איך לכתוב מכתב עסקי

האם אתה צריך לכתוב מכתב עסקי? לא בטוח לגבי הפריסה הטובה ביותר להשתמש או מה לכלול במכתב שלך? חשוב כי כל המכתבים העסקיים שאתה כותב מעוצבים כראוי ומקצועי במראה.

כאשר אתה כותב למעסיקים פוטנציאליים, עמיתים, קשרים מקצועיים ועסקיים, הפריסה של המכתב שלך חשובה כמעט כמו מה שאתה כותב.

אם המכתב אינו מעוצב כהלכה, אין מספיק מקום בין פסקאות, ומשתמש בסגנון גופן לא מסורתי או בגודלו, הוא יכול לשקף אותך בצורה גרועה.

הנחיות כתיבה עסקית

הנה הנחיות לכתיבת מכתב העסק, ולכן כל התכתובת שלך עושה את הרושם הטוב ביותר.

שוליים

שולי אותיות העסק צריך להיות בערך 1 "מסביב.זה נותן מכתב מקצועי שלך מבט מסודר.אתה צריך ליישר את הטקסט שלך שמאלה, זה איך רוב המסמכים מיושרים, כך זה יהפוך את המכתב קריא.

ריווח אותיות

השארת מקום במכתב שלך יוצר מראה ברור, מסודר וקל לקריאה שהקורא יעריך. המכתב שלך צריך להיות בפורמט בלוק: המכתב כולו צריך להיות מיושר בצד שמאל ומרווח יחיד למעט רווח כפול בין פסקאות.

גודל גופן

גודל הגופן המסורתי עבור מכתב מקצועי הוא 12. הגופן צריך להיות Times New Roman או Arial. עם זאת, אם אתה משתמש בנייר מכתבים, נייר המכתבים עשוי להיות בגודל גופן וסגנון שונים.

סיגנון גופן

אין צורך להשתמש סגנונות שונים בתוך מכתב מקצועי. השתמש בגופן אחיד (ספר להדפיס גופן כגון Times New Roman או Arial) ולהימנע קו תחתון, italicizing, או הדגשה. עם זאת, אם אתה משתמש בנייר מכתבים, נייר המכתבים עשוי להיות בסגנון גופן אחר.

טקסט מכתב

טקסט של מכתב עסקי צריך להיות נקי וקריא. הימנע מלכתוב את המכתב שלך בבלוק גדול אחד של טקסט. לשבור את הטקסט לתוך כמה פסקאות תמציתיות. סעיפים אלה צריכים להיות מיושרים משמאל; זה מאפשר קריאה קלה יותר. לאחר שתשלים את מכתבך, בקש ממישהו אחר לקרוא אותו עבורך. תעיף מבט קצר במכתב. האם יש יותר מדי טקסט בדף? האם קל לראות את הסעיפים הנפרדים?

פרטי התקשרות

החלק הראשון של המכתב שלך צריך לכלול את פרטי הקשר שלך ואת פרטי הקשר של האדם שאתה כותב, מדי. כמו כן, כולל את התאריך שאתה כותב בחלק העליון של המכתב שלך.

מכתב מכתב

אלא אם כן אתה מכיר את הקורא היטב ובדרך כלל פונה אליהם בשמם הפרטי, עליך לכלול את שמו הפרטי של האדם ואת שמו המלא בהצדעה (כלומר, "מר ג'יימס פרנקלין היקר"). אם אינך בטוח בשמו של הקורא, הוסף את התואר שלו (כלומר, "מנהל השיווק היקר"). אם אינך בטוח במין הקורא, פשוט ציין את שמם המלא והמנע את הכותרת האישית (כלומר, "ג'יימי סמית היקר"). אם אינך בטוח לגבי מין הקורא, שמו וכותרתו, פשוט כתוב, "למי הוא עשוי לחשוש". להשאיר שורה אחת ריקה אחרי ההצדעה.

פסקי מכתבים

פסקאות מכתב מקצועי צריך להיות תמציתי יחסית. הפסקה הראשונה עשויה לכלול פתיחה ידידותית קצרה והסבר תמציתי של הסיבה שלך לכתיבה. הפסקה השנייה (וכל הפסקאות הבאות) צריך להרחיב את הסיבה לכתיבה. הפסקה האחרונה צריכה להציג מחדש את הסיבה לכתיבה, ואם ניתן, ציין את תכנית הפעולה שלך (או בקש סוג פעולה כלשהו על ידי הקורא).

סוגר

כאשר אתה כותב מכתב עסקי או הודעת דוא"ל חשוב לסגור את המכתב שלך באופן מקצועי, אז אתה מכתב, בשלמותו, הוא כתוב היטב ומקצועי.

חתימה

כאשר אתה שולח מכתב נייר, סיים את המכתב עם החתימה שלך, בכתב יד, ואחריו שם מוקלד. אם זה דוא"ל, פשוט לכלול את השם שהוקלד.

לבסוף, אל תשכח לבדוק איות ולהגדיר את המכתב שלך לפני שאתה שולח אותו. שוב, שאל בן משפחה, חבר או עמית לבדוק את זה בשבילך. זה תמיד טוב עבור זוג אחר של עיניים להעיף מבט כי קשה לתפוס את הטעויות שלנו.

פורמט מכתב עסקי

עיין במכתב עסקי מעוצב עם מידע על מה לכלול בכל סעיף במכתב שלך.

דוגמה עסקית מכתב

שם פרטי שם משפחה

הכתובת שלך

העיר שלך, מיקוד המדינה

מספר הטלפון שלך

האימייל שלך

תאריך

שם איש קשר

כותרת

שם החברה

כתובת

עיר, מיקוד המדינה

מר היקר /. שם משפחה:

אני כותב כדי להזמין אותך לפגישה ברשת אנחנו מקימים עבור סטודנטים למדעי המחשב שלנו כאן באוניברסיטת Hazelwood. אנו מתמקדים בחברות IT ואנו חושבים שהחברה שלך תהיה התאמה מושלמת. זה תמיד טוב השתתפו וזה דרך מצוינת למלא את כל העמדות שיש לך פתוח.

האירוע מתוכנן ל -30 באפריל בין השעות 15: 00-17: 00 במרכז הסטנד-אפ הולנד הול. אם אתה מעוניין, אנא יידע אותי ואני יכול להזמין מקום בשבילך או מנהל הגיוס שלך. אל תהסס דוא"ל ב [email protected] או תן לי להתקשר ב 555-555-5555 אם יש לך שאלות או רוצה מידע נוסף.

תודה.

חתימה בכתב יד (למכתב מודפס)

השם המוקלד שלך

דוגמאות נוספות

סקירת דוגמאות למכתבים עסקיים למגוון של התכתבות עסקית, מקצועית והתעסוקה, כולל מכתבים ודואר אלקטרוני ותבניות.