ניהול פרויקטים בסיסיים 101: מה זה?

ניהול פרויקטים הוא אחד המרכיבים הקריטיים ביותר של עסק מצליח. זה משפיע על הכנסות והתחייבויות, וזה בסופו של דבר אינטראקציה עם הלקוח או שביעות רצון הלקוחות ושימור. החברה שלך יכול להיות רק פרויקט אחד בעבודות בכל פעם, בעוד תאגידים גדולים אחרים עשויים לתמרן מספר פרויקטים בבת אחת. מעצם טבעם, פרויקטים הם זמניים.

הפרויקטים הם אמצעי לקראת מטרה, והיעד יגיע בסופו של דבר. העסק שלך עשוי לעבור לפרויקט אחר … או לא. זה יכול להיות מטרה חד פעמית.

פרויקטים מעידים על צורך מתפתח בשוק העבודה. מכון ניהול פרויקטים העריך כי במהלך השנים 2010-2020 יתווספו ברחבי העולם יותר מ -15 מיליון משרות ניהול חדשות.

מהו ניהול פרויקטים?

ניהול הפרויקט הוא לא המבצע כולו של החברה שלך. זה רק קטע אחד, פרויקט מסוים עם תוכנית מפורטת לגבי איך אתה והעסק שלך הולכים להשיג את המטרה. זוהי תוכנית מפורטת בסדרה של צעדים, כל אחד מהם חשוב כמו האחרים. אתה חייב להשיג אחד כדי לעבור כראוי אל הבא.

תחשוב על ניהול פרויקטים כמו סולם עליך לטפס. אתה לא יכול לקפוץ לראש. אתה חייב לקחת את זה על ידי צלצול של יעילות מרבית. הצוות שלך חייב ליישם את הכלים העומדים לרשותם, כמו גם את המומחיות והידע שלהם לבצע כל צעד ולעבור לשלב הבא.

זה די קל להגיד שאתה רוצה להגיע אל תיבת A, אז אתה הולך לקחת 25 צעדים בכיוון זה. אבל אתה צריך גם שיקולי זמן גורם לתוכנית הפרויקט שלך, ואתה כנראה צריך לעבוד במסגרת התקציב. אתה יכול לסרוק את 25 הצעדים האלה או שאתה יכול לרוץ. זה תלוי כמה מהר אתה חייב להגיע לשם לסיום מוצלח של הפרויקט. אתה יכול לחסוך כסף על ידי נסיעה ברגל, או שאתה יכול לשכור נהג. זה תלוי בתקציב שהקדיש לפרויקט.

אין גישת-גישה, מערכת או תכנית אחת. כל פרויקט שאתה ואת החברה שלך להתמודד יהיה ככל הנראה את ציר הזמן, המטרה, ואת התקציב. לכן זה כל כך קריטי יש מנהל הפרויקט מוכשר, מוכשר במקום להפעיל את ההצגה.

אלמנטים של פרויקט

מנהל הפרויקט מצליח לנהל בו זמנית ארבעה יסודות בסיסיים של הפרויקט. אלמנטים אלה קשורים זה בזה.

• היקף: זה כולל את גודל הפרויקט, מטרותיו ודרישותיו.
• משאבים:אתה צריך אנשים, ציוד, חומרים במקום.
• זמן: זה לא רק כתובת כמה זמן הפרויקט ייקח הכולל. זה חייב להיות מחולק למשימות משימה, תלות, נתיב קריטי.
• כסף:יש הבנה טובה על עלויות, contingencies, ואת הרווח.

אלמנט החשוב ביותר: היקף

היקף הפרויקט הוא ההגדרה של מה הפרויקט אמור להשיג את תקציבי הזמן והכסף שנוצרו כדי להשיג מטרות אלה. כל שינוי בהיקף הפרויקט חייב להיות שינוי תואם בתקציב, זמן, משאבים או כל השלושה.

אם היקף הפרויקט הוא לבנות בניין לבית שלושה יישומונים על תקציב של 100,000 $, מנהל הפרויקט צפוי לעשות את זה. אם ההיקף משתנה לבניין עבור ארבעה יישומונים, מנהל הפרויקט חייב לקבל שינוי מתאים בזמן, כסף ומשאבים.

משאבים

ישנם שלושה היבטים של הבנה וניהול משאבים: אנשים, ציוד וחומר.

מנהל פרויקט מצליח חייב לנהל באופן יעיל את המשאבים המוקצים לפרויקט, כולל חברי צוות הפרויקט, צוות הספק וקבלני משנה. הוא חייב להבטיח כי העובדים שלו יש את הכישורים ואת הכלים הדרושים להם כדי להשלים את העבודה, והוא חייב להמשיך לפקח אם יש לו מספיק אנשים במקום כדי להשלים את הפרויקט על המועד האחרון. תפקידו הוא להבטיח כי כל אדם מבין את המשימה ואת מועדי הפרויקט.

החבר הבכיר בכל קבוצת עובדים מדווח למנהל הפרוייקט כאשר הוא מנהל את העובדים הישירים, אך לעובדים יש גם מנהל קו המספק הדרכה טכנית. במצב ניהול מטריצה ​​כמו צוות הפרויקט, התפקיד של מנהל הפרויקט הוא לספק כיוון הפרויקט למנהלי הקו. ניהול חוזי משנה לעבודה פירושו בדרך כלל ניהול צוות מוביל עבור העובדים קבלנות, אשר בתורם לנהל את העובדים.

מנהל הפרויקט חייב לעתים קרובות לרכוש ציוד וחומרים ולנהל את השימוש שלהם, כמו גם כך הצוות יכול לפעול ביעילות. הוא אחראי על הציוד והחומרים המתאימים במקום הנכון בזמן הנכון.

זמן

שלושת המרכיבים של ניהול זמן מוצלח הם משימות, לוח זמנים, נתיב קריטי.

לבנות את לוח הזמנים של הפרויקט על ידי הרישום, לפי הסדר, את כל המשימות שיש להשלים. חלק חייב להיעשות ברצף בעוד אחרים יכולים חפיפה או להיעשות במקביל. הקצאת משך לכל משימה. להקצות את המשאבים הדרושים. קבע קודמים - אילו משימות יש להשלים לפני אחרים - ויורשים, המשימות שלא ניתן להתחיל עד לאחר כל משימה אחרת הושלמה. היבט זה של ניהול פרויקטים נקרא לפעמים ניהול מפל כי משימה אחת עוקבת אחר בסדר אחר פחות או יותר.

תוכנת ניהול פרויקטים יכולה לפשט את המשימה של יצירת וניהול של לוח הזמנים של הפרויקט.

כמה משימות יש קצת גמישות הנדרשת שלהם להתחיל תאריכי הסיום. זה נקרא "לצוף". למשימות אחרות אין גמישות. יש להם אפס לצוף. קו דרך כל המשימות עם אפס לצוף נקרא נתיב קריטי. כל המשימות הנמצאות בנתיב זה - ויכולים להיות מספר מסלולים מקבילים - חייבים להסתיים בזמן, אם הפרויקט יגיע לפי המועד האחרון שלו. המשימה של ניהול זמן המפתח של מנהל הפרויקט עוקבת אחר הנתיב הקריטי.

כסף

שלושת השיקולים בניהול הכסף הם עלויות, תלויות ורווחים.

לכל משימה יש מחיר, בין אם זה שעות העבודה של מתכנת מחשבים או מחיר הרכישה של חצר בטון מעוקב. כל אחת מהעלויות האמורות נאמדת והסתכמה בהכנת תקציב הפרויקט.

הערכות מסוימות יהיו מדויקות יותר מאחרות. תקציב הפרויקט צריך, אם כן, לכלול קצבת חירום - כסף להפריש בתקציב "רק במקרה" העלות בפועל של פריט שונה מאוד מן האומדן.

הרווח הוא הכסף שהחברה רוצה לעשות מהמשימה. זה לשים על גבי העלות.

לכן תקציב הפרויקט מורכב מהעלות המשוערת, בתוספת התוספת, בתוספת רווח. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לשמור על העלות בפועל או מתחת לעלות המשוערת ולמקסם את הרווח שהחברה מרוויחה בפרויקט.

ניהול פרויקטים הוא אמנות מדע

ניהול פרויקטים מוצלח לוקח בפועל. רעיונות אלה יכולים לתת לך הבנה בסיסית של ניהול הפרויקט אבל רואים את זה רק ההתחלה. אם העבודה שלך או נתיב הקריירה כולל ניהול פרויקטים, ואם אתה רוצה לשפר את היכולות שלך, לדבר עם מנהלי פרויקטים מוצלחים, לקרוא, ולתרגל. ניהול פרויקטים יכול להיות קריירה מתגמלת מאוד.