לדעת איך, למה, ומתי לתעד ביצועי העובד

בעולם של משאבי אנוש ותעסוקה, תיעוד על ביצועי העובד יכול להפוך או לשבור את היכולת שלך למשמעת, לסיים, או לקדם באופן הוגן, לתגמל, ולהכיר עובדים.

תיעוד חיוני למנהלים צוות HR כי אתה צריך לעשות מאמץ רציני כדי להקליט את כל האירועים בהיסטוריה התעסוקה של העובדים שלך - הן תקריות חיוביות ושליליות של ביצועים.

הנה הכל מנהלי וצוות משאבי אנוש צריכים לתעד בזהירות את ביצועי העובד.

למה אתה צריך מסמך עובד ביצועים

• תיעוד מספק ראיות כי בעיות ביצועים נדונו עם העובד בצורה מהירה ותמציתית.
• תיעוד מציע היסטוריה של שיפור של העובד או כישלון לשפר את הביצועים לאורך זמן. זה כרונולוגי תיאור מדויק של פעולות של העובד, פעולות של מנהל, ואירועים כפי שהם מתרחשים.
• תיעוד מספק ראיות התומכות בהחלטות ניהול לנקוט פעולה שלילית כגון משמעת או סיום עם עובד.
• תיעוד מציע הוכחה כי עובד ראוי קידום זמין או הזדמנות על פני עובדים אחרים זכאים גם.

• תיעוד מספק ראיות המצדיקות עליות שכר, ירידה, או מדוע לא קיבל עובד העלאה.
• במקרה של תביעה, תיעוד מלא ומקיף מגן על האינטרסים של המעביד. התיעוד יכול לתמוך בפעולות ההנהלה בסיום עובד לא מצליח. זה גם יכול להוכיח כי העובד הופסק מסיבות משפטיות לעומת אחרים כגון הפליה בלתי חוקית.

מה לתעד

מנהלים צריכים לתעד את ביצועי העובדים, הן תרומות חיוביות והן כשלים בביצועים. הם צריכים לתעד בדיוק מה העובד עשה ואמר ומה מנהל עשה ואמר בתגובה במהלך הפגישה או השיחה.

אתה צריך לתעד כל ההסכמים שנעשו במהלך השיחה, מטרות להגדיר, שיפורים הנדרשים וצפוי, ואת ציר הזמן לשיפור. תיעוד צריך לכלול גם התחייבויות שהמנהל עושה כדי לסייע לעובד.

כיצד לתעד

תיעוד צריך להיות כתוב במהלך או מיד לאחר הפגישה או השיחה עם העובד. בשום מקרה אתה צריך לפספס את כתיבת השיחה ביום שבו זה באמת קרה. מחכה עד מאוחר יותר משפיעה על איכות התיעוד משום שהיא מבוססת על זיכרון.

אחד הטעויות הגרוע ביותר מנהלים לעשות הוא להאמין כי הם יכולים לשחזר עובד ייעוץ ההיסטוריה לפי הצורך. אין אדם HR שיש לו כל ניסיון של תיעוד הגון, בזמן שולל אי ​​פעם על ידי שיא משוחזר. מנהלים המשחזרים מהזיכרון מביאים סיכון מיותר ובלתי מתקבל על הדעת לחברה שלהם, משום שההיסטוריה המעודכנת לא תחזיק מעמד בתביעה פוטנציאלית.

אתה צריך את התיעוד להופיע מקצועי, מסודר, מאורגן. כתוב תיעוד כאילו אתה מדבר על ההיסטוריה לצד שלישי. לעולם אינך יודע מי יכול לקרוא את התיעוד שלך יום אחד, כדי לוודא שהוא משקף את המקצועיות שלך. (גב של מפית קוקטייל, מעטפה או פתק דביק אינו זכאי כתיעוד מקצועי).

התיעוד שלך צריך לעבור למנהל החדש של העובד אם העובד משיג עבודה חדשה - או שאתה עושה - בארגון שלך. עבור הזיכרון שלך כדי ליידע את המנהל החדש של העובד, אתה צריך לשים את שמו של העובד ואת הכותרת, את השם ואת הכותרת, ואת תאריך מלא על כל מסמך.

כתוב תיעוד שהוא עובדתי, הוגן, משפטי, אובייקטיבי, שלם ועקבי. הימנע מדעות (מייק הוא רשלני, אליס עצלה, טום היה משקר לי.), קריאת שם, עריכה (ג'ון הוא אידיוט, מארק יש בעיה בגישה)., ותוויות (מרי היא חסרת אחריות.ג 'ורג' הוא לא צוות שחקן.).

הימנע גם מנסה לפרש את התנהגותו של העובד. (מרשה כנראה לא אוהב את המשימה הזאת.פולה נראה מעל לראשה.) מזער את השימוש במילים תיאורי כגון תארים ואדומות (לאט, מרושל, אומלל, מצוברח, גס). ציין את התנהגותו ואת פעולותיו הספציפיות של העובד, לא את דעתך או את פרשנותך.

בתיעוד, מה שנדרש הוא שיא מדויק של השיחה. מקל עם העובדות לרשום בדיוק מה שאמרת ומה העובד אמר. ודא כי התיעוד שלך הוא חד משמעי וכי הוא מקבל את העובדות ישר. (בכל מצב משפטי פוטנציאלי, שגיאות בכל האירועים המתועדים הופכים את כל התיעוד לחשוד).

לבסוף, לתעד כל הסכמים, התחייבויות, צירי זמן, שיפורים הדרושים, נקודות הסימון, ופרטים אחרים שעשויים להחליק מן הזיכרון. ודא כי אתה קובע תאריך ושעה עבור מועדים ותאריכי עקב כך אי הבנה לא תתרחש.

דע את מדיניות התיעוד של מחלקת משאבי אנוש שלך, אשר יגיד לך מה צריך תיעוד המיקום בקובץ העובד של העובד כל תיעוד של פעולות משמעת צריך בהחלט להיכלל.

איפה לתעד חנות

מאז תיעוד על העובדים הוא סודי ופרטי לעובד, עליך לדאוג כי כל תיעוד נשאר סודי למנהל, משאבי אנוש, ואת הפוטנציאל של המנהל הבא של העובד. לכן, לא מומלץ להשתמש בתיעוד על כונן משותף. תיעוד בכתב יד ותיעוד של מנהל המודפס נשמרים בצורה הטובה ביותר באחסון נעול.

אם אתה עוקב אחר הנחיות אלה, כאשר אתה הולך HR כדי לבקש עזרה משמעת, סיום או העברת עובד לעבודה עם התאמה טובה יותר פוטנציאלית, HR יעזור לך לפתור את הבעיה או לשפר את המצב. כאשר HR אומר לך לתעד, מסמך, מסמך או שהם לא יכולים לעזור לך; יהיה לך את כל הבסיסים שלך מכוסה.

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם, וחוקי עבודה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, פדרלי או בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.