כיצד להפוך את ניהול פגישות מפגשים

אתה לא צריך להסתכל רחוק מאוד כדי למצוא מאמרים ממומחים על ניהול זמן, מנהלים מוגמר אחרים gurus ו pundits decrying מפגשים מציע לך להימנע, להתכווץ או אחרת לוותר על אלה לעתים קרובות מאומצת wasters זמן הארגון.

עם זאת, לפעמים אנחנו פשוט צריכים להיפגש. וכן, יש כמה עצה נהדרת זמין על ידי מומחים על ניהול זמן, סדר היום סדר וכללים של סדר. ההתמקדות כאן היא קצת שונה, ומציעה כמה הדרכה ניסו-נכונה שתסייע למנהלים להפוך חמישה סוגי פגישות נפוצים לאירועים חסרי-כאב ופרודוקטיביים.

חמישה פתרונות מפגש נפוצים

1. לחסל את המוות על "מסביב לשולחן" עדכונים. אתה מכיר את הפגישה הזאת. Cram שמונה עשרה אנשים בחדר ולאחר מכן דורשים כל אדם לחלוק עדכון זה בדרך כלל נשמע כמו ניסיון להצדיק את קיומם ולעשות מקרה של הקודש שלהם באולם העובדים הגדול של תהילה. מנכ"לים ומנהיגים בכירים ידועים לשמצה בניהול הפגישות הללו, מאמינים בתמימות שזו דרך מצוינת עבור כולם לשמוע מה קורה ברחבי המשרד. במציאות, אנשים בעיקר לכוון החוצה ולהתמקד בתכנון העדכון שלהם שאף אחד לא יקשיב.

במקום: לפי כל האמצעים, להיפגש עם עמיתים שלך, חברי צוות או עמיתים המפתח, אבל לא להיכנע לגישה "סביב השולחן". הצעת מידע על בסיס חריגה. שתף חדשות רלוונטיות, כולל תוצאות פיננסיות, זכייה גדולה של לקוחות או עדכונים על יוזמות כלל-ארגוניות. כמו כן, להרחיב את ההצעה ליחידים להעלות נושאים חשובים. אם משהו ראוי לציון ולא ידועה התרחשה, מישהו צריך לשתף אותו. אם קבוצה אחת זקוקה לעזרה מקבוצה אחרת, העלה את הבקשה.

אחרת, אל תחייב את כל המשתתפים להשתתף.

2. פגישות סטטוס באופן כללי. אלה יכולים להיות רוצחים זמן אכזרי, במיוחד כאשר הם נעולים- in כאירועים חוזרים והם מנוהלים בצורה גרועה.

במקום זאת : לעולם אל תקרא פגישה למשהו שאתה יכול לחפש. למנף את כלי הטכנולוגיה של היום כדי להבטיח צוותי העבודה שלך לשמור על עדכון המצב הנוכחי גלוי שבו כולם יכולים לראות את זה עם לחץ על העכבר. אם אתה חייב להיפגש לחתוך את זמן הפגישה המתוכננת במחצית או, להשתמש בגישות זריז ולהפעיל קצר "סטנד-אפ" הפעלות. להיות דרקוני על digressions ו distractions כי להאריך את המפגשים האלה. דגש על שיתוף מצב ודורשים אנשים כדי להתמודד עם בעיות מחוץ בפורום זה.

3. פגישות סיעור מוחות בלתי מובנות. רוב הפגישות סיעור מוחות כל כך קל כי אנחנו בסופו של דבר לדכא רעיונות, תמיכה הרעיון של הבוס או לייצר רשימות גדולות של דברים מגניבים על פוסט שלה כי הם לא שמעו ולא נראה שוב.

במקום: עבוד כדי להגדיר את הנושא סיעור מוחות ולשתף אותו עם מוזמנים לקראת הפגישה. לאסוף את הקלט שלהם לאחד ולפרסם אותו או לחלוק אותו ללא ייחוס לרעיונות. השתמש בפגישה לחיות לקפוץ ולבנות על הרעיונות שהוגשו, הוספת לרשימה. התנגד לדחף להעריך רעיונות בפגישה זו. לשלב טכניקות אחרות, כי למזער לחצים סוציאליזציה, כגון המוח כתיבה. ומעל הכל, לאחד את הרעיונות וליצור תהליך כדי להעריך אותם, כמו גם בארכיון אותם עבור קבוצה קלה התייחסות בעתיד מפגשים ומצבים.

4. ביקורות תפעוליות שהופכות את האינקוויזיציה למבוישת. אם אי פעם סבלתם במהלך פגישה שבה מנהיג המפגש - בדרך כלל מנהל - מתמקד בפונקציה נאבקת אחת או מחפש מקום חלש בהצגה של כולם, ואז מגשש את השליחים ללא רחמים, אתם יודעים כמה פורמט זה הוא הרסני. אל תנציח את התהליך הזה.

במקום: לשמור על צלילות תפקודית עמוקה בדיקות החברה proctology פרטית ולהתמקד שיתוף אינדיקטורים הפעלה מפתח, בעיות והזדמנויות. המפגש הקבוצתי אינו הזמן או המקום לקרוע שטח או אדם לא טובים. הגדר מעקב מעקב במקום, אך אל תעמיד את כולם בפני החקירה הנגדית הגלוי שלך בנושא זה. אל תסיר את האחריות על שיפור, אבל לחסל את האכזריות ואת מה מסתכם בושה הציבור מתוך הרפרטואר וניהול הפגישה שלך.

5. מפגשים המעלים נושאים הדורשים החלטות ספונטניות. באופן מוזר או אירוני, חדר הישיבות הוא אחד המקומות הגרועים ביותר לקבלת החלטות מהירות. העלאת בעיה בפעם הראשונה וקריאות להחלטה מעמידה אנשים במקום, והם ירגיזו אותך על השימוש בגישה זו.

במקום: עבוד ללא הרף לקראת פגישות קבוצתיות כדי לערב בעלי עניין מרכזיים בנושאים ובעיות. לבקש את הקלט שלהם, להציע את נקודות המבט שלך ולעבוד ברוקר האינטרסים המשותפים. השתמש בפורום הפגישה כדי לאמת את האינטרסים של בעלי העניין ולזהות את ההמלצות שלהם. למרות שאתה עדיין לא יכול לקבל את ההחלטה מיידית ללא צעד אחר או שניים, תוכל לחזק את יחסי העבודה שלך עם העבודה שלך מראש הפגישה.

השורה התחתונה לעת עתה

אנחנו יצורים קהילתיים מטבעם ואפילו עם מגוון רחב של כלי טכנולוגיה המאפשרים לנו להתחבר מבלי להיות באותו מקום, לפעמים, זה פשוט עוזר להיות פנים אל פנים. נצל את הזמן הזה בחוכמה ותראה את הכבוד שלך למשתתפים על ידי הפקת פגישות שמזעור זמן ההשקעה ומקסום שיתוף מידע איכותי בסביבה שאינה מאיימת.