מיומנויות ניהול בסיסי למתחילים

רמה 1 של מיומנויות ניהול הפירמידה מראה את הכישורים הבסיסיים כל מנהל מתחיל חייב לשלוט. זהו הבסיס של פירמידה מיומנויות ניהול, אשר מראה את הכישורים מנהל חייב לשלוט כדי להצליח מראה כיצד כישורי ניהול אלה לבנות אחד על השני לעבר הצלחה.

מיומנויות ניהול בסיסיות

ישנם ארבעה מיומנויות ניהול בסיסיות כל אדם חייב לשלוט כדי לקבל הצלחה כלשהי בעבודת ניהול. אלה ארבעה מיומנויות בסיסיות הםלתכנן, לארגן, לכוון ולשלוט והם נדונים בנפרד בפירוט להלן.

תוכנית

תכנון הוא הצעד הראשון והחשוב ביותר בכל משימה ניהולית. זה גם הוא בדרך כלל להתעלם ביותר או בכוונה דילג צעד. אמנם כמות התכנון והפרט הנדרש ישתנו ממשימה למשימה, כדי לדלג על משימה זו היא להזמין אסון בטוח למעט במזל עיוור. זה מה שנותן לנו את האמרה של 6 P של תכנון (או 7 P של תלוי איך לספור).

למרות שרוב האנשים לקשר את תכנון המונח עם תכנון עסקי כללי, יש גם רמות שונות של תכנון:

• תכנון אסטרטגי
• תכנון טקטי
• תכנון מבצעי

ויש סוגים שונים של תכנון:

• תכנון אסון
• תכנון הירושה
• תכנון משבר
• תכנון פיצויים

ארגן

מנהל חייב להיות מסוגל לארגן צוותים, משימות ופרויקטים על מנת לקבל את עבודת הצוות בצורה היעילה והיעילה ביותר. כמנהל מתחיל, ייתכן שאתה מארגן צוות עבודה קטן או צוות הפרויקט. אלה מיומנויות אותו יידרש בהמשך הקריירה שלך כאשר אתה צריך לארגן מחלקה או חלוקה חדשה של החברה.

ברור שיש הרבה חפיפה בין תכנון העבודה לארגון. כאשר התכנון מתמקד במה שצריך לעשות, הארגון הוא מבצעית יותר והוא מתמקד יותר כיצד להשיג את העבודה הטובה ביותר.

כאשר אתה מארגן את העבודה, עליך:

• לקבוע את התפקידים הדרושים
• להקצות משימות לתפקידים
• לקבוע את המשאב הטוב ביותר (אנשים או ציוד) עבור התפקיד
• לקבל את המשאבים ולהקצות אותם לתפקידים
• להקצות משאבים לתפקידים ולהציל סמכויות ואחריות להם.

בין אם הוקצו לך צוות קטן או פרויקט לניהול, מנהלים מתחילים צריך גם להיות מסוגל לארגן משרדים ומערכות נתונים.

ייתכן שלא תוכל להעביר פיזית אנשים מסביב כדי לקבל את הצוות שלך יחד, אבל אתה צריך לשקול את זה. מצד שני, ייתכן שיהיה עליך להעביר כמה אנשים לתוך שטח קטן תצטרך לארגן דברים כך הצוות יכול לעבוד ביעילות בתוך שטח זה. מאוחר יותר בקריירה שלך, ייתכן שיהיה עליך לארגן את המשרד כדי להתאים צוותים ממספר מחלקות שונות הצרכים הספציפיים שלהם.

אתה גם צריך להיות מסוגל לארגן את כל המערכות כי יטפל הנתונים הצוות שלך צריך לאסוף או להפיץ. בימים אלה, אלה כנראה מערכות מחשב. עליך להחליט אם לדוגמה, עליך להגדיר דפי אינטרנט משותפים ברשת האינטראנט של החברה או רק תיקיה משותפת בשרת הקבצים. איך אתה הולך לארגן את המערכות כך שכל מי צריך מידע יש גישה אליו (וכי הוא אינו זמין למי לא צריך לראות את זה, כמו המתחרים שלך)? אם הצוות שלך זקוק או מייצר משהו שאינו מידע, עליך להתארגן כדי שהצוות שלך יקבל את מה שהוא זקוק לו, כאשר הוא זקוק לו, ויכול להגיע לאחרים מה שהצוות שלך מייצר בזמן הנכון.

