מהי מערכת מידע על משאבי אנוש?

מערכת מידע משאבי אנוש (HRIS) היא תוכנה או פתרון מקוון עבור הזנת נתונים, מעקב נתונים, נתונים נתונים הצרכים של משאבי אנוש, שכר, ניהול, חשבונאות פונקציות בתוך העסק. זה שימושי עבור כל התהליכים שאתה רוצה לעקוב וממנו אתה מקווה לאסוף נתונים שימושיים ותכליתיים.

בדרך כלל ארוז כמו מסד נתונים, מאות חברות למכור צורה כלשהי של HRIS וכל HRIS יש יכולות שונות. בחר את HRIS שלך בזהירות על סמך היכולות שאתה צריך בחברה שלך. כמו HRIS הפכו מתוחכמים יותר ויותר, הבחירה הפכה מספיק כדי לשתק כמעט מחלקת משאבי אנוש.

בצפייה בחברת טכנולוגיה, בה קיימים מומחים למחשבים, עוברים שלוש מערכות HRIS שונות בתוך עשר שנים לפני שהתיישבו סוף סוף במערכת הנוכחית שלהם, היה חינוך במורכבותם. זו הסיבה מדוע בחירת HRIS היא התחייבות גדולה עבור העסק.

שיקולים מרכזיים כפי שאתה מסתכל על האפשרויות שלך HRIS

הבחירה של HRIS היא מצב מלחיץ כמו כל כך הרבה אפשרויות קיימות. בחירת האפשרויות הטובות ביותר עבור הצרכים שלך בחברה שלך הוא מאתגר. דעיכה באמצעות המידע המסופק על ידי כל מערכת הוא מאתגר, יותר מדי.

אנשי המכירות הם לעתים קרובות הזמין אנשי מכירות אשר מילולית יכול להגיד לך כי המערכת תענה על הצרכים שלך. הקפד לבדוק זאת עם מקורות מרובים, כולל לקוחות נוכחיים, קבוצות דיון מקוונות, LinkedIn, חברי SHRM אחרים וסקירות Google.

אלה הם גורמים אחרים שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת HRIS שלך.

• זכור כי גם אם החברה שלך היא רק כמה אנשים היום, זה יכול להיות פעמיים כי רבים או אפילו 10 פעמים כי עובדים רבים בעתיד, אז לבחור מערכת שיכולה לגדול עם העסק שלך.
• גורם מפתח נוסף שאתה צריך לשקול הוא כי HRIS רבים מסוגלים להשיג רק חלק ממה שאתה צריך אוטומציה כדי להשיג. במקרים אלה, אתה רוצה לוודא את הרכיבים של כל הרחבות או מערכות נוספות לעבוד יחד ללא רבב. שוב, לא לקחת את המילה של salesperson על מערכות לעבוד יחד. תעשה את המחקר שלך.

• בדוק גם כדי לראות אילו סוגים של תמיכה ותמיכה מתמשכת זמינים עבור הצוות שלך. אתה צריך גם להבטיח כי ההבטחות של יועץ המכירות על הדרכה ומעקב לאחר הרכישה נכתבים הזכות החוזה שלך לרכוש את HRIS. בנוסף, בדוק עם ארגונים אחרים כדי לוודא שלחברה שבחרת יש הרשומה של תמיכה מתמשכת ומועילה.

פונקציונליות צפויה של אפשרויות HRIS טובות יותר

בדרך כלל, משאבי אנוש משאבי מידע טובים יותר (HRIS) מספקים הכוללת:

ניהול כל נתוני העובדים:

נתונים כגון שמות, כותרים, כתובות ומשכורות הם התחלה בסיסית. השכר והיסטוריית המיקומים, מבני הדיווח, היסטוריות הערכת ביצועים ומידע קריטי נוסף על העובדים.

מסמכים הקשורים לחברה:

זה כולל פריטים כגון ספרי עובדים, הליכי פינוי חירום והנחיות בטיחות.

ניהול הטבות:

אתה רוצה ניהול הטבות כולל ההרשמה, שינויים סטטוס, מידע אישי עדכון. במערכת אידיאלית, אתה יכול לאפשר לעובדים לחפש ולסקור את המידע שלהם, כולל מעקב אחר חופשה.

אינטגרציה מלאה עם שכר:

שילוב זה יכלול גם תוכנות פיננסיות אחרות של החברה ומערכות חשבונאיות. כאשר אלה מחוברים, אתה יכול להבטיח כי המשכורות נכונות. לעולם אין ניתוק בין מה ששיעור התשלום הרשמי לבין המידע שיש למשכורות. אם המערכות לא משתלבות, קל לעדכן משכורת במערכת אחת ולא באחרת.

מעקב אחר המבקש וניהול קורות חיים:

כאשר המערכת שלך היא חלקה, המגייס יכול ללחוץ על כפתור שכר וכל המידע מן המבקש מועבר לצד העובד של הדברים. זה חוסך כל כך הרבה זמן, כי הזנת נתונים וניירת שלך נעלמים כמעט.

אם המבקש מכניס מידע משלו בעת החלת, אתה יכול להבטיח דיוק. אם מכתב ההצעה נוצר מתוך אותה מערכת כמו מערכת שכר, השכר יתאים בצורה מושלמת ואין אי הבנה.

תוכניות פיתוח ביצועים:

זה לא מספיק כדי להיות תוכניות אם הם נרשמו במערכת מרכזית, אז הם יכולים בקלות לעקוב אחר העובד ממקום למקום. מנהיגות בכירה יכולה להריץ דוחות כדי לראות היכן אנשים ומה הבוסים האישיים שלהם מתכננים במונחים של תכנון הירושה עבור עתידם.

פעולות משמעת:

חשוב לעקוב אחר מי הושעה, הוריד, או היו פעולות שליליות אחרות שננקטו נגדם ציין - גם לאחר העובד עוזב את הארגון שלך. כאשר חברה מתקשרת ומבקשת הפניה של עובד לשעבר, קל למנהלן במחלקת משאבי אנוש לחפש ולדווח בחזרה אם האדם זכאי לחדש.

רשומות הדרכה:

זה קריטי במיוחד בחברה שבה נדרשים אישורים ורשיונות. בחברות אחרות, ייתכן שרשומות ההדרכה לא יהיו ברמה זו של חשיבות, אך ייתכן שתמצא כי מידע זה שימושי כאשר אתה מפתח את העובדים שלך, גורם מפתח שהם רוצים מהעבודה.

לסיכום, ה- HRIS המשרת בצורה היעילה ביותר את החברות עוקב אחר מידע זה:

• נוכחות ושימוש PTO,
• לשלם מעלה והיסטוריה,
• לשלם ציונים עמדות המוחזקים,
• תוכניות פיתוח ביצועים,
• הכשרה,
• פעולה משמעתית שהתקבלה,
• מידע אישי, ולעיתים,
• ניהול ותוכניות הירושה העיקריות של העובדים,
• זיהוי עובד פוטנציאלי גבוה, ו
• מעקב אחר המבקש, ראיונות, ומבחר.

היתרונות של HRIS הנכון

HRIS יעיל מספק מידע על כמעט כל דבר שהחברה צריכה לעקוב ולנתח על עובדים, עובדים לשעבר, מועמדים. החברה שלך תצטרך לבחור משאבי אנוש מערכת מידע ולהתאים אותו כדי לענות על הצרכים שלך. אם החברה שלך נמצאת על מסלול צמיחה, בחר מערכת שיכולה לצמוח איתך.

זה זול למדי ליישם HRIS בסיסית, אבל לוודא כל מה שאתה ליישם עונה על הצרכים האמיתיים של החברה שלך. האם אתה רוצה להיות מסוגל להפעיל דוחות מחזור? פרסם תרשימים ארגוניים?

האם לאפשר למנהלים לגשת באופן אלקטרוני להערכות ביצועים קודמות? האם אתה רוצה הכל צריך להיעשות דרך מחלקת משאבי אנוש או שאתה רוצה מנהלים לגשת למידע עצמם?

עם HRIS מתאים, צוות משאבי אנוש לאפשר לעובדים לעשות עדכונים הטבות משלהם ולטפל שינויים, ובכך לשחרר צוות HR עבור פונקציות אסטרטגיות יותר. בנוסף, ניתן להקל על הנתונים הנדרשים לניהול עובדים, פיתוח ידע, צמיחה ופיתוח קריירה.

לבסוף, מנהלים יכולים לגשת למידע הדרוש להם כדין מבחינה משפטית, אתית ויעילה לתמוך בהצלחה של העובדים המדווחים שלהם. הם יכולים להריץ דוחות משלהם ולהכניס תוכניות לתוך המערכת כדי לעזור עם הירושה.

מערכת מידע משאבי אנוש (HRIS) היא תוכנה או פתרון מקוון עבור הזנת נתונים, מעקב נתונים, נתונים נתונים הצרכים של משאבי אנוש, שכר, ניהול, חשבונאות פונקציות בתוך העסק.

בדרך כלל ארוז כמו מסד נתונים, מאות חברות למכור צורה כלשהי של HRIS וכל HRIS יש יכולות שונות. בחר את HRIS שלך בזהירות על סמך היכולות שאתה צריך בחברה שלך.

עוד על HRIS

• כיצד לבחור משאבי אנוש טכנולוגיית המידע
• תוכנת מעקב של המבקש
• מערכת ניהול משאבי אנוש פתרון