מהי מערכת דיווח וניהול?

כפי שמציע הביטוי, מערכות הדיווח הניהוליות לוכדות את סוגי הנתונים הדרושים למנהלי החברה לנהל את העסק. סוגי הנתונים הכספיים המוצגים בדו "חות השנתיים הם בדרך כלל במרכזם. עם זאת, מערכות דיווח ניהוליות חזקות יעבדו על נתונים ברמות הרבה יותר מפורטות מאשר יוצגו לציבור המשקיעים. לדוגמה, התוצאות הכספיות הכוללות של חברת השירותים הפיננסיים עשויות להיות משוחזרים מחדש בדוחות רווח והפסד:

• ארגון (כגון אגף, יחידה עסקית או מחלקה)
• אזור גיאוגרפי
• מוצר
• קטע לקוח
• לקוחות ספציפיים (הן קמעונאיים והן מוסדיים)
• יועץ פיננסי

בינתיים, המדדים הפיננסיים, כגון הכנסות, הוצאות ורווחים, הם בקושי הדאגה היחידה של מערכות הדיווח וניהול. בחברות המנוהלות היטב, הן משמשות גם למעקב אחר מגוון של משתנים לא פיננסיים הדאגה לניהול, כגון:

• עובד שכיר
• לקוחות, משקי בית ו / או חשבונות
• נכסי לקוח במעצר
• כסף חדש נטו שהופקדו או נסוגו על ידי לקוחות
• ביצוע השקעות של נכסי לקוחות בניהול

מעצבים ומשתמשים במערכות אלו

בקרים ונושאי משרה בכירה נוטים להקדיש חלק ניכר מזמנם לתכנון, ליישום, לתחזוקה ולשינוי של מערכות הדיווח הניהוליות, וכן למעקב ולניתוח התפוקות שלהם ולהמליץ ​​על מסלולי פעולה להנהלה בהתבסס על ניתוח זה. טכנולוגיית המידע וחברי סגל הניהול לעיתים קרובות הם שותפים מרכזיים עם מנהלים פיננסיים ואנליסטים פיננסיים בפיתוח ותחזוקת מערכות הדיווח הניהוליות.

שולחן העבודה מול Mainframe

עם זאת, במקרים רבים, מערכות הדיווח הניהוליות נבנות ומתוחזקות אך ורק באמצעות מחשוב שולחני, שנבנה בגליונות אלקטרוניים של Excel ומופעל על מחשבים אישיים, ולא מתוכנן בסביבות מיינפריים. בחברות גדולות וקטנות כאחד, הסיבות לשימוש במחשוב שולחני (בדרך כלל דורשות כמויות גדולות של קלט נתונים ידניים) הן בדרך כלל דו-שלבית.

ראשית, עלויות הפיתוח והתחזוקה נוטות להיות הרבה יותר נמוכות מאשר ביישומי מיינפריים.

שנית, סביבת מחשוב שולחני מאפשרת גמישות רבה יותר בשינוי אלגוריתמים חישוביים ותבניות דיווח מאשר ביישום מבוסס טיפוסי של mainframe. זהו שיקול חיוני בסביבות עסקיות דינמיות, שבהן המבנה הארגוני, הצעות המוצרים, התהליכים העסקיים, השיטות האנליטיות ו / או דרישות הדיווח נמצאות בשטף מתמיד, או כאשר ההנהלה נוטה לשאול שאלות תכופות לא סטנדרטיות או מותאמות אישית של האנליסטים הפיננסיים שלה.

אוטומציה מול תהליכים ידניים

מה שמכונה מערכות דיווח וניהוליות, בחברות רבות, תלויות במידה רבה בתהליכים ידניים, ורחוקות מלהיות אוטומטיות (או אפילו בעיקר)? לדוגמה, רבים מן הדוחות כי בסופו של דבר על שולחנות מנהלים בפועל עשוי להיות גיליונות אלקטרוניים מאוכלס באופן ידני עם נתונים מעוצב על ידי צוות. במובן זה, מערכות הדיווח הניהוליות הן, במובן מסובך יותר, תהליכים יותר ממערכות מידע, שכן ביטוי זה מובן בדרך כלל.

יישומים של דיווח וניהול

מערכות הדיווח הניהוליות הן לעתים קרובות כלים קריטיים להערכת הביצועים של ארגונים ומנהלים, ולעתים גם של עובדים ברמה נמוכה יותר. התוצאות יכולות להיות גורמי מפתח של פיצוי, כגון הגדרת בריכות בונוס. לדוגמה, ראש ועובדי היחידה העסקית עשויים לקבל את הבונוסים שלהם מהרווח שמערכת הדיווח הניהולית מייחסת לאותה יחידה. כמו כן עבור מנהל מוצר, אם לחברה יש מערכת מפותחת למדידת רווחיות המוצר.

גם למנהל שיווק לפיתוח ורווחיות של פלח לקוחות נתון, אם נמדד ביצועי המגזר.

מכשולים לפיתוח מערכות דיווח וניהול

בעיה נפוצה בפיתוח תוכניות דיווח וניהוליות היא שהנתונים הדרושים להשלמת הדו"ח השנתי של החברה, טופס 10-K, טופס 10-Q, החזרי מס חברות ודיווחים לגופים רגולטוריים (בין מחוזות חיצוניים אחרים), עשויים שלא להיות מפורטים מספיק או במתכונת נאותה לבצע את סוגי הניתוחים (חלק מהם שהוזכרו לעיל) כי ההנהלה אולי צריך להעריך את המשרד ואת קווי העסק המרכיבים שלה, כדי להתאים את הכיוון האסטרטגי שלה. דיווח וניהול הוא מונח שגור עבור סוגים אלה של ניתוחים המשמשים את ההנהלה הפנימית, ולא מדווחים לגופים חיצוניים (כגון הציבור המשקיעים, רשויות המס וגופים רגולטוריים).

נושאים אנליטיים מרכזיים

הפיתוח של מערכות הדיווח הניהולי מתמודד לעיתים קרובות עם מכשולים הקשורים לנושאים אנליטיים מרכזיים, כגון:

• מתודולוגיות תמחור פנימיות
• ייחוס תקורה תאגידית למוצרים או ללקוחות ספציפיים
• הפרדת שינויים בנכסי הלקוחות להשפעות הנפרדות של שינויים במחירי השוק (כלומר, ביצועי השקעה) ושל פיקדונות נטו ומשיכות

ברוב המקרים, האתגרים האנליטיים הללו נכונים לשיטות מרובות, שלכל אחת מהן חסרונות משלה, ואינה עולה על הדעת בכל המצבים.