כיצד לפתח אסטרטגיה פגישה יעילה

סדר היום של הפגישה הוא רשימה של פריטים שהמשתתפים מקווים להשיג בפגישה. סדר היום צריך להיות מופץ מראש של פגישה, מינימום 24 שעות מראש, כך למשתתפים יש הזדמנות להתכונן לפגישה. רצוי, אם אפשר, סדר היום צריך להיות זמין מספר ימים לפני הפגישה.

פיתוח סדר יום של פגישה

ראשית, לזהות אם עובדים אחרים נדרשים כדי לעזור לך לתכנן את הפגישה. לאחר מכן, להחליט מה אתה מקווה להשיג על ידי קיום הפגישה, ולהקים מטרות לביצוע עבור הפגישה שלך. המטרות שתגדיר יקימו את המסגרת לתוכנית פגישה אפקטיבית. ודא כי אתה לא מתוכנן יותר סביר סביר בטווח הזמן של הפגישה שלך.

כמו סטיבן Covey אמר את "7 ההרגלים של אנשים יעילים מאוד," "להתחיל עם הסוף בראש." מטרת הפגישה שלך תקבע את הפגישה להתמקד, את סדר היום הפגישה, ואת משתתפי הפגישה.

לאחר מכן, שקול כמה זמן אתה מצפה לכל פריט סדר יום. אם הפגישה היא האחרונה שעה ויש לך חמישה פריטים סדר היום, זה נותן לך מושג כללי על מסגרת הזמן אתה עובד עם. זה לא אומר כל פריט סדר היום חייב להיות בדיוק 12 דקות, אבל חמש בשילוב כמובן לא יכול זמן ממוצע יותר מזה.

החלטות לעשות

לאחר קביעת המטרה הכוללת שלך, אתה או הצוות שלך צריך לקבל החלטות מסוימות. בנוסף למטרה או למטרה של הפגישה, גם עם סדר היום שלך:

• תאריך, שעה ומיקום עבור הפגישה
• המשתתפים היו זקוקים לפגישה
• פריטים לדיון
• כמות הזמן שאתה צופה את הקבוצה תצטרך לדון בכל פריט
• טרום עבודה לפגישה. זה יכלול כל קריאה, תיעוד, נתונים, דקות פגישה מפגישה קודמת, או כל הכנה אחרת שיהפכו את הפגישה בפועל מוצלחת. יש לצרף מסמכים רלוונטיים להודעת הפגישה ולסדר היום בעת הפצתם למשתתפים מוזמנים.

זיהוי משתתפים

לאחר שהחלטת כי פגישה נחוצה כדי להשיג את המטרה שלך, אתה צריך לפתח רשימה של המשתתפים. לא כל עובד יכול או צריך להשתתף בכל פגישה, אבל מזמין את המשתתפים הנכון ישפר את הסבירות שלך להצלחה. לקבוע את המשתתפים שלך על ידי לשאול את עצמך כמה שאלות:

• מי חייב להיות הבעלים של הפתרון שהחברה מפתחת?
• מי הבעלים של התהליך שבו הקבוצה דנה?
• מי צריך לדעת את המידע שאתה מפיץ?
• מי יכול לספק נתונים ועובדות כדי להנחות את קבלת ההחלטות?
• למי יש ניסיון או מומחיות לחלוק עם הקבוצה?
• מי צריך לתמוך ביישום של כל פתרונות או משימות?
• מי חייב לתת אישור או משאבים כדי להשיג את תוצאות הפגישה?
• מי יכול להתנגד ליישום של כל פתרונות או כיוון?

מפגשים קבועים

לא כל מפגש צריך אג'נדה שפותחה אישית. רוב העובדים יש פגישות קבועות עבור המחלקות שלהם או קבוצות עבודה. יש לך גם צוותים ופרויקטים שבהם אתה משתתף.

ייתכן שהפרויקט המתמשך לא יחייב אג'נדה חדשה עבור כל פגישה, אך הצוות שלך ישרת היטב על ידי אימוץ גישה סטנדרטית לפגישה שלך.

מפגש העובדים המתוכנן מחולק לשלושה מקטעים, אשר לכל אחד מהם יש פריטי אג'נדה סטנדרטיים:

1. פריטי מידע: לכתוב את כל הפריטים סדר היום כי הם אינפורמטיבי עבור כל פגישה. לדוגמה, המנהל מעדכן את הקבוצה על תוצאות ישיבת ההנהלה הבכירה.
2. פריטי פעולה: מקם על סדר היום כל הפריטים שאתה מצפה הקבוצה רוצה לסקור בכל פגישה מתוזמנת באופן קבוע. לדוגמה, ביצועים לתקציב עבור תקופת הזמן ואת זיהוי החיסכון בעלויות ושיפורים מתמשכים הקבוצה מתכננת להשיג.
3. תכנון קדימה: מניחים על סדר היום את כל הפריטים שהקבוצה רוצה לתכנן או להתכונן מראש. לדוגמה, המטרות לטווח קצר לחודש הבא או את הצורך בסיוע של עמיתים לעבודה בהקצאות הבאות.

אם תפעל לפי ההנחיות האלה בעת פיתוח סדר היום של הפגישה שלך, תוכל לשפר את ההסתברות שהפגישה שלך תהיה פרודוקטיבית יותר.

מה לכלול

סדר יום לפגישה מתוזמנת באופן קבוע יכול לעזור לייצר את התוצאות שאתה מחפש על ידי הוספת כמה פריטים בסיסיים:

• חימום ובירכות. שקול שובר קרח קצר תלוי בתדירות שבה הקבוצה נפגשת.
• סקור את מטרת הפגישה, סדר היום שלה ואת התוצאות הצפויות ואת המוצר.
• סקור, תקן (במידת הצורך), ואשר את פרוטוקול הישיבה הקודמת.
• לספק מידע מתאים מחלקתי החברה כי הצוות צריך.
• סקור התקדמות על פריטי פעולה, תוכניות פעולה והתחייבויות. סקור את התקדמות הקבוצה ביעדים.
• לדון ולקבל החלטות על הפריטים בסדר היום של הפגישה.
• זהה את השלבים הבאים.

• זהה את המטרה, התוצאה והסדר היום לפגישה הבאה.
• בתום הפגישה, על הפנקס לסקור את ההתחייבויות של אנשים במהלך הפגישה.
• לזהות כל סיוע הנדרש מאנשים שאינם בקבוצה ולהקצות משתתפים ליצור קשר.
• לקבוע מי מחוץ למשתתפי הפגישה צריך לדעת מה ולהחליט איך תוכל להשיג את התקשורת.
• להפיץ דקות בתוך 24 שעות של הפגישה או מיד אם לקח הערה לקח אותם אלקטרונית.