית ומשחקים יכולים לחכות.

עכשיו רגע

קודם כל, אתה צריך להימנע מכל שיחות אחרות בזמן שאתה בטלפון. המציאות לפעמים מפריעה. ייתכן שיהיה עליך לדבר עם מישהו שנכנס למשרד שלך או חדרון או להרים שיחה אחרת. סלח לעצמך ואז להגביל את השיחה האחרת שלך רק כמה שניות. אל תשאיר מישהו מחכה בהמתנה ללא הגבלת זמן. אם אתה לא יכול לטפל במהירות בעניין השני במהירות, אבל זה חייב להיות מטופל באופן מיידי, במקום לשים את האדם עם מי אתה מדבר בהמתנה, לשאול אם אתה יכול להתקשר בחזרה בזמן נוח לה.

אל תתנו למתקשר שלך ללכת לאיבוד במערכת

ישנם מקרים שבהם לא תוכל לעזור לאדם בצד השני של הקו ויהיה עליו להעביר אותו למישהו שיכול. כאשר אתה עושה, ודא שהוא יודע למי אתה מעביר את השיחה ומדוע. תן לו לדעת מה לעשות אם השיחה לא עובר או אם האדם שאתה שולח אותו הוא לא שם או לא יכול לעזור.

שמור הודעות קצר ומתוק

כאשר אתה משאיר הודעת דואר קולי עבור מישהו, דבר לאט ובבהירות במיוחד כאשר אתה מציין את שמך ואת מספר הטלפון שלך. יותר מדי אנשים משאירים הודעות ארוכות ומסתובבות רק כדי למלמל במהירות את שמותיהם ומספריהם בסוף, מה שמשאיר את הנמען מסוגל להחזיר את השיחה.

פעם אחת מספיקה

אם אתה משאיר הודעה והאדם שעבורו השארת אותו לא חוזר אליך מיד זה יכול להיות כי היא לא יכולה כרגע. אין צורך להתקשר שוב ושוב. אם זה עניין דחוף, אתה יכול לנסות להתקשר למחרת שוב או מעקב עם הודעת דוא"ל, כי אתה גם השאיר הודעה קולית.

תקשיב ראשון

האזן לדואר הקולי שקיבלת במלואו לפני החזרת שיחת הטלפון. אתה יכול ללמוד כי אין צורך אפילו להתקשר בחזרה (וואו, איזה זמן שומר) או שאתה צריך לטפל משהו קודם. לדוגמה, המתקשר עשוי להזדקק למידע שאתה יכול להיות מוכן כאשר אתה חוזר אליה.