צעדים אתה צריך לכלול בתוכנית הפרויקט שלך

01 מטרות הפרויקט

מטרות הפרויקט מוגדרות במסגרת אמנת פרויקט, אך יש לכלול אותן גם בפרויקט הפרויקט. ישנן מספר דרכים לעשות זאת. תוכנית הפרויקט יכולה להסביר עוד יותר את מטרות הפרויקט, או שהוא יכול לכלול את האמנה כנספח. לא משנה איך מנהל הפרויקט בוחר לשלב את המטרות בתוכנית הפרויקט, הדבר החשוב הוא לשמור על קשר ברור בין מסמך המפתח של הפרויקט - מסמך הפרויקט הראשון - לבין מסמך המפתח השני בפרויקט, תוכנית הפרויקט שלו.

02 היקף הפרויקט

כמו מטרות הפרויקט, ההיקף מוגדר בתקנון. עם זאת, מנהל הפרויקט צריך לחדד עוד יותר את היקף תוכנית הפרויקט. לדוגמה, פרויקט למיכון תהליך ידני צריך להגדיר את ההיקף על ידי הגדרת המקום שבו התהליך מתחיל ומסתיים.

על ידי הגדרת היקף, מנהל הפרויקט יכול להתחיל להראות מה המטרה של הפרויקט או המוצר המוגמר ייראה בסוף. אם היקף אינו מוגדר, זה יכול להגיע מורחבת לאורך הפרויקט ולהוביל overruns עלות החמיץ מועדים.

לדוגמה, אם אתה מוביל צוות שיווק כדי ליצור חוברת עבור קו המוצרים של החברה, כמה דפים זה יהיה? מהן דוגמאות כיצד המוצר המוגמר עשוי להיראות? עבור חברי צוות מסוימים, חוברת עשויה להיות שני עמודים ואילו עבור אחרים, זה יכול להיות עשרה עמודים. הגדרת היקף יכול לקבל את כל הצוות על אותו דף בתחילת.

03 אבני דרך ותוצרים עיקריים

ההישגים המרכזיים לפרויקט נקראים אבני דרך. מוצרי מפתח העבודה נקראים התוצרים העיקריים. הם מייצגים את המרכיבים הגדולים של העבודה על הפרויקט. תוכנית הפרויקט צריך לזהות את הפריטים האלה, להגדיר אותם, ולהגדיר מועדים להשלמתם.

אם הארגון מתחייב פרויקט לפתח תוכנה חדשה, התוצרים העיקריים יכולים להיות הרשימה הסופית של דרישות עסקיות וכיצד ליישם אותם. בעקבות אלה, הפרויקט יכול להיות אבני דרך עבור השלמת התכנון, בדיקות מערכת, בדיקות קבלה המשתמש, ואת תאריך ההשקה התוכנה. לאבני הדרך הללו יש מוצרי עבודה הקשורים אליהם, אבל הם יותר על תהליכים מאשר את המוצרים עצמם.

Milestone ומועדי אספקה ​​העיקריים לא צריך להיות תאריכים מדויקים, אבל יותר מדויק, יותר טוב. תאריכים מדויקים מסייעים למנהלי פרויקטים לפרק את מבני העבודה בצורה מדויקת יותר.

בשלב זה של התוכנית, אתה תהיה יצירת אבני דרך, כך שתוכל לקחת גדול או ברמה גבוהה תוצרים ולשבור אותם לתוך תוצרים קטנים, אשר ניתן לתאר את הצעד הבא.

מבנה התפלגות העבודה

מבנה פיצול עבודה, או WBS, מפרק את אבני הדרך ואת התוצרים העיקריים בפרויקט לחלקים קטנים יותר, כך שאדם אחד יכול להיות מוקצה לאחריות על כל נתח. בפיתוח מבנה התפלגות העבודה, מנהל הפרויקט בוחן גורמים רבים, כגון נקודות החוזק והחולשות של חברי צוות הפרויקט, תלות הדדית בין משימות, משאבים זמינים, ואת המועד הסופי לפרויקט.

מנהלי פרויקטים אחראים בסופו של דבר להצלחת הפרויקט, אבל הם לא יכולים לעשות את העבודה לבד. WBS הוא כלי מנהל הפרויקט משתמש כדי להבטיח דין וחשבון על הפרויקט כי זה אומר חסות הפרויקט, חברי צוות הפרויקט, ובעלי עניין אשר אחראים על מה. אם מנהל הפרויקט מודאג לגבי משימה, היא יודעת בדיוק מי להיפגש עם דאגה זו.

