כיצד לכתוב בקשה או הצעה

בקשה להצעה, המכונה לעתים RFP או RFQ ("בקשה להצעת מחיר"), היא מסמך חברה שמנפיקה כאשר היא רוצה לקנות מוצר והיא רוצה להפוך את המפרטים שלה לזמינים לציבור. זה בדרך כלל המקרה כאשר מספר חברות יהיה ההצעה על העבודה ואת RFP מזמין מחירים תחרותיים יותר. אבל, אם אתה לא להכין את RFP כראוי, המאמץ שלך עשוי לייצר הצעות כי הם בזבוז זמן, או גרוע מזה, אין הצעות בכלל. הנה איך ללכת על יצירת RFP כדי להבטיח את התוצאות הטובות ביותר.

קושי: ממוצע

זמן דרוש: מספר ימים

12 הצעדים

1. לעשות את שיעורי הבית שלך:להבין מה אתה צריך, מה שאתה רוצה, ומה אפשרי לפני שתתחיל לכתוב RFP שלך. אל תנפיק RFP למכונה שיכולה לייצר 1,500 ווידג'טים לשעה אם לא מכרת יותר מ -25 בחודש. אין טעם להנפיק RFP עבור מכונית בעלת עוצמה גבוהה כאשר שליח יכול לעבור את התנועה בדיוק באותה מהירות על אופניים.
2. הבחנה בין הצרכים והרצונות שלך: אם אתה רוצה לרכוש יישום שיכול להעביר תמונות בין המטה לבין טנדרים שלך באתר העבודה, אתה יכול לציין את מספר התמונות שאתה צריך לשנייה, את הגודל המרבי של התמונות שאתה צריך, ואת הרזולוציה הדרושה. אמנם זה יכול להיות נחמד לקבל את התמונות האלה בצבע, להחליט אם זה באמת הכרחי. אם אתה באמת דורש ספציפי מסוים, להשתמש במילים כמו "יהיה", "יהיה", "חייב". זה מציין כי אלה הן הדרישות. מפרטים שהם רק "רוצה" צריכים להיות מזוהים על ידי מילים כמו "עשוי", "יכול", "אופציונלי".

1. להחליט מה המנצח ייראה: ההצעות שאתה מקבל בתגובה RFP שלך יהיה שונה. כל חברה מגיבה תהיה עוצמות וחולשות שונות. חלק יתמקד בעלות הנמוכה ביותר. אחרים יתמקדו באיכות הטובה ביותר. ואחרים יציעו להגדיר תכונה מלאה. להחליט מראש מה שאתה מחפש - את העלות הנמוכה ביותר, את המשלוח המהיר ביותר, או שילוב כלשהו של השניים.
2. ארגן את המסמך: כל דבר שאתה כותב עבור העסק צריך להיות נתון הרבה מחשבה צריך להיות מאורגן. מתאר הוא מקום טוב להתחיל בו. לכל הפחות, תזדקק למקטעים להקדמה, לדרישות, לקריטריונים לבחירה, לצירי זמן ולתהליכים. לרבים מהקטעים האלה יהיו קטעים.

1. כתוב את ההקדמה: זה המקום שבו תוכל להסביר למציעים פוטנציאליים למה אתה מפרסם את RFP ומה אתה מקווה להשיג על ידי כך. ההקדמה עשויה לכלול גם סיכום של נקודות המפתח שנלקחו מהקטעים האחרים, כולל תאריך הפירעון. הכנסת RFP למערכת שידור תמונות עשויה לקרוא משהו כזה: "חברת XYZ מבקשת הצעות עבור מערכת אמינה וקלה לשימוש, המסוגלת להעביר תמונות מהמשרד הראשי לטנדר בכל מקום במטרופולין. חייב להתקבל עד יום שני, 5 מרס 2007, בשעה 8 בבוקר PST. "

1. הסבר דרישות: סעיף זה הוא אחד החשובים ביותר והוא בדרך כלל לוקח את רוב הזמן. יהיה עליך לציין את גודל ובהירות של התמונות להיות מועבר ואת המהירות הנדרשת. להיות ספציפי, אבל לא לספר למציעים איך אתה רוצה את העבודה להיות מושלם אלא אם כן זה חיוני. ייתכן שתרצה לשבור את החלק הזה לתוך סעיפים. לדוגמה) א (גודל תמונה ואיכות) b (, אשר עשויים לכלול הן את המהירות הרצויה והן את כל הדרישות שהופכות את אפשרויות השידור המאובטחות (c) הרצויות, שבהן תוכל לרשום את הצבע כאפשרות רצויה.

1. קריטריונים לבחירה: כאן אתה אומר למציעים כיצד תבחר את ההצעה הזוכה. אתה יכול לגלות הרבה או מעט כמו שאתה אוהב. זה רעיון טוב לכלול משפט כמו, "הזוכה במכרז, אם בכלל, ייבחר אך ורק על ידי פסק הדין של XYZ החברה." ייתכן שתרצה ליצור גיליון אלקטרוני המעניק לכל הצעה טווח מסוים של נקודות בכל קטגוריה.לאחר מכן, יש צוות לבחור את ההצעה הטובה ביותר מאלה עם שלושת הציונים המובילים.
2. צירי זמן: סעיף זה אומר לחברות כמה מהר הם חייבים לפעול וכמה זמן צפוי התהליך. להיות סבירים כאשר אתה מגדיר את תאריכי היעד שלך. אל תבקש הצעות עבור מערכות מורכבות ואז לתת את המתמודדים רק כמה ימים להגיב. לאפשר יותר זמן להכין הצעה אם RFP שלך הוא גדול, אם הרכישה המבוקשת שלך הוא מסובך, או אם אתה צריך תגובה מפורטת מאוד. זה גם שם אתה יכול לספר למציעים כמה זמן תהליך ההערכה ייקח כאשר הם יקבלו הודעה אם הם היו מוצלחים, וכמה זמן הם חייבים לספק את מה שהם הבטיחו.

1. תהליך: השתמש בסעיף זה כדי להסביר כיצד התהליך יעבוד - החל בשליחת RFP להענקת החוזה ומתי תחל העבודה. סעיף זה עשוי לומר, "ההצעות הן בתאריך שצוין בשלב 8 לעיל. כל ההצעות ייבדקו כדי לוודא שהן עומדות בכל הדרישות, והן מגיבות. כל ההצעות המגיבות יקבלו בקטגוריות X (תוכל לציין את הקטגוריות אם אתה רוצה) ואת שלושת ההצעות הראשונות יוערך על ידי צוות ההצעה לבחור את הזוכה במכרז חלופי.המשא ומתן עם המציע הזוכה צפויים להביא את החוזה תוך שבועיים. "

1. להחליט כיצד לשלוח את RFP: רוב RFPs נשלחים החוצה, אבל הם לא צריכים להיות. אתה יכול לשלוח RFP בדוא"ל, או שאתה יכול לפרסם אותו באתר האינטרנט של החברה שלך. רק הקפד לציין את השם (או מספר ההצעה) שמציעים המשתמשים כדי לזהות את RFP שהם מגיבים אליו.
2. להחליט מי יקבל את RFP: ייתכן שכבר זיהו את הספקים מהם אתה רוצה לרכוש. לחברה שלך עשויה להיות אפילו רשימה של ספקים מקובלים. אם לא, אתה יכול למצוא ספקים אפשריים דרך הרשת המקצועית שלך, על ידי חיפוש באינטרנט, או על ידי שואל ספקים אמינים של חומרים אחרים עבור ההמלצות שלהם. אין להגביל את רשימת מי מקבל את RFP לחברות גדולות בלבד או ספקים הוקמה. אתה עלול למצוא רעיונות טובים יותר ואפילו תמחור טוב יותר של ספקים קטנים אשר לעתים קרובות יותר להוט לזכות העסק שלך.

1. הודע לזוכה: לאחר השלמת כל השלבים לעיל, הגיע הזמן לקחת את הקפיצה ולהודיע ​​RFP המנצח כי הגיע הזמן להתקדם עם הפרויקט.