כיצד לארגן את הניירת

הפעם היחידה שאתה חושב על המסמכים החשובים שלך הוא כאשר אתה זקוק להם. ולעתים קרובות, אתה לא יכול למצוא אותם כאשר אתה זקוק להם, כי גם אם אין לך מערכת מאורגנת ומרכזית לאחסון המסמכים החשובים שלך ו / או בפעם האחרונה שאתה צריך אותם, אתה פשוט זרק אותו בחזרה לים של ניירות במשרד הביתי שלך במקום להחזיר אותו למקום שבו הוא שייך.

מתחילים

עם כל המסמכים החשובים שלך להתפשט ברחבי הבית שלך, אתה מבזבז הרבה זמן ואנרגיה מחפש אותם. אתה גם בסיכון לאבד חלק מהם לחלוטין. אבל עם כמה צעדים פשוטים, אתה יכול לארגן את המסמכים החשובים שלך נייר שעה אחת בסוף השבוע!

תזדקק לארון תיוק דו-תכליתי קטן או לתיבת תיוק ניידת, קבצים צבעוניים תלויים בצבעים שונים (6 צבעים שונים), תיקיות טאב-טופ מובילות של מנילה, וכספת חסינת אש (אופציונלית). או שאתה יכול לקנות קלסר גדול מוסיף כרטיסיות. ברגע שיש לך את הסחורה כאן הם שישה צעדים שתבצע כדי לארגן את הניירת שלך.

לאסוף את המסמכים שלך

לפני שתוכל לארגן את כל המסמכים החשובים שלך, עליך לאתר אותם. זה לפעמים קל לומר מאשר לעשות.

בדוק את המשרד הביתי שלך במגירות ואת הניירות מוערמים על השולחן שלך או שולחן. בדוק את ערימות של נייר עמוס במטבח שלך במטבח כמו גם מגירות מטבח וסלים. תסתכל על שידת השינה שלך ואת nightstand (אתה יכול להשאיר אותם שם את העומס בבוקר ושכח מהם). אחרון, אבל לא פחות, לבדוק את הארנק או תיק מסמכים חשובים כי אתה בטעות עדיין נושאת.

סיווג

המסמכים החשובים ביותר נופלים באחת משש הקטגוריות הבאות. מיין את כל המסמכים שנאספו באופן הבא:

1. בית ורשומות נכס - משכנתא, מעשים רכוש, פרויקטים שיפור הבית קבלות, מדריכי מכשיר אחריות, מידע מס רכוש, פוליסות ביטוח הביתה, מדריכים
2. רשומות אוטומטיות - כותרות, רשומות תחזוקה, פוליסות ביטוח ומידע, מידע הלוואה ורשומות תשלום
3. רשומות בריאות - פוליסות ביטוח, ביטוח בריאות הטבות שימושיות, הסבר על היתרונות הרפואיים, חשבונות הרופא, מרשם רשימות, מידע גמיש ההוצאות, קבלות רפואיות, הנחיות רפואיות, פוליסות ביטוח חיים

1. רשומות פיננסיות - דוחות בנק, החזרי מס, רשומות ניכוי מס, רשומות השקעות, רשומות הלוואה, הצהרות כרטיס אשראי
2. רשומות אלקטרוניקה - טלפונים סלולריים חוזים ומדריכים; תקבולי מכירות ומחויבות למחשבים, למחשבים ניידים ול- iPad; כבלים ואינטרנט תוכניות וחשבונות; נתב אלחוטי קבלת המכירות ידנית
3. רשומות אישיות - תעודות לידה, תעודת נישואין, תעודת גירושים, תעודות משמורת, מידע על ביטוח לאומי, רשומות חיסונים, דרכונים, רשומות שירות צבאי, טבלאות ואישורי אישור, צוואות, תוכנית הלוויות ומידע על אתר קבורה. אם יש לך חיות מחמד, אתה יכול גם לכלול את המסמכים החשובים שלהם כגון מידע וטרינרי חיסון בקטגוריה זו.

מצא את המסמכים החיוניים שלך

רוב המסמכים החשובים שלך יכול להיות מאוחסן בארון תיוק רגיל או תיבת קובץ נייד תלוי. יש כמה. עם זאת, זה באמת צריך להיות מאוחסן בטוח חסין אש או מחוץ לאתר אפשרות אחסון כגון כספת.

