כיצד לפתח תוכנית עבור מיקור חוץ

הרבה דיונים על מיקור חוץ בתקשורת עושה את זה נראה מורכב, אבל זה די פשוט. גם בבתים שלנו, אנחנו "למיקור חוץ" משימות רבות: בישול, שמירה על המדשאות שלנו, טיפול בילדים, רק שם כמה. כאשר אין לנו את הזמן, את המיקוד, או את הכישורים לעשות את העבודה בעצמנו, אנחנו מחפשים מישהו שיכול, ומי יעשה את העבודה במחיר שאנחנו יכולים להרשות לעצמנו לשלם. תאגידים פועלים באותה דרך, למרות שהחלטותיהם עשויות לכלול גורמים נוספים ומקבלי החלטות.

תהליך פיתוח

אבל בדיוק כמו משפחות לקבל החלטות שונות, תאגידים יכולים לבוא להחלטה החלטות שונות על מיקור חוץ.אין תבנית שעובדת לכל החברות, אבל יש תהליך שכל החברות צריכות לשקול:

מימוש

בעבר, חברות רבות אולי אפילו לא ידע מה מיקור חוץ היה. כיום, הם יודעים על מיקור חוץ, אבל לא יכול להבין כמה מיקור חוץ (ו מיקור חוץ כמו) תוכניות שהם כבר פועלים: מרכזים העתק, חדרי דואר, ניהול מתקנים, IT, ואפילו חלקים של המחלקה המשפטית של החברה. מיקור חוץ לא יכול לפתור כל בעיה, אבל ללמוד על הדור הקודם של חוזים יהיה לזהות פרויקטים חדשים ולספק תובנה יקר.

הגדרת מטרה

כדי להצליח ביצירת תוכנית מיקור חוץ, אתה צריך להגדיר מטרות ספציפיות, כגון להפחית את עלויות החברה הכוללת של 5 אחוזים, להתמקד יעילות עבור מיקום אחד, או רק להסתכל על פונקציות שבוצעו ביחידה עסקית אחת. מטרות לא צריך פרטים עצומים. ככל שהניסיון שלך במיקור חוץ יגדל, ההגדרות ישתנו.

השתתפות

אתה צריך משתתפים מתוך תחומי התמחות רבים כדי לספק קלט לתוכנית, כדי לאמת הנחות ולספק שיפוט מומחה. כאשר תעבור מתוכנית כללית לפרויקטים ספציפיים, תחזור על התהליך ותיצור תת-קבוצות עם ידע ספציפי יותר.

זיהוי

עכשיו שיש לך מטרות ומומחים לזהות ולפרש מידע, הגיע הזמן לזהות פרויקטים ספציפיים עבור תוכנית מיקור חוץ שלך. כל חברה מפתחת קריטריונים שונים ומונעת על ידי ניתוח כלכלי או תפעולי, אך ישנם קריטריונים משותפים שעליך לבחון:

• החלטות קודמות: המשרד שלך כנראה עשה החלטות קודמות לגבי שימוש שאינם עובדים, כגון עובדים זמניים או חוזי שירות. לעבוד עם רכש ו PMO שלך (משרד ניהול פרויקטים) לפרטים. ראה כיצד הם התייחסו לנושאים ברשימה זו, ולעבד את הלקחים שנלמדו.
• מומחיות: האם אתה מבצע פונקציות או לייצר מוצרים ללא מומחיות מספקת, או האם אתה נתקל בבעיות שמירה על מנהלים? האם ההנהלה הנוכחית יש תוכנית לטפל בבעיות אלה? אם לא, זה יכול להיות פרויקט מיקור חוץ טוב.

• איכות: גם אם פונקציה יש אנשים עם הכישורים הנכונים ומנהלים מנוסים, אתה לא יכול לקבל את רמת השירות שאתה צריך. האם המנהל מנהל סקרי לקוחות? מה לקוחות אומרים על מוצרים או שירותים? פער באיכות או חוסר עניין בשירות הלקוחות הוא דגל נוסף עבור מיקור חוץ.
• מחיר: שירות איכותי במיוחד אינו בהכרח ערך טוב. כיצד להשוות את העלויות שלך למתחרים? האם הפונקציה מייצרת דוחות חודשיים: עלויות יחידה, עלות תפעול, מגמות עלות רב שנתיות? אם פונקציה זו אינה יכולה להפיק דוחות אלה, שירות מיקור חוץ עשוי לספק שקיפות רבה יותר בפעולות שלך.

• קנה מידה: כאשר אתה בודק את המשרד כולו שלך, תוכל לעשות תגליות בלתי צפויות רבות. השאר ממוקד! פרויקט אחד גדול הוא מועמד טוב יותר עבור מיקור חוץ מאשר מספר קטן יותר של פרויקטים. פרויקט יחיד גדול זה ידרוש משאבים מנהליים וניהוליים הרבה פחות. שמור רשימה מקיפה, אבל רק לבחור מועמדים המספקים השפעה גדולה על הגל הראשון של פרויקטים.
• אבטחה: עכשיו יש לך רעיון טוב של פרויקטים פוטנציאליים. הגיע הזמן לסנן אותם לפי תקני הביטחון. הביטחון הוא נושא מורכב ושנוי במחלוקת. סטנדרטים שונים חלים על תעשיות שונות, וכמה חברות הן מודעות ביטחונית יותר מאשר המתחרים שלהם. להבין סטנדרטים פנימיים בתעשייה, ולהגביל פרויקטים מיקור חוץ בהתאם. כלול משפטי, IT, אבטחה ארגונית, תאימות (אם היא חלה), וכל מחלקות "סיכון" בדיונים שלך.

• קדימות: כל פריט מעל (ואולי מאפיינים אחרים) חייב להיות הבקיע, ולאחר מכן לכל פרויקט יש להקצות סך "מיקור חוץ ערך". אין ספק, לא יהיה הרבה ויכוח על אילו מאפיינים הם החשובים ביותר, אם ציוני שלהם מדויקים, ואם מאפיינים אחרים צריכים להיחשב. אל תתפלאו אם תהליך זה נמשך חודשים או אפילו שנים.
• תקשורת: עד שתקדימו פרויקטים פוטנציאליים, קיימתם הרבה פגישות ודיברו עם הרבה אנשים. צפו שהדיונים האלה יהיו מידע ציבורי במחלקות שאליהן מיקדתם מיקור חוץ. תמיד להניח כי דיונים אלה יגיעו לאוכלוסיית העובדים שלך, לעתים קרובות בזמן אמת. בזהירות מחשבה תקשורת ארגונית צריך להיות מוכן ומוכן. לעולם אל תתן לשמועות להיות מקור מידע טוב יותר מאשר עובדות.

ביצוע

בסוף התהליך הזה, תהיה לך תוכנית מיקור חוץ הראשונית שלך. ישנם צעדים רבים נוספים בעת ביצוע תכנית זו: אישור נתונים, יצירת ועדות משנה לפרויקטים ספציפיים, זיהוי ספקים, הפעלת טייסים, הענקת חוזים וכד '. עם זאת, פיתוח התוכנית שלך מספק לך את הצעדים הראשונים והחשובים ביותר.