תקציב

תקציב הפרויקט מראה כמה כסף מוקצה להשלמת הפרויקט. מנהל הפרויקט אחראי לפיזור המשאבים הללו באופן הולם. בפרויקט שיש לו ספקים, מנהל הפרויקט מבטיח שתוצרים יבוצעו בהתאם לתנאי החוזה, תוך שימת לב מיוחדת לאיכות. כמה תקציבי פרויקטים מקשרים לתוכנית משאבי אנוש.

חשוב לקבוע את העלות עבור כל אבן דרך ו תוצר על ידי מסתכל על כמה זמן ועלות העבודה כי יהיה מעורב כדי להשלים את המשימות. העלות של הפרויקט תהיה קשורה כמה זמן הפרויקט לוקח, אשר חוזר היקף הפרויקט. ההיקף, אבני הדרך, המשימות והתקציב חייבים להיות מיושרים ומציאותיים.

תכנית משאבי אנוש

תוכנית משאבי אנוש מראה כיצד הפרויקט יהיה מאויש. לפעמים זה נקרא תוכנית האיוש. תוכנית זו מגדירה מי יהיה על צוות הפרויקט וכמה זמן של מחויבות כל אדם צפוי לעשות. בפיתוח תוכנית זו, מנהל הפרויקט מנהל משא ומתן עם חברי הצוות ומפקחים על כמה זמן כל חבר צוות יכול להקדיש לפרויקט. אם צוות נוסף נדרש להתייעץ על הפרויקט אבל הם חלק מצוות הפרויקט, כי גם מתועד בתוכנית האיוש. שוב, התייעצו עם המפקחים המתאימים.

תוכנית ניהול סיכונים

הרבה דברים יכולים להשתבש על הפרויקט. בעוד כל אסון אפשרי או שיהוק קל הוא בלתי צפוי, רבים ניתן לנבא. בתכנית ניהול הסיכונים, מנהל הפרויקט מזהה סיכונים לפרויקט, הסבירות שהסיכונים הללו יתרחשו ואסטרטגיות להקטנת הסיכונים. מנהל הפרויקט מבקש קלט מהפרויקט חסות, צוות הפרויקט, בעלי העניין, ומומחים פנימיים.

אסטרטגיות להקטנה מוקמות עבור סיכונים העלולים להתרחש או עלויות גבוהות הקשורות בהם. סיכונים אשר צפויים להתרחש אלה שיש להם עלויות נמוכות מצוינים בתוכנית; עם זאת, הם עשויים לא להיות אסטרטגיות הפחתת.

08 תוכנית תקשורת

תוכנית תקשורת מתאר כיצד הפרויקט יועבר לקהלים שונים. בדומה למבנה פירוק העבודה, תוכנית תקשורת מקצה את האחריות להשלמת כל רכיב לחבר צוות הפרויקט.

בשלב זה, חשוב לתאר כיצד נושאים יתקבלו ויפתרו בתוך הצוות וכמה פעמים תתקשר התקשורת לצוות ולבעלי העניין או לבוס.

לכל הודעה יש קהל יעד. תוכנית תקשורת מסייעת למנהלי הפרויקט להבטיח את המידע הנכון מקבל את האנשים הנכונים בזמן הנכון.

09 תוכנית ניהול בעלי העניין

תוכנית ניהול בעלי עניין מזהה כיצד מחזיקי העניין ישמשו בפרויקט. לפעמים בעלי העניין צריכים רק לקבל מידע. זה יכול להיות מטופל בתוכנית התקשורת. אם יש צורך יותר מבעלי עניין, תוכנית ניהול בעלי העניין מתאר כיצד זה יושג.

10 שינוי תוכנית ניהול

תוכנית ניהול שינוי מפרטת מסגרת לביצוע שינויים בפרויקט. מנהלי פרויקטים נוטים לרצות להימנע משינויים בפרויקט, אבל לפעמים הם בלתי נמנעים. תוכנית ניהול השינוי מספקת פרוטוקולים ותהליכים לביצוע שינויים. זה קריטי עבור אחריות ושקיפות כי הפרויקט נותני חסות, מנהלי פרויקטים, וחברי צוות הפרויקט בצע את תוכנית ניהול השינוי.