ההגדרה ומעקב אחר נוכחות במקום העבודה

מעקב אחר נוכחות העובדים שלך חשוב לשורה התחתונה של החברה שלך. נוכחות מוגדרת, בפשטות, כמו להופיע לעבודה, אבל איך אתה יכול לעקוב אחר נוכחות של כל עובד? אמנם זה אולי נראה כמו משימה מרתיעה, זה די פשוט אם ליישם מדיניות מוגדרת היטב ומעקב מערכת.

לגבי עובדים מדי שעה או לא, מערכת נוכחות מבהירה בבירור מתי העובדים אמורים להופיע לעבודה. זה חשוב במיוחד עבור עובדים ללא תמורה אשר לעתים קרובות לבצע עבודות הדורשות אדם אחר להיות נוכחים לשרת לקוחות.

זה גם חשוב עבור העובדים שהם חלק מתהליך אוטומטי הדורש עובד להיות נוכח בכל תחנת עבודה על מנת לייצר מוצר מסוים או שירות. באופן כללי, מדיניות נוכחות קיימים בגלל עובדים כאלה. הם אינם קיימים למען העובדים הפטורים. נוכחות משמשת גם כדי להגדיר את מספר האנשים הנוכחים ביום מסוים, והוא מתייחס לרוב לעובדים המשולמים לפי שעה.

הווה בעבודה ובמחלקת משאבי אנוש

הנוכחות נקראת גם "נוכחים בעבודה" או "הווה". לדוגמה, מחלקת משאבי אנוש יכולה לרשום הערות בקובץ העובדים של העובד או בהערכת החברה את האתגרים או המטרות שלה במקום העבודה.

דוגמאות לתצוגות "הווה" של HR כוללות:

• רוב היה בעל נוכחות נהדרת בעבודה; הוא כמעט לא החמיץ יום של עבודה.
• מרי יש אתגר עם נוכחות ומגיע מאוחר לעבודה לפחות יומיים בשבוע.
• הנוכחות על המשמרת הראשונה ממוצעת רק 75 אחוזים בימי שני כי העובדים היו מחלים מהכיף בסוף השבוע שלהם.
• קבלת עובדים מוסמכים שרוצים לעבוד משמרת שנייה עם נוכחות טובה היא מאתגרת. עובדים מעדיפים לעבוד ימים לעומת לילות עבודה או, הם מעדיפים לעבוד את חצות כדי שיהיה להם את ימי החופשי. משמרות משניות חותכות את הזמן החופשי של העובד בימים ובלילות.

מהי מדיניות נוכחות?

במילים פשוטות, מדיניות נוכחות מספקת את הקווים המנחים ואת הציפיות של נוכחות העובדים בעבודה כפי שהוגדרו, כתובים, מופצים ומיושמים על ידי ארגון.

פוליסות הנוכחות קיימות בתדירות גבוהה ביותר עבור עובדים שעובדים לפי שעה או ללא עובדים, שעל הארגון לעקוב אחריהם בדרך כלל ולשלם בעבור שעות נוספות העולות על 40 שעות בשבוע.

זמן עבודה בזמן שמירת שיא נדרש על ידי חוקי עבודה הוגן חוק (FLSA) אשר מסדיר את התשלום של שעות נוספות.

בנוסף, עובדים אשר מעקב אחר נוכחותם מבצעים לעיתים קרובות עבודות התלויות בעובדים אחרים הנמצאים בה. עבודות אלה כוללות ייצור קו הייצור במתקן הייצור.

מדיניות נוכחות משמשת לעיתים לסירוגין במדיניות היעדרות. עם זאת, מדיניות נוכחות מוגדרת הרבה יותר ומוגבלת לנוכחות, בניגוד למדיניות היעדרות העוסקת בסוגיות של ניהול נפקדות.

לדוגמא, ללא נוכחות

A-No Fault Point System היא דוגמה אחת למדיניות נוכחות יעילה. מטרת מערכת זו היא לתגמל נוכחות טובה לחסל את התעסוקה של אנשים עם רשומות נוכחות ירודה. בגלל שהיא משתמשת מערכת נקודה ולא תירוץ היעדרות זה משאיר מנהלים ