כיצד להפעיל פגישות אפקטיביות המניבות תוצאות

אנשים מבלים כל כך הרבה זמן בפגישות עסקיות שהופכת את זמן הפגישה לתוצאות ברורות היא בראש סדר העדיפויות של ארגונים מוצלחים. פעולות שמקיימות פגישות עסקיות מצליחות מחייבות ניהול על ידי מנהיג המפגש לפני, במהלך ואחרי הפגישה.

אם תנצלו את שתים עשרה עצות לניהול פגישות עסקיות, המפגשים והצוותים שלכם יפעלו טוב יותר ויניבו תוצאות טובות יותר.

פעולות לנקוט לפני פגישה עסקית

פעולות לפני פגישה עסקית להקים את הקרקע להשגת תוצאות הפגישה. אתה יכול לעשות את כל המעקב הדרוש, אבל ללא טרום עבודה, אתה לא תהיה מוצלחת.

תכנן את הפגישה העסקית

פגישות עסקיות אפקטיביות המניבות תוצאות מתחילות בתכנון חכם. ראשית, זהה אם אתה זקוק לעובדים אחרים שיעזרו לך לתכנן את הפגישה (כלומר, משיכת אנשים ממספר מחלקות). ואז להחליט מה אתה מקווה להשיג על ידי קיום הפגישה ולהקים מטרות לביצוע עבור הפגישה שלך.

היעדים שהגדרת לפגישת העסק שלך יקימו את המסגרת לתוכנית פגישה אפקטיבית. כפי שסטיבן Covey אומר "שבעת ההרגלים של אנשים יעילים מאוד", "להתחיל עם הסוף בראש." מטרת הפגישה שלך תקבע את הפגישה להתמקד, את סדר היום הפגישה, ואת המשתתפים תצטרך להשתתף בפגישה.

ודא שאתה צריך פגישה

זה אולי נשמע אחורה, אבל, ברגע שפיתחת את תוכנית הפגישה העסקית שלך, ודא כי פגישה היא כלי מתאים להשגת המטרות שהקימת. החזקת פגישות הוא סיכון יקר כאשר אתה מחשיב את העלות לחיוב של המשתתפים. לעשות כל מאמץ כדי לקבוע כי הפגישה היא ההזדמנות הטובה ביותר לפתור את הבעיה, לשפר את התהליך, או ליצור אסטרטגיה לטווח ארוך או קצר עבור הצוות שלך או מחלקה.

להבטיח השתתפות מתאימה באסיפה

אם פגישה עסקית היא האמצעי המתאים להשגת המטרות שלך, בדוק עם המשתתפים שהנוכחות שלהם נחוצה כדי שהפגישה תצליח. זה אולי נשמע כמו לא brainer, אבל זה טיולים את מנהיג savviest - המשתתפים העיקריים חייבים להיות זמינים להשתתף בפגישה.

לפעמים אנשים שולחים נציגים בהעדרם. אם נציג בא במקומו של גורם מכריע בקבלת ההחלטות, וודא שחבר הצוות המיועד יהיה בעל הסמכות לקבל החלטות סופיות שניתן לחתום עליהן. אחרת, לדחות את הפגישה.

להפיץ ולסקור מראש עבודה לפני האסיפה

כמה מפגשים השתתפו בהם, שהתחלת עם מנחה הפגישה, העביר גליון נייר או עושה מצגת PowerPoint להשיק לדיון? זה מתסכל בגלל לרדת לטקטיקות פליז; הפגישה הופכת לקבוצה לקריאה- in- כמעט לא פרודוקטיבי עבור העסק שלך.

אתה יכול לעשות פגישות עסקיות פרודוקטיבי ביותר ולהבטיח תוצאות על ידי מתן מראש הצורך לעבוד מראש של הפגישה. מתן טרום עבודה, תרשימים, גרפים, חומר קריאה 48 שעות לפני תחילת הפגישה אומר שכל אחד מגיע מוכן לקפוץ ישר פנימה.

תיעוד שיסייע לך להשיג את מטרות הפגישה יכול לכלול את הפרטים הבאים:

• דוחות ונתונים
• תרשימים וקישורים למידע תחרותי
• מכירות עדכניות
• תוכניות הייצור
• Microsoft PowerPoint מחליק שממחיש נקודות דיון מרכזיות
• פגישה, הערות ומעקב מפגישות קודמות או מפגשים ופרויקטים קשורים

פעולות לנקוט במהלך פגישה עסקית

במהלך פגישה עסקית, אם אתה משתמש הזמן ביעילות, תוכל לבנות התלהבות לנושא וליצור מחויבות מהמשתתפים. אנשים ירגישו חלק ממשהו גדול יותר מאשר האתגרים היומיומיים שלהם. לכן, פגישה נוחה, פעילה ומציבה את הבמה למעקב תביא לתוצאות הפגישה.

יעיל מפגש עסקים הפגישה

מנהיג הפגישה קובע צליל חיובי ופורה לאינטראקציה בין משתתפי הפגישה. מפגש הפגישה יעיל מתחיל עם סקירה של המטרות, או התוצאות הצפויות של הפגישה, ואת סדר היום. המסייע מסייע לחברי הקבוצה להישאר ממוקדים ופרודוקטיביים.

עיצוב האג'נדה וסדר היום קובעים את מסגרת המפגש. מנחה יעיל, אשר שומר על המשתתפים על המסלול, מבטיח את ההישג של התוצאות הרצויות, הרצוי כתוצאה של הפגישה.

לערב כל משתתף בפעולות אפשריות

לכל קבוצת עבודה יש ​​אישים שונים שמגיעים לפגישות. יש לך עמיתים שקטים, כמו גם אנשים שמנסים לשלוט בכל נקודת דיון. אם להקל או להשתתף בפגישה, אתה צריך לערב כל משתתף בתהליך של מטרות הפגישה.

זה מבטיח כי כל משתתף מושקע בנושא הפגישה יעקוב. לא יהיה לך חבר אחד - או את עצמך - מנסה לשאת את כל העומס.

יצירת יעיל עסקים פגישה מעקב תוכנית

במהלך המפגש העסקי, לבצע תוכנית מעקב עם פריטים פעולה. תוכניות אפקטיביות כוללות:

• פריט הפעולה הספציפי
• שם האדם שלקח בעלות על מנת לבצע את פריט הפעולה
• תאריך היעד של סעיף הפעולה
• הסכמה לגבי מה מהווה את השלמת הפעולה

לדון תרחישים בחיים האמיתיים מחסומים להצלחה כי חברי הצוות עשוי להיתקל כפי שהם מנסים להשיג את הפריטים הדרושים כדי לייצר תוצאות. אם אתה זקוק לפגישת מעקב, הגדר את הזמן לפני שהמשתתפים יעזבו את המקום כך שיופיע בלוח השנה של כולם.

פעולות לנקוט לאחר פגישה עסקית

פעולות ותכנון לפני ובמהלך הפגישה לשחק תפקיד גדול לסייע לך להשיג תוצאות צפויות, חיוביות, בונה. הפעולות שלך בעקבות הפגישה הן מכריעות באותה מידה. מעקב אחר הפגישה הבאה מתוזמנת אף פעם לא מספיק השקעה כדי להבטיח תוצאות.

פרסם דקות פגישה

פרסם את הדקות ותוכנית הפעולה תוך 24 שעות. אנשים יתרום באופן יעיל ביותר לתוצאות אם הם מתחילים לעבוד על פריטים באופן מיידי. עדיין יש להם זיכרון חדש של המפגש, נקודות הדיון השונות והרציונל לכל פריט פגישה.

כמו כן, עיכוב בהפצה של דקות ישפיע על התוצאות שלך, כי רוב האנשים מחכים דקות להגיע לפני להתמודד עם התחייבויותיהם.

מעקב יעיל אחר פגישות עסקים

כיבוד ותצפית על מועדים ומעקב יסייעו לך להשיג תוצאות מהפגישות שלך. לאחר הפגישה, כל אדם עם פריט פעולה צריך לעשות תוכנית פעולה לביצוע כל ההתחייבויות שלהם.

בין אם הם כותבים את השלבים המתכנן שלהם, להאציל את המשימות לאיש צוות אחר, או להשלים את המשימה באופן מיידי, הפרט אחראי על מעקב.

בנוסף, תוכל לשפר את תוצאות הפגישה על ידי מעקב אחר כל אדם באמצע הדרך בין פגישות. המטרה שלך היא לבדוק התקדמות ולהבטיח כי משימות מתבצעות.

דין וחשבון על המעקב במהלך הפגישה הבאה

האם אי פעם ישבת בפגישה מעקב שכלל כל משתתף אומר לקבוצה מדוע הם לא הצליחו לבצע את המחויבות שלהם? קביעת הנורמה או המנהג של אחריות על תוצאות מתחיל מוקדם במחזור הפגישה שלך.

מעקב על ידי עוזר באמצע הדרך בין פגישות מסייע, אבל הקבוצה חייבת לעשות כישלון לשמור על התחייבויות בלתי קבילות. המשתתפים דיווחו על התקדמות ותוצאות בפגישה הבאה בציפייה שכל המשתתפים ישיגו את מטרותיהם המיוחסות. אם המשימה נעצרת, בפגישה הבאה לראות אם יש מחסום חוקי להתקדם ולקבוע כיצד להמשיך.

תאר לעצמך את תהליך הפגישה העסקית לשיפור מתמשך

הנוהג של תחקיר כל מפגש עסקי הוא כלי רב עוצמה לשיפור מתמיד. המשתתפים מתחלפים בדיון על מה היה יעיל, או לא יעיל, על תהליך הפגישה העסקית הנוכחית. הם גם דנים על ההתקדמות שהם מרגישים הקבוצה עושה על הנושא בהישג יד.