כיצד לכתוב דו"ח התקדמות עסקית

דוח התקדמות מורכב מ כותרת, תקציר מנהלים, תיאור המרכיבים הקטנים יותר, אינדיקציה למועד קבלת הדוח הבא. היית כותב את הדו"ח הבא תבנית זו ולאחר מכן לשלוח אותו הבוס שלך או דיווח אחר מעולה כפי שנקבע.

כותרת

הכותרת כוללת מידע מזהה לדוח. אתה תזין את הכותרת, התאריך שבו יפורסם הדוח, סטטוס הסטטוס של כל מה שאתה מדווח עליו (אדום, צהוב-ירוק), והערך הכולל, אולי אחוז שלם, מתכנן לעומת בפועל. הערה: דוח התקדמות כגון זה משמש לעתים קרובות עבור פרויקטים, אבל יכול לשמש גם כדי לדווח על דברים אחרים. לדוגמה, אם קיבלת את המשימה של הפחתת מספר שעות לכל ציור עבור חברת הנדסה היית משתמש דוח התקדמות כדי להראות את ההתקדמות שלך בהפחתת מספר שעות לכל ציור.

• כותרת: פרויקט X דו"ח התקדמות
• תאריך: 30 במאי 20xx
• סטטוס: ירוק
• אחוז משלים: בפועל, 59 תוכנית

תקציר מנהלים

אתה כותב את תקציר מנהלים האחרון. זהו סיכום של כל הנקודות העיקריות המפורטות להלן בגוף הדו"ח. בהתאם לקהל שלך, לפעמים תקציר מנהלים מוגבל. הדבר תלוי בקהל שלך, במספר האנשים שמקבלים את הדוח וברמות שלהם בתוך הארגון. תקציר מנהלים הוא ממוקד למנהלים בכירים אשר לא יכול לקבל את הזמן לקרוא את הדו"ח כולו. אם הדוח שלך מופנה למפקח המיידי שלך, הוא צפוי שהוא יקרא את הדוח ואת סיכום מנהלים ייתכן שלא יהיה צורך.

עם זאת, אם זה דו"ח מופץ באופן נרחב למנהלים רבים ברחבי הארגון, ייתכן שיהיה צורך לכלול תקציר מנהלים עבור אותם אנשים שאין להם זמן לקרוא את הדו"ח כולו.

התקדמות החלקים רכיב

זהו הגוף העיקרי של הדו"ח. בחלק זה של הדוח, אתה מפרט את ההתקדמות שלך בכל חלקי המרכיבים של הפרויקט. אתה מפרט את ההתקדמות וההישגים שלך לגבי כל הערכים במהלך פרק זמן זה. אתה מראה מה התוכנית שלך עבור פרק הזמן הבא. ואז אתה ברשימה לא רק חוסמי אלא גם מה המאמצים שאתה לוקח כדי לנקות אותם. לבסוף, הסעיף יראה איזה סיוע נוסף נדרש מהבוס או מקבל אחר של דוח ההתקדמות.

סיכום

בגוף הדו"ח מופיע קטע הסיכום. הוא כולל פחות פרטים מאשר ההתקדמות שדווחה בסעיף הקודם. אתה תכלול את אותו מידע, ערכים, הישגים, תוכנית לתקופה הבאה, וכל חוסמי, אך לספק פרטים פחות עבור כל קטגוריה. לדוגמה, הסיכום עשוי להיות משפט אחד, כמו "כל התוצרים הם בזמן", בעוד התקדמות התקדמות בסעיף הקודם עשוי לומר "מסירה, בשל xx / xx / xx יועברו שלושה ימים מוקדם.

דוח Y יועבר בזמן ב- xx / xx / xx. הדו"ח C, מתעכב במשך שבועיים תוך המתנה הגרפיקה, צפוי כעת להיות מועבר על מועד העדכון המתוקן שלה xx / xx / xx."

לתאריך היעד

הנה רשימה כאשר הדוח הבא יישלח החוצה. אם זהו דוח שבועי, לדוגמה, תציג את תאריך היעד הבא לדוח הבא כשבוע לאחר מכן. לקבלת דוח חודשי, תציג את התאריך בחודש הבא, כאשר הדוח יישלח. אנשים שמקבלים את הדוח יחשבו שמדובר בנתונים מדויקים כמו הנתונים בדוחות.

שורה תחתונה

דוח ההתקדמות שלך מורכב מהסיכום המבצעי האופציונלי, הדיווח על ההתקדמות של כל מרכיבי הפרויקט, הסיכום המפורט וקו הזמן. הפוך אותם מדויקים ככל שתוכל.