כיצד לארגן אירוע מדיה מוצלחת

אחת הדרכים הקלות ביותר עבור החברה שלך לקבל חשיפה חופשית מדיה (המכונה לעתים קרובות "התקשורת שנצברו") היא באמצעות אירועי התקשורת.בין אם אתה teaming עם כמה נותני חסות כדי לעזור פחות מזל, או מחזיק מסיבת עיתונאים להכריז על שחרור מוצר, ישנם צעדים מסוימים עליך לבצע כדי לארגן אירוע מדיה מוצלח.

התחל עם הודעה לעיתונות

שליחת ההודעה לעיתונות שלך תעזור לתקשורת להחליט אם הסיפור שלך ראוי מספיק כיסוי. לכן זה עוזר לשמור על ההודעה לעיתונות פשוטה ולעולם לא להשתמש בכל hype. תחנות ועיתונים מחפשים חדשות; הם לא מחפשים מכירות spiel.

יש לך חלון לשליחת ההודעה לעיתונות שלך. אתה לא רוצה לשלוח את זה מוקדם מדי ואז זה נשכח או קבור, ואתה לא רוצה לשלוח את זה מאוחר מדי כאשר סיפורים אחרים אולי כבר הוקצו, והם פשוט לא יכול להתאים את האירוע שלך ב בדרך כלל, 2 עד 3 ימים לפני האירוע שלך מספיק מראש הודעה מוקדמת.

אתה גם רוצה להיות בטוח שאתה כולל הוראות וכל הוראות מיוחדות בהודעה לעיתונות שלך. אם המטה של ​​החברה שלך נמצאים במיקום אחד, אבל האירוע שלך הוא במפעל שלך 30 קילומטרים, אתה צריך לעשות את זה ברור לשחרר שלך.

צפה בשיחות הטלפון

לאחר ששלחת את ההודעה לעיתונות, אתה יכול להתקשר העורכים בעיתונים או המפיקים בתחנות הטלוויזיה כדי לוודא שהם מקבלים את זה. זה כל מה שאתה צריך לשאול.

זה יהיה לעתים קרובות לפתוח את השיחה עבור אותם לספר לך אם הם חושבים שהם יוכלו לבוא או לא. אבל גם אם זה לא, אתה לא רוצה לשאול אם הם באים. הם יהיו שם אם הם יכולים אבל לא יעשו שום הבטחות.

האם לזכור, חדשות חמות או חדשות חדשות כבדות עשוי למנוע מהם להגיע ברגע האחרון. אתה לא רוצה להציק להם כדי לראות אם הם באים, אפילו ביום האירוע כאשר אתה עומד שם מחכה עיתונאים להופיע.

אתה גם רוצה לראות את הזמן שאתה עושה את שיחת הטלפון שלך. מתקשר בשעה 10 לפני השעה 17:00 אולי נראה כמו סוף היום בשבילך, אבל עבור המפיק זה 10 דקות עד newscast מדי לילה. הזמנים הטובים ביותר להתקשרות הם בדרך כלל בסביבות 10 בבוקר, ובין 1 ל 2:30.

לתכנן את הזמן של האירוע בזהירות

כולם עובדים על מועדים. עיתונים יש להגדיר פעמים שהם לשים את הנושא למחרת למיטה. זה אומר אם הם מגיעים לאירוע שלך בשעה 17:00. ביום חמישי, ייתכן שהסיקור לא יופיע עד יום שבת.

בתחנות טלוויזיה יש בדרך כלל בוקר, צהריים, 5, 6, 10 ו / או 11 אחר הצהריים. במהדורות החדשות במהלך השבוע, בהתאם לשוק הטלוויזיה שלך. קבלת כיסוי אם אירוע המדיה שלך מתחיל בשעה 4:00. יכול להיות מסובך מאוד. הם לא רק לקפוץ לתוך המכונית החדשות שלהם לנהוג כמו משוגע כדי לקבל את הקלטת על האוויר על ידי 5. יש תסריט זה צריך להיות כתוב קלטת כי יש לערוך.

תכנן את האירוע שלך כך שזה לא רק נוח לכתבים, אלא גם מגדיל את הסיכויים שלך לקבל חשיפה מיידית יותר.

אל תנסה לעשות הכל

מפתה ככל שיהיה להיות במאי, אל תספר לכתב, צלמים או צלם וידאו מה יריות אתה רוצה שהם יקבלו. אתה רוצה ליצור קרבה מסוימת איתם ולהתחיל מערכת יחסים עם העיתון או תחנת טלוויזיה. אתה לא תנצח את כל החברים על ידי אומר להם איך לעשות את העבודה שלהם.

