ניהול שינויים בעבודה

מנהלי הפרויקטים מבלים הרבה זמן ביצירת תוכניות ובמטרות צוות. נותני חסות, בעלי עניין, צוותים ואז להשקיע הרבה זמן ביצוע שינויים בהיקף העבודה ואת תהליך השקה. לאחר תהליך שינוי ברור, קל לשנות במקום עין יציב על התמונה גדולה יותר, גם כמה פרטים משמרת, הולך דרך ארוכה לקראת שמירה על הפרויקט לנוע קדימה ומאפשר לך לשמור על קור רוח.

קבל את השינוי הזה קורה

שינויים קורים כמעט בכל נקודה של מחזור החיים של ניהול הפרוייקט. בהכירם כי השינויים הם בלתי נמנעים - אכן, מועיל לעתים קרובות - חלקים של התהליך מאפשר למנהלי הפרויקט הטובה ביותר לאמץ גישות זריז יותר לתכנון וביצוע. לאחר אסטרטגיות במקום להתמודד ביעילות עם השינויים כפי שהם מתרחשים היא הדרך המהירה ביותר לשמור על העין של כולם על הפרס, אפילו מול מה עשוי לפעמים נראה משמרות קבוע בכיוון.

תהליך מובנה של שינוי וניהול הוא יומן ההפעלה שלך; האסטרטגיה שלך 'תנ"ך'. זה יגדיר, בשבילך, איך הכי טוב להגיב כמנהיג הצעות - אפילו דרישות - לשינוי בתהליך הפיתוח. זה יעזור לך לנווט, בחן עם ביטחון, ולפעמים נופים שיתופי מחלוקת לקראת ההישג של כל המטרות האולטימטיבי של הצדדים.

תהליך ניהול השינוי

תהליך ניהול השינוי נראה כך:

• לקבל בקשה / דרישה לשינוי בתהליך על הפרויקט
• הערכת שינוי הבקשה / דרישה עם דגש על תקציב הפרויקט לגבי:
• חומרים
• כל דרישות הרלבנטיות הרלוונטיות
• שעות אדם
• איבד / זכה
• הכן ולהציג לפרויקט בעלי המניות / קישור ההמלצות שלך כיצד להמשיך ביחס לבקשה (ים)
• לקבל אישור החלטה לבעלי המניות או נטייה להמשיך

בואו נסתכל על כל אחד משלבים אלה בתורו:

קבלת בקשה / דרישה לשינוי בתהליך

אתה תקבל בקשה לשנות את הפרויקט במאות דרכים שונות: בפגישה, בדוא"ל, בטלפון, במסדרון כמו שאתה ממהר מחוץ למשרד בערב.באופן אידיאלי, תקבל את המידע על טופס בקשה לשינוי, אבל אתה צריך לדעת כי בחיים האמיתיים רבים בעלי העניין החשובים חושבים כי השלמת סוג זה של ניירת היא העבודה של מנהל הפרויקט - ובחברה שלך, זה יכול להיות.

תבנית הבקשה לשינוי הפרויקט (עוד על כך תוך דקה) צריכה ללכוד במדויק את כל הפרטים של הבקשה, אך באופן לא רשמי הם מגיעים אליך. ברגע שאתה מרגיש את כל הפרטים נרשמות במדויק, להריץ את הטופס על ידי יוזם לאימות כי כל נקודות טופלו באופן מלא.

זכור כי שינויים עשויים להיות גם על לוקח את העבודה. לא תמיד מניחים כי השינויים יתייחסו לשים את העבודה פנימה התהליך זהה ללא קשר אם אתה להגדיל או להקטין את היקף הפרויקט.

ביצוע הערכה שינוי

עיין בבקשת השינוי בפירוט. אתה מעריך את ההשפעה על:

• לוח זמנים
• תיעוד
• עבודה שנעשתה עד כה ועבודה עדיין לעשות
• תקציב
• אמצעי איכות
• היקף
• זמינות משאבים

לדוגמה, שינוי תוכנה עשוי להיות מוערך ב 5 ימים. זה לא היה רק ​​להוסיף 5 ימים ללוח הזמנים כי זה היה לדחוף את המשימה אחרת ולהזיז כי במסגרת הזמן שבו משאב המפתח הוא בחופשה. משימה זו גם צריך להיות זז, כך הכולל שינוי זה יוסיף 8 ימים ללוח הזמנים. זה יעלה 5k $ לעשות, ואת 8 ימים נוספים דוחף אותנו לתוך חודש נוסף עם חוזה הספק, אז יש עלויות לשקול גם שם. האיכות נשארת זהה, אך שינויים בהיקף כדי לשלב את השינוי החדש.

