שיטות ניהול פגישות מסייעות לשפר את הפרודוקטיביות

אנו מבלים את רוב חיי העבודה שלנו בפגישות. במקרים רבים, שיטות ניהול פגומות של פגישות גורמות לשימוש לא פרודוקטיבי בזמן המשתתפים. במאמר קשור, אנו מציעים הדרכה על הפיכת חמישה תרחישים מפגש משותף לאירועים פרודוקטיביים. הנה רעיונות נוספים לתמיכה בחיזוק השירות, התפוקה וההשפעה של פגישות.

ניהול פגישה מפתח - Stand PAT

כמה מנהלים מעסיקים P.A.T. גישה לפגישות, הדורשת עמ ', א אgenda, א Timeframe. חימוש המשתתפים עם אלה נקודות קריטיות של ההקשר לקראת הפגישה מבטיח כי אנשים להופיע מוכן להשתתף ולתמוך הכוונה הכוללת של הפגישה. P.A.T ברור outline מסייע להבטיח הפעלה פרודוקטיבית.

אתה אמור להיות מסוגל להגדיר את מטרת הפגישה 1 או 2 משפטים לכל היותר. "הפגישה הזאת היא לתכנן את מסע הפרסום החדש" או "הפגישה הזאת היא לסקור את מדיניות המשלוח החדשה לטיפול חוזר." המטרה מסייעת להבטיח שכולם יודעים למה הם שם, מה צריך לעשות, וכיצד להדריך התקדמות ולהוביל למסקנה.

הגדר סדר יום. רשימת הפריטים שאתה הולך לסקור / לדון / לבדוק. אנו רוצים להקצות מגבלת זמן לכל פריט סדר יום (ראה להלן) ולזהות את מי שאחראי על ניהול הדיון. הגדרת מסגרת זמן; לכל הפחות להגדיר התחלה וסיום הזמן. אנו ממליצים גם להגדיר משך לכל פריט על סדר היום. אלה צריכים להיות בסך הכל מסגרת זמן הפגישה הכוללת.

התחל את הפגישות שלך בזמן

אם אתה עובד באחת מאותן תרבויות שבו אנשים לטפטף לתוך פגישות כל הדרך עד חמש או עשר דקות לאחר זמן ההתחלה המתוכנן, הגיע הזמן להתחיל מגמה חדשה. חברה אחת מעודדת את מנהליה לסגור את הדלת בזמן ההתחלה המתוכנן, ואלה המאחרים לא מוזמנים להשתתף. אמנם זה עשוי להיות דרקוני יותר ממה שאתה רוצה לפעול, אתה צריך להיות שום נקיפות מצפון על להביא את הפגישה סדר, לבחון את המטרה ואת המאשר ציפיות ועיתוי.

אל תחכו שסטראגלרס יופיעו. כאשר מישהו מגיע מאוחר, לא לחזור ולסקור מה כבר מכוסה. המשך עם נושאי הפגישה שלך. זה יהיה מביך עבור straggler ולשפר את הסיכויים שלו / לה להגיע בזמן בפגישה הבאה.

אם מארגן הפגישה / נותן החסות אינו מופיע בזמן, חשוב על ביטול הפגישה וחזור לעבודה. תקופת המתנה של חמש עד שבע דקות היא סבירה. הסיכויים הם, מארגן הפגישה נתקל בקושי בלתי צפוי ומעדיף לא לבזבז את הזמן שלך מחכה לו.

שמור על המפגש בנושא

תרגול טוב הוא להקצות למישהו את התפקיד של שמירה על כולם במסלול במהלך הפגישה. לעתים קרובות מדי, הדיונים להיסחף ואז לשפל מערבולת של דעות, רעיונות, עובדות, רגשות. במקום זאת, להקצות את התפקיד ולהודיע ​​לכל הנוכחים נוכחות כי אדם זה יהיה להתערב אם וכאשר הדיון נופל על סדר היום פריט ספציפי של הדיון. בחברות מסוימות, תפקיד זה הוא התייחס כמו "התנועה Cope", באחרים, "נושא השומר". ללא קשר התווית, התפקיד הוא מאוד מועיל בחיזוק האפקטיביות ואת הפרודוקטיביות של הפגישות שלך.

אם נוצרו נושאים נוספים שהם מחוץ לסדר היום, אך חשוב לדון בהם, יש לתפוס אותם בבירור ולהניח אותם במגרש החניה לצורך דיון עתידי ודיון או לפגישה בדידה. בעל הפגישה שומרת לעצמה את הזכות לאפשר דיון סוטה קטין אם הוא תומך מטרת הפגישה הכוללת.

לשמור ולהפיץ פגישה הערות / דקות

מישהו, מלבד מארגן הפגישה, צריך לשמור על דקות של הפגישה. הקלטה טובה של הפרוטוקול תכלול:

• תאריך פגישה, תאריך, מיקום
• תיאור המטרה
• העתק של סדר היום
• רשימת משתתפים ורשימה של אלו שלא השתתפו
• רשימה מפורטת של מסקנות, פריטי פעולה, אחריות ותאריכים להשלמה. נוטרים רבים משתמשים בסדר היום כמדריך לרישום המסקנות והפעולות.
• מפגש מעקב מתוכנן אם יש צורך באמת.

באופן אידיאלי, להפיץ את הפגישה הערות בהקדם האפשרי לאחר סיום הפגישה לחלוטין בתוך יום עסקים אחד. הפרוטוקולים והערות משמשים תזכורת חשובה למשתתפים, כמו גם מקור מידע לבעלי עניין אחרים, או לאלה שהחמיצו את הפגישה. הדקות הן כלי נהדר למינוף כדי להזכיר לאנשים ולצוותים של פעולות המעקב שלהם.

בשורה התחתונה

יתכן כי פגישה תביא לתוצאות חיוביות, ותסייע להניע פרויקטים ואנשים קדימה, פשוט לא לסמוך על זה. כמה חריצות וחיזוק מכוון של טכניקות הפגישה הפגישה שלך ישפרו את הסיכויים שלך נהיגה תוצאה גדולה.

עודכן על ידי Art Petty