לעשות את זה קל להיכנס (ולצאת)

אם אתה מחזיק את האירוע במפעל 50,000 רגל מרובע שלך והאזור שאתה מאפשר מדיה הוא בחלקו האחורי של הבניין, לתת להם גישה קלה ככל האפשר. אין להם פארק בחזית הבניין ולאחר מכן לסחוב את הציוד שלהם כל הדרך אל הגב אם אתה יכול לעזור לו. אם יש דרך לנסוע מאחור, תן את התקשורת יודע את הוראות הנסיעה בהודעה לעיתונות שלך בבירור לסמן את הדרך כאשר הם מגיעים.

אתה גם רוצה לשקול איזה שטח של המתקן שלך הוא בהחלט מחוץ לתחום. לדוגמה, אם אתה לא יכול למנוע הליכה ארוכה, אתה באמת רוצה את התקשורת ללכת דרך הבניין כולו שלך עם מצלמות? זה לא אומר שהם הולכים להתחיל לירות מה שהם רוצים. אבל חברות רבות יש מדיניות קפדנית לגבי שבו מצלמות שאינם עובדים יכולים ללכת על סיבות קנייניות.

שקול את חזותיים

תחשוב על חזותיים שלך בזהירות. תן את התקשורת כמה שיותר של הידיים על ניסיון ככל האפשר. מדברים על מוצר במשך חצי שעה ולאחר מכן מתייחס לתמונה בחוברת הוא משהו התקשורת אפילו לא צריך להופיע. זכור, הם מעבירים את החזותים אל הלקוחות הפוטנציאליים שלך (הצופים או הקוראים שלהם), לכן חשוב לשמור על דעת הקהל שלך כדי שתוכל לקבל את הכיסוי הדרוש לך.

אל תשכח ערכת עיתונות

כלול את המידע על האירוע שלך והוצא אותו לתקשורת. מידע זה יעזור להם לכתוב את הסיפור, אלא גם עוזר לך יותר שליטה על החדשות מאז שאתה מספק להם את המידע חיוני.

ודא שמדיה של המדיה שלך זמינה

אל תשכח ליצור קשר עם אנשי הקשר שלך לשאלות. אם לכתב יש שאלות נוספות, הם צריכים להיות מסוגלים לקבל את הקשר של התקשורת שלך במהירות. הקפד לכלול את מספר הטלפון של איש הקשר של התקשורת ואת כל פרטי הקשר האחרים בתוך ערכת העיתונות שלך.

שימוש עובדים עם ניסיון

אתה לא צריך להגביל את הדוברים של האירוע שלך כדי ליצור קשר עם התקשורת שלך. אם עובד יכול לתת צליל טוב יותר כי הוא היה יותר ניסיון בפיתוח ועבודה עם מוצר מסוים, על ידי כל האמצעים, להפוך אותו זמין לשאלות.

הכן את ההצהרה שלך מראש

אם אתה מתכנן לדבר על מצלמה או לכתב עיתון, לחשוב על מה שאתה רוצה להגיד מראש. זה יכול לעזור להיות חבר שלא מכיר את העסק שלך כדי לקרוא את העיתונות שלך ולשאול שאלות שיש להם. משאלות אלה, כמו גם כמה סיעור מוחות משלך, לבוא עם רשימה של תשובות. אתה לא רוצה להישמע חזרות, אבל אתה לא רוצה להישמע מוכן או אומר "אום …" גם הרבה.

אתה גם רוצה לשקול את הסוגים השונים של מדיומים. לעיתון יש צרכים שונים מהטלוויזיה ולהיפך. כתב עיתון יכול לשאול אותך שאלות שהן שונות בהרבה מכתבת טלוויזיה. כל מדיום יש דרכים שונות להציג את החדשות שלך כך שהם צריכים את סוג זה מתאים לקהל שלהם את הטוב ביותר.

מה אם כתב אינו מציג?

התחנה או העיתון עשוי בהחלט לשלוח צלם או צלם וידאו במקום עיתונאי. זה לא אומר שהסיפור שלך לא חשוב להם. הם לא יהיו שם אם הם לא מתכננים לתת כיסוי הסיפור שלך כל כך להתייחס מי מופיע טוב מאוד.

אם videographer הוא גורר את הציוד שלו, אל תושיט לו ערכת עיתונות אז. הצעה לשאת את זה בשבילו עד שהוא הצליח לקבל את היריות שהוא צריך. טיפול בו או בה כמו אזרח מדרגה שנייה יחזור לתחנה ויכול להזיק לסיכוייך בעתיד.