אל תשכח לארגן את עצמך. אנחנו נלך לתוך זה ברמה גבוהה יותר ברמה 3 של ניהול מיומנויות הפירמידה, אבל גם בתור מנהל מתחיל אתה חייב להיות מסוגל לארגן את עצמך, את הזמן שלך, ואת החלל שלך, כך שתוכל להיות יעיל ביותר.

לבסוף, זכור, כי לעתים רחוקות מספיק כדי לארגן את הדברים פעם אחת. עם שינויים מתמידים משאבים, מטרות, גורמים חיצוניים אתה בדרך כלל צריך לארגן מחדש כדי להתאים להם.

ישיר

הכוונה היא צעד הפעולה. תכננת וארגנת את העבודה. עכשיו אתה צריך לכוון את הצוות שלך כדי לקבל את העבודה. התחל על ידי וודא כי המטרה ברורה לכולם על הצוות. האם כולם יודעים מה המטרה? האם כולם יודעים מה תפקידם בקבלת הצוות למטרה? האם יש להם כל מה שהם צריכים (משאבים, סמכות, זמן וכו ') כדי לעשות את חלקם?

משוך, אל תלחצי

אתה תהיה יעילה יותר בהכוונת הצוות לעבר המטרה שלך אם אתה מושך (להוביל אותם) ולא לדחוף (לשבת אחורה ולתת הזמנות). אתה רוצה להניע את האנשים על הצוות שלך ולסייע להם לעורר את מטרות הצוות.

שליטה

כמה סופרים מנסים "לרכך" מיומנות זו על ידי קורא לזה "לתאם" או מונחים דומים.אני מעדיף את המונח חזק יותר, שליטה כי זה חיוני כי המנהל יוכל לשלוט על הפעילות של הקבוצה.

בשלבים לעיל, יש לך מתוכנן את העבודה, ארגנו את המשאבים כדי לגרום לזה לקרות בצורה היעילה ביותר, והכוונת הצוות להתחיל לעבוד. בשלב הבקרה, אתה לפקח על העבודה נעשה. אתה משווה את ההתקדמות בפועל לתוכנית. אתה מוודא שהארגון פועל כפי שתכננת אותו.

אם הכל הולך טוב, אתה לא צריך לעשות שום דבר מלבד לפקח. עם זאת, זה קורה לעתים רחוקות. מישהו חולה, סוג מסד הנתונים לוקח יותר כל איטרציה מהמתוכנן, מתחרה מפתח טיפות המחירים שלהם, שריפה הורסת את הבניין הסמוך ואתה צריך לפנות במשך כמה ימים, או גורם אחר משפיע על התוכנית שלך. צעד השליטה עכשיו מכתיב כי אתה צריך לנקוט פעולה כדי למזער את ההשפעה מביא דברים בחזרה אל המטרה הרצויה מהר ככל האפשר.

לעתים קרובות זה אומר לחזור לשלב התכנון והתאמת התוכניות. לפעמים זה עשוי לחייב שינוי בארגון. ואתה צריך לכוון מחדש את כולם לקראת מטרות חדשות לעורר אותם. לאחר מכן, כמובן, אתה שולט על התוכנית החדשה ולהתאים במידת הצורך. מחזור זה נמשך עד שתשלים את המשימה.

כלי בקרת מנהלים

בשלב הבקרה, אתה קובע סטנדרטים עבור ביצועים ואיכות ואז אתה לפקח על מנת לוודא שהם נפגשו. ישנם כלים רבים כמו שאתה זמין כמו שיש דברים שאתה צריך לפקח.

• כלי תזמון - מספר כלי תוכנה מאפשרים לך להזין את לוח הזמנים שלך ולאחר מכן לעדכן את ההתקדמות באופן קבוע. התוכנית תדגיש שינויים בלוח הזמנים, כך שתוכל לזהות פעולה מתקנת לנקוט.
• בקרות פיננסיות - כמנהל, בדרך כלל יש לך תקציב. הדוחות ממשרד האוצר יאפשרו לך לדעת כיצד ההוצאות שלך (על אנשים ומשאבים אחרים) תואמים את התוכנית.
• אנשים שולטים - עליך לוודא שכל האנשים בצוות שלך מבצעים כמתוכנן. אם הם לא, אתה צריך למצוא ולתקן את הסיבה. האם הם לא מבינים את המטרה? האם אין להם כמה משאבים או מיומנות שהם צריכים? האם המשימה גדולה מדי עבורם ועליך לשנות או להקצות למשאב אחר? התפקיד שלך כמנהל פירושו לתת לחברי הצוות שלך משוב על האופן שבו הביצועים שלהם עומדים בתוכנית. כאשר זה לא, אתה צריך לנקוט פעולה מתקנת.