לתכנן פרויקט עם כלים בסיסיים של ניהול פרויקטים

עולם העבודה שלנו הוא יותר ויותר עולם של פרויקטים. הפרויקטים הם כיצד אנו מפתחים מוצרים חדשים, מבצעים יוזמות אסטרטגיות ועושים כל דבר חדש בארגון.

מעצם הגדרתם, פרויקטים הם יוזמות זמניות ויחודיות, בניגוד לפעילות השוטפת. בעוד חברות רבות להסתמך על הכשרה, מנהלי פרויקטים מוסמכים להוביל את היוזמות שלהם, מיומנויות הפרויקט נדרשים יותר ויותר עבור כל אנשי מקצוע. מאמר זה מציע מבוא לתכנון פרויקט עבור כל מקצוען המעוניינים באימוץ שיטות עבודה זה טוב עבור מנהלי פרויקטים מקצועיים.

קח את הזמן כדי באמת להגדיר ולתכנן את הפרוייקט

מנהלי פרויקטים מבינים כי חלק ניכר של משך הפרויקט הכולל הוא השקיע בתכנון. רבים מאיתנו יש נטייה למהר להתחיל את העבודה, אשר בעולם של פרויקטים דומה לדלג על קריאת ההוראות על פיסת ריהוט חדשה כי רכשת מאחד מאותם "להרכיב את זה בעצמך" קמעונאים. רוב הסיכויים הם, למהר לעשות את העבודה מבלי לקרוא את ההוראות תיצור כמה בעיות חמורות בשלב כלשהו במאמץ שלך.

במקום למהר ישר לתוך העבודה, חשוב מסמר למטה כמה בעיות קריטיות:

1. מה בדיוק אתה יוצר? להיות ספציפי ככל האפשר.
2. מתי זה יושלם על ידי?
3. מה המשאבים (אנשים, ציוד ותקציב) יש לך גישה, כדי להשלים את הפרויקט?

שלושת הפריטים הנ"ל הם המרכיבים הבסיסיים של הצהרת היקף. כל מנהל פרויקט פועל להבהרת ההיקף לקראת תחילת העבודה.

סקופינג החברה יוזמת המפלגה החג

הצהרת היקף לדוגמה עבור מסיבת החגים של החברה עשויה להיות כדלקמן:

מטרתנו היא לתכנן ולספק מסיבת חג של החברה ל -100 עובדים ולאחרים המשמעותיים שלהם לפני סוף דצמבר, בעלות שלא תעלה על 10,000 דולר. התכנון והתיאום שלנו יכלול את 4 חברי הוועדה עם פיקוח על ידי המנכ"ל.המסיבה תכלול בר פתוח, ארוחה מצופה, קינוח ובידור.

רק לוקח את הזמן לעצב כי הצהרה פשוטה אך חשובה מציעה הדרכה חזקה עבור הצוות המעורב בפרויקט. כולם מבינים את אופי הפרויקט, את מסגרת הזמן, את המשאבים ואת התקציב.

לשבור את היקף לתוך בלוקים נפרדים של עבודה

מנהלי פרויקטים ליצור משהו שנקרא מבנה פירוט עבודה לתאר במונחים ברורים, לפעולה, את כל העבודה של הפרויקט, כי חייב להיות מושלם על ידי מישהו במסגרת זמן מסוים. במצבך, פירוט העבודה עשוי לכלול:

• זהה מיקום.
• לאשר את זמינות החדר ולנעול אותו עם הפקדה.
• בחר אפשרויות מזון.
• אשר את הבר ואת מה שהבר כולל.
• זהה את אפשרויות הקינוח.
• ליצור ולהפיץ הזמנות עם בחירות מזון.
• סיים את אפשרויות המזון על סמך הזמנות שהוחזרו.
• החלט על סוג הבידור.
• סקור אפשרויות לבידור ובחר.
• אשר את חדר האוכל הגדרת.
• רכישת מתנות שולחן לאורחים.
• לתאם ולספק את האירוע.

מנהלי הפרויקטים יפתחו את התפלגות העבודה של הפרויקט ללא התחשבות במשאבים או בעיתוי, אך יותר בפורמט סיעור מוחות. לאחר כל העבודה הדרושה כדי להשיג את היקף הפרויקט זוהה, הגיע הזמן לשים את זה בסדר, להקצות אחריות ולבקש הערכות זמן ועלות מחברי הצוות שלך.

יצירת תכנית הפרויקט מתוך התפלגות העבודה

לאחר השלמת התפלגות העבודה הפשוטה שזוהתה בדף הקודם, עליך כעת:

• ודא כי כל הפריטים העיקריים כדי להשיג את היקף הפרויקט זוהו.
• אשר מי יטפל מה פריטים עבודה וליצור מטריצה ​​אחריות מתאר את משימות העבודה הגדולות של האחראי.
• בקש מכל חבר צוות לבדוק את המשימות שלו, לזהות את אומדני הזמן והעלות, לציין מועדי סיום, לסכם את צרכי המשאבים ולוודא שהם העריכו ביסודיות את העבודה שעליהם מוטלת האחריות.

לאחר השלבים לעיל הושלמו, צוות הפרויקט צריך לעבוד יחד כדי רצף האירועים בסדר הנכון, וציין כל התנגשויות משאבים או אתגרים תזמון פוטנציאליים. מנהל הפרויקט ישלים שלב זה על ידי פיתוח דיאגרמת רשת, חישוב הנתיב הקריטי ולאחר מכן תזמון משאבים, לעתים קרובות בעזרת תוכנת מחשב.

עבור פרוייקט קטן יותר שלך באמצעות שיטות פורמליות, פשוט פוסט זה הערה סוג הגישה של הנחת הפריטים ברצף עשוי להיות כל מה שצריך. תהליך זה יאפשר לך לפתח את התמונה המלאה של השלבים המעורבים ואת מועדים לתכנון ומציאת מסיבת חג גדולה!

בואו להתחיל את העבודה

עכשיו שיש לך לקח את הזמן כראוי היקף הפרויקט, לזהות את המשימות הגדולות, רצף את המשימות ואת הערכת זמן ומשאבים הדרישות, אתה מוכן לשים את הצוות לעבוד על האחריות שהוקצו להם. תפקידך כמנהל הפרוייקט הלא פורמלי הוא לפקח על העבודה, לתמוך בחברי הצוות ולסייע בזיהוי ופתרון אתגרים בעת התרחשותם. מנהל פרויקטים טוב נפגש באופן קבוע עם חברי הצוות כדי להעריך את ההתקדמות ולזהות ולנחות סיכונים חדשים.

בשורה התחתונה

ניתן ליישם את אותן גישות המתוארות לעיל בכל מצב פרויקט במחלקה או ביחידה העסקית שלך. לפתח טווח ברור, לזהות את העבודה, להקצות משאבים, לפתח הערכות לוח זמנים, ולאחר מכן לפקח ולשלוט על העבודה. שיטות העבודה שלך יזוהו ותוערכו על ידי מנהלי הפרויקטים המקצועיים במקום העבודה שלך, והתוצאות שלך יהיו הרבה יותר טובות מאשר פשוט לקפוץ לתוך העבודה בלי לחשוב על זה.