מסמכים חיוניים הם מסמכים זה יהיה מאוד קשה או זמן רב כדי להחליף. הם עשויים להכיל מידע אישי רגיש שיכול להיות בסכנה במקרה של פריצה או שוד. במקרה זה, הבית שלך נהרס על ידי אש או המבול אתה רוצה אלה מסמכים חיוניים להישאר שלם.

עבור רוב האנשים, המסמכים הבאים ייחשבו חיוניים: מידע על ביטוח לאומי, תעודות לידה, פוליסות ביטוח יחד עם פרטי הקשר של הסוכן שלך, צוואות, מעשי רכוש, תארי רכב, דרכון וכל חוזה או הסכם שדרשו את החתימה המקורית שלך.

צור רשימה ראשית של כל המסמכים החיוניים שאתה מכניס בבטחה חסין אש או באפשרויות אחסון מחוץ לאתר.

שכפל את הארנק שלך

רובנו נושאים מידע קריטי בארנקים שלנו כל יום. אתה יודע כל מה בארנק שלך? מה היית עושה אם הארנק שלך אבד או נגנב?

לעשות עותקים של רישיון הנהיגה שלך, כרטיס התורם, ביטוח בריאות כרטיס (ים), כרטיסי חבר כמו כרטיס כושר מכולת חנויות נאמנות, מועדונים מחסן, והכי חשוב, כל כרטיסי אשראי וחיוב (להעתיק בחזית ובחזרה). שמור עותקים אלה עם מסמכים חשובים אחרים שלך נייר:

שלב חמישי: יצירת מערכת תיוק פשוטה

פשוט יותר את מערכת תיוק, כך גדל הסיכוי שאתה משתמש בו על בסיס עקבי. קח כל קטגוריה של מסמך חשוב והקצה אותו צבע קובץ תלוי:

• בית ורשומות נכס
• רשומות אוטומטיות
• רשומות בריאות
• רשומות פיננסיות
• רשומות אלקטרוניקה
• רשומות אישיות

הוסף את המספר המתאים של קבצים תלויים למערכת הגשת הקבצים שלך עבור מספר המסמכים שיש לך בכל קטגוריה.

השתמש תיקיות manila וליצור תיקייה עבור כל מסמך בודד בתוך כל קטגוריה. הצב את התיקיות בקטע המתאים לתיקיות צבעוניות.

אם רכשתם קלסר גדול של שלושה טבעות ותוספות לשונית, תייגו את הלשוניות עם שמות הרשומות לעיל, חור נייר חבט את כל המסמכים וארגן אותם. אם העיתונים לא צריך להיות חור נייר אגרוף, נייר חור ניקוב תיקיה ולשים את המסמכים בתיקיה.

עכשיו, אם הניירת היא לא הדבר שלך זה עשוי להיות רגע פנוי בשבילך. אתה יכול לסרוק את כל המסמכים האלה, לשמור אותם על הכונן הקשיח, ולאחר מכן לגרוס את כל זה. אבל להשתמש שיקול דעת משלך כמו כמה הניירת עדיף שנשמר. השתמש בשיפוט הטוב ביותר שלך.

תחזוקה שוטפת

עכשיו כי המסמכים החשובים שלך מאורגנים לשמור אותם מאורגנים. בכל חודש כאשר אתה משלם את החשבונות שלך, קובץ כל המסמכים החדשים בסעיף המתאים של מערכת תיוק שלך. במקביל, חפש את כל המסמכים שהסרת מהמערכת במהלך החודש שעדיין עשוי להיות מחוץ למערכת התיקים. Re-file אותם. לפחות פעמיים בשנה, לבדוק את המסמכים במערכת הגשת שלך כדי לראות אם כל יכול להיות מטוהרים. לוח זמנים טוב לעקוב הוא הראשון של השנה, בסוף כל שנת הלימודים.

עם קצת מאמץ, אתה יכול לקצור הטבות לטווח ארוך על ידי ארגון המסמכים החשובים שלך נייר.

בעריכת אליזבת מק'גורי.