כל המסמכים הרלוונטיים יצטרכו להתעדכן, כולל תכנית הפרויקט ומדריכי ההדרכה, שכבר החלו.

אז בתמונה הגדולה, שינוי פשוט של 5 ימים יש השפעה מרשימה. חשוב לשקול את כל הגורמים הרלוונטיים לפני קבלת החלטה יישום, כמו תמונה מלאה יכולה לשנות את התוצאה.

הכן והמלצות

חמושים עם הבנת ההשפעה המלאה של השינוי המבוקש או שינויים, להציג את ההמלצות שלך לגבי הכדאיות של המשמרת.

במקרים מסוימים, השינויים לא ייושמו משום שהתועלת הנתפסת תהיה נמוכה מהעלות. במקרים אחרים, ניתן למצוא תועלת מספקת כדי לקזז את עלות ביצוע העבודה הנוספת. מקרים אחרים, עדיין, יוכיח שינויים להיות בלתי נמנע ומעבר לשליטה שלך, ללא קשר להשפעה שלילית, הנובעת בעיות רגולציה או תאימות, או בעיות פנימיות כגון ארגון מחדש.

ההחלטה

עבור שינויים קטנים הנמצאים במגבלת ההרשאה שלך, ההחלטה אם לקבל או לדחות שינויים מוטלת עליך (עם הקלט הנכון של הצוות). כל דבר גדול צריך להיות מאושר על ידי חסות הפרויקט או לוח הפרויקט. התנאים עבור מה נופל תחת איזו קטגוריה הם בדרך כלל פירט בבירור בתחילתו של כל פרויקט.

ללא קשר לתוצאה, חשוב לשמור את כל המעורבים בתהליך מודעים. חברי צוות ניכור בכל נקודת פיתוח יכול לעלות את שלמות הפרויקט כולו, וכל שיתופי פעולה בעתיד גם כן.

שינוי כלי ניהול

מספר כלים לניהול שינויים פותחו כדי להפוך את התהליך לקל יותר ויעיל יותר. מרכזי לכל ארגז הכלים של ניהול השינוי צריך להיות:

• רשימת תיוג או תהליך תהליך הליכה לבעלי העניין באמצעות הצעדים הנכונים כדי להעלות את השינוי בהיקף הפרויקט
• טופס בקשה לשינוי תבנית (הערה: אם הפרויקטים שלך עובדים באופן מקוון מתוך זרימת עבודה אוטומטית, זה רעיון נהדר לקבל את הטופס הזה כלול ברשימת המסמכים שלך)

פיתוח פרויקט שינוי טופס בקשה

טופס הבקשה לשינוי הפרויקט צריך לכלול:

• שם האדם המבקש את השינוי ("המבקש").
• מזהה ייחודי, כמו מספר שינוי (אתה יכול להוסיף את זה על עצמך מאוחר יותר שכן אין זה סביר כי כל האנשים להעלות את הבקשה באמצעות הטופס יידעו מה להיכנס כאן).
• תיאור השינוי המוצע, עם פירוט רב ככל האפשר.
• הקטגוריה של השינוי. באופן אידיאלי, מבקשי צריך להיות מסוגל לבחור מתוך prepopulated סעיף זה אז הם רק צריכים לתקתק את התיבה. זה מקום טוב לשים לב אם בקשת שינוי היא יחסית רגולציה או ציות פנימי - אם זה (באמת), אתה יכול לעקוף הרבה של הצעדים התכנון וההערכה ופשוט להמשיך עם זה.
• את 'למה' של השינוי. מהי ההצדקה ליישומה? למה המבקש רוצה את זה?
• השפעה אפשרית של השינוי המוצע על אלמנטים שונים של הפרויקט, כולל זמן, עלות, איכות, היקף. המבקש לא יכול לקבל את כל הפרטים ולכן עשוי לדרוש סיוע שלך מילוי אלה החסר דרך שלב הערכת השינוי. המינימום שאתה מחפש בשלב זה הוא עבור הבהרה האם זה יכול להגדיל, להקטין או לשנות את הפרמטרים הפרויקט הקיים.

יש לשנות את טופסי הבקשה בטופס עם פרטים לקבלת פרטים על מנת למלא את השינויים, ככל שיידון השינוי. תבנית צריכה לכלול גם מקום עבור:

• שינוי החלטה: קבל, דחה או דחה
• שם האדם המקבל את ההחלטה (או הקבוצה) בתוספת תאריך קבלת ההחלטה וכל הערות נוספות.

