סקירה כללית של קבצים ומדיניות קובץ לדוגמה

קובץ כוח אדם הוא תיעוד שמור של המעסיקים על ההיסטוריה ועל מעמדו של כל יחסי העבודה עם עובד יחיד. המעסיק שומר על תיעוד התעסוקה בקובץ כוח אדם משלוש סיבות.

• המעסיק רוצה לקבל מידע מדויק שימושי ומאורגן כאשר אתה צריך גישה למידע מכל סיבה שהיא. שינויים במגעי חירום, כתובות עובדים, מעקב אחר הערכות ביצועים, מכתבים משמעתיים, הכרה בעובדים וחומרי יישום לתעסוקה הם דוגמאות לסוגי המידע שהמעסיק ירצה לגשת אליהם במהירות.
• המעסיק צריך לשמור תיעוד על נושאים כוח אדם כגון בחירת עובדים, ביצועים, היסטוריה עבודה, רציונליות פיצוי, ויישומים קידום פנימי, עד כמה שם.

  תביעה של EEOC, תביעה או אפילו צורך להצדיק את העדר העלאה או קידום לעובד דורשים כי המעסיק אסף ושמר סוג זה של תיעוד העובדים.

• כמה רשומות העובד נדרשים על ידי ממשלות פדרליות או המדינה למעסיקים לשמור. ארגון מידע העובד בקובץ כוח אדם הגיוני לגישה ולציות משפטי ונכונות.

סוגי קבצים כוח אדם

מעסיק מעסיק בדרך כלל מספר סוגים של תיקי כוח אדם, לשימוש עסקי, לשמירת סודיות העובד, לפרטיות רפואית ולצרכים משפטיים. אני לא מודע לכל חוק שאומר כמה קבצים המעסיק נדרש לשמור.

עם זאת, ישנם חוקים רבים, וישנם שיטות עבודה מומלצות של העובדים לסודיות העובד, המסדירים את התוכן של קבצי כוח אדם ויש להם גישה למידע זה. אלה הם קבצי כוח אדם שרוב המעסיקים בארה"ב מחזיקים בהם. (החוקים והפרקטיקות בעולם עשויים להיות שונים.)

• קובץ: זהו קובץ העובד העיקרי המכיל את ההיסטוריה של יחסי העבודה.
• קובץ שכר: אתה רוצה לשמור על קובץ נפרד עבור כל בעיות שכר לגבי שכר והטבות.
• קובץ: ביטוח בריאות פדרלי ניידות וחשבון של 1996 (HIPAA) דורש מעסיקים כדי להגן על רשומות רפואיות העובד כמו סודי.
• I-9 טפסי עובדים: אתה צריך לשמור על קובץ נפרד עבור כל עובד (לא לעובד) טפסים I-9, כי אתה לא רוצה עובדי הממשלה, אשר מורשה לבדוק טפסים אלה תחת מגוון של נסיבות, מחפש דרך הראשי שלך, סודי העובדים קבצים.

גישה לעובדים לקבצי כוח אדם

העובדים רשאים לגשת לקבצי העובדים שלהם בהדרכה ופיקוח של צוות משאבי אנוש. קובצי כוח אדם נחשבים לרכושו של המעביד אשר באחריותו לשמור עליהם ולשמור עליהם.

לדוגמא, מדיניות קבצים

להלן דוגמה מדיניות קובץ אדם לשימוש בחברה שלך. הוא דן בקבצים השונים המומלצים ומי צריך לגשת לכל קובץ.

מדיניות לדוגמה

החברה מחזיקה בשלושה תיקי עובד לכל עובד.

א קובץ כוח אדם מתוחזקת עבור כל עובד של (שם החברה שלך). תיקי כוח אדם אלה מכילים מסמכים סודיים ומנוהלים ומתוחזקים על ידי צוות משאבי אנוש.

הגישה לקובץ זה מוגבלת לצוות משאבי אנוש ומניחה שכל מנהל של העובד שומר את התיק שלו במסמכים הרלוונטיים לביצוע העבודה של העובד.

מסמכים אופייניים בקובץ כוח אדם כוללים את טופס ההעסקה, טופס ליצירת קשר עם מצב חירום משפחתי, תיעוד תפעולי של פעולות משמעת, קורות חיים, מדריך עובדים ומעסיקים לחתום על מעסיקים, מידע אישי שוטף והפניות עבודה.

לא כל קבצי כוח האדם מכילים את אותם מסמכים, אך לכל קובץ צוות יש כמה מסמכים זהים.

קבצי שכר מתוחזקים גם הם; קבצי שכר כוללים היסטוריה של משרות של העובד, מחלקות, שינויים פיצוי, וכן הלאה. הגישה לקובץ השכר מוגבלת לעובדי הנהלת חשבונות ו HR המתאימים.

An תיק רפואי של העובד נשמרת גם. תוכן התיק הרפואי אינו זמין לאף אחד מלבד צוות הייעוץ של משאבי אנוש והעובד שרשומותיו נשמרות בתיק. ב שם החברה שלך), קבצים רפואיים לקבל את הרמה הגבוהה ביותר של אחסון בטוח וסודיות.

עובד יכול להציג את קובץ העובדים שלו על ידי פנייה לאיש צוות משאבי אנוש בשעות העבודה הרגילות. אף עובד אינו רשאי לשנות או להסיר כל מסמך מקובץ העובדים שלו, אשר יש לראותו בנוכחות איש צוות משאבי אנוש.

ידוע גם כקובצי עובדים, רשומות עובדים, קובצי משאבי אנוש, תיעוד

כתב ויתור - שים לב:

סוזן הית'פילד עושה כל מאמץ כדי להציע ניהול נכון, מוסרי של משאבי אנוש, מעסיקים ועצות במקום העבודה, וכן מקושרים לאתר זה, אך היא אינה עורכת דין, והתוכן באתר סמכותי, אינה מובטחת לדיוק ולחוקיות, ואינה מתפרשת כעצה משפטית.

באתר יש קהל עולמי וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה, כך שהאתר לא יכול להיות מוחלט על כולם עבור מקום העבודה שלך. כאשר יש ספק, תמיד לחפש ייעוץ משפטי או סיוע מן המדינה, הפדרלי, או משאבים ממשלתיים בינלאומיים, כדי לוודא את הפרשנות המשפטית והחלטות נכונים. המידע באתר זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע בלבד.