כיצד Chunking משפר את יעילות העבודה ואת הפרודוקטיביות

כמנהלים, אנחנו מבלים יותר מדי של היום שלנו מנסה להתאים עבודה יותר לתוך פחות זמן. תגובה נפוצה עבור אנשי מקצוע מעובדים מדי בכל הרמות היא לנסות multitask ידי ביצוע פעילויות מרובות בו זמנית. הבעיה היא ריבוי משימות לא עובד.

למה ריבוי משימות הוא לא הגישה היעילה ביותר לעבוד פרודוקטיביות

לדוגמה, דמיינו שכאשר אתם מצחצחים שיניים בבוקר, אתם מתחילים לחשוב על סדר היום לפגישה גדולה בהמשך היום. זה לא לוקח הרבה כוח העיבוד של המוח שלך לצחצח שיניים שלך ואתה יכול למעשה להיות מסוגל להתרכז על סדר היום תוך טיפול מכני בבוקר השיניים שלך ניקוי המשימה.

אבל מה לגבי שתי משימות הדורשות יותר קיבולת המוח שלך? ייתכן שאתה מדבר בטלפון בזמן שאתה מכין ארוחת בוקר. אתה יכול לקבל את שתי המשימות בצורה נכונה, אבל את ההזדמנות עבור טעויות עקב הפסקות תשומת הלב הוא גדול.

Chunking בתור אלטרנטיבה ריבוי משימות

"Chunking" מתאר כיצד ניצול הזיכרון האנושי עובד. חשוב לזכור את המושג הזה כפי שאנו מסתכלים על השלמת מספר משימות בו זמנית. אנחנו למעשה מתחלפים ביניהם ולא עושים אותם בעת ובעונה אחת (אם כי, במקרה של צחצוח השיניים, זה אולי נראה כאילו הם בו זמנית).

תאר לעצמך שאתה בטלפון כאשר מישהו נכנס למשרד שלך. הם מבקשים את עצתך או החלטה מהירה על בעיה. אתה מפסיק להקשיב לאדם בטלפון לרגע, סוקר את הפתק לפניך, משרבט תגובה וחוזר לטלפון. לא עשית את שתי הפעילויות (שיחת טלפון ושיחה פנים אל פנים) באותו זמן.

למעשה עשית שלוש משימות ברצף; פתח את שיחת הטלפון, ניהל שיחה פנים אל פנים, ואז חזר לשיחת הטלפון. בדיוק כמו בדוגמה של ארוחת הבוקר לעיל, אתה יכול לקבל את שניהם נעשה טוב יותר, ובזמן פחות מוחלט, אם היית עושה אותם אחד אחרי השני במקום באותו זמן. הסיבה היא שככל שתתחיל בכל משימה, עליך להתמקד בה ולהתחיל.

למה את זמן ההתחלה ב ריבוי משימות הוא לא יעיל

כשהתחלת את שיחת הטלפון, היית צריך לחשוב על זה, למצוא את מספר הטלפון, ולבצע את השיחה. כאשר הופרעת, היית צריך להבין מה האדם רוצה ממך על מנת להיות מסוגל לתת להם החלטה. לבסוף, כשחזרת לשיחת הטלפון, היה עליך לזכור היכן הפסקת. אולי אפילו היית צריך לומר, "אופס, סליחה, מישהו נכנס. מה אמרת?"

ככל שמתחילים ומתחילים יותר במהלך היום, כך גדלים יותר הרגעים האלה שצורכים זמן רב. רגעים אלה הם זמן לא פרודוקטיבי. אם יש לך דו"ח יומי להכין, את ההתחלה רגע הוא כנראה די קצר לעומת זה עבור הדוח אתה עושה רק רבעוני. ובכל זאת, אם אתה מכין את הדו"ח ואתה מקבל interrupted, יש לך כמעט את אותו פרק זמן של startup בכל פעם.

נניח, למשל, אתה יכול לכתוב דוח תוך 30 דקות ללא הפרעות. עם זאת, עשויות לחלוף מספר שעות אם המשימות וההפרעות הבלתי מתוכננות יוצגו לאורך כל היום. זה עיכוב משמעותי לעתים קרובות לא מגיע כל כך הרבה מן ההפרעות בפועל כמו הזמן שנדרש כדי להפעיל מחדש את הדו"ח שוב ושוב.

למה אתה צריך לנסות chunking במקום ריבוי משימות

אוקיי, לפעמים אתה צריך ריבוי משימות. התפקיד שלך עשוי להיות מבצעית כמו שלי, אז מה יותר טוב ריבוי משימות? Chunking הוא טוב יותר.

Chunking הוא הרעיון של לשבור את היום שלך לגושים גדולים במקום להגיב להפרעות מתמיד. ככל שיותר זמן של זמן אתה יכול להקדיש למשימות ספציפיות, את הרגעים ההתחלתיים פחות יהיה לך, ואת היעילות שלך משתפר בהתאם. מאז אתה לא תהיה ההוצאות זמן רב רגעים start-up, יהיה לך יותר זמן, ואתה תקבל יותר לעשות. בתור בונוס, שכן תוכל להתמקד במשימה אחת בהישג יד, אתה תעשה את זה טוב יותר.

בתור צדדי, מנהלי הפרויקט מזמן הבנתי את העוצמה של טכניקה זו ויצרה גרסה משלהם של "chunking" באמצעות תהליך פירוק מבנה העבודה.

כיצד להתחיל עם chunking בעבודה

אז, איך אתה יכול להתחיל chunking?

• התחל קטן עד שאתה מקבל את התחושה של זה. בחר משימה אחת, אולי הדוח השבועי שלך.
• הנח בצד את 30 הדקות שאתה יודע שזה ייקח.
• לסגור את הדלת או לשים שלט קורא "גאוני בעבודה" או משהו כזה ואז להתרכז הדו"ח ולא כלום מלבד הדו"ח.
• התעלם מהטלפון.
• אל תבדוק דוא"ל.
• פשוט לכתוב את הדו"ח.

נסה את אותו הדבר עם שיחות טלפון, פגישות עובדים ופעילויות רגילות אחרות. פוקוס, נתח את ימיך, ואחרי כמה שבועות של תרגול, אתה תרגיש ויעיל יותר.

בשורה התחתונה

אל תבזבז כל כך הרבה זמן שלך מנסה רב משימה. במקום זאת, להפוך את עצמך יעיל יותר פרודוקטיבי יותר על ידי chunking. בעוד המונח הוא מביך, הרעיון הוא יעיל.

עודכן על ידי Art Petty