שינויים וניהול היקף הפרויקט

ניהול היקף הפרויקט הוא התהליך המסנן ומעדן את ההבחנות בין מה שנחוץ לביצוע הפרויקט בהצלחה ובין מה שאינו נחוץ. כאשר בקשות לשינוי הפרויקט מתקבלות, יש צורך לבחון כיצד שינויים אלה עשויים להשפיע על הפרויקט הכולל. תהליך ניהול השינויים שלך עוזר לך לחדד ולהגדיר בתוך ההקשר, מדוע שינוי או אינו מעשי או הכרחי.

מדריך לניהול הפרויקט של ידע (PMBOK Guide) - מהדורה חמישית של כיסוי ניהול הפרויקט הוא ראוי להזכיר כי זה לא אינטואיטיבי כמו שאתה יכול לחשוב. "מדריך PMBOK" כולל הנחיות למתנע מעולה בצורה של תהליך הנקרא 'בקרת היקף' בקטע 'ניהול היקף הפרויקט'. עם זאת, תהליך ניהול השינוי צריך להיות מטופל בצורה יותר משולבת, וזה בא לידי ביטוי בטקסט. "PMBOK מדריך" משתמשים צריכים גם להתייחס לבצע שינוי משולב תהליך בקרת כפי שהוא קובע בבירור איך הכל קישורים יחד הנוף גדול.

לצורך הפיכתו של PMP, חשוב להבין כיצד "מדריך PMBOK" מכסה את ניהול השינוי כפי שהוא יהיה חלק הבדיקה שלך. אבל יש לזכור כי תהליך ניהול השינוי אתה באמת משתמש בפרויקטים צריך להיות משולב, קל לעקוב ומעשית.

מובילים את הצוות שלך באמצעות תהליך השינוי

צוות הפרויקט הוא קריטי להצלחתו של כל פרויקט, כך שזה עוזר להם להיות פעיל העוסקים בעת ניהול שינויים בתהליך.

להלן 5 דרכים שבהן תוכל לסייע לצוות שלך להגיע במהירות לתהליך ניהול השינויים בפרויקט:

1. להיות פתוח לגבי שינויים. תן לצוות שלך לדעת כי שינוי בפרויקטים צפוי.

2. להיות פתוח על התהליך. תהליך ניהול השינוי שנדון כאן אינו בא באופן טבעי לכל אחד. רוב חברי הצוות לא ידעו מה צפוי מהם עד שהם יעצו. הגדר תדרוך כדי לעבור את התהליך איתם, ולתת כל אחד יודע מה התפקיד שלו או שלה בביצוע.

3. להקל. שינוי הפרויקט הוא, במקרה הטוב, במקרה של כאוס מבוקר. הצעדים שתנקוט כדי לנווט בהצלחה מגדירים את העומס שלך כמנהל פרויקטים. הצוות שלך יכול למצוא שינויים מטרידים - במיוחד אלה גדולים או אלה היפוך החלטות זמן לחשוב להיות התיישבו משוכות נחשב זמן רב פינה. לוח הזמנים הוא לא נכון, התקציב עשוי להיות שונה, הדרישות בהחלט שונים.

הצוות שלך נראה לך הדרכה וייצוב. הפוך את התהליך קל ככל האפשר עבורם.

4. להיות שם כדי לעזור. דרך חדשה של עבודה לוקח זמן לשלב בהצלחה. אם ביצעת בעבר שינוי בפרויקט באופן לא פורמלי (או בכלל לא), אז כדי לשנות את התהליך הפורמלי עלול לקחת זמן מה כדי להיות "הדרך בה אנו עושים דברים בסביבה". תן לצוות לדעת שאתה שם כדי לעזור להם אם הם צריכים להפעיל משהו מעבר לך.

5. אל תפחד להגיד לא. לא כל השינויים הם הצעות נבונות. תן לצוות שלך לדעת שאם הם מרגישים מאוד על שינוי לא להיות הדבר הנכון עבור הפרויקט בשלב זה, כי תוכל לעמוד על אותם בשיחה עם המבקש שינוי.

כישלון לנהל את השינוי ביעילות הוא הראשי בין הדרכים ניתן להפיל את הפרויקט לחלוטין, אז תיזהר. חמושים עם המידע והתהליכים הנכונים, שינויים בפרויקט ניתן לטפל באופן מבוקר, חכם ומועיל לכל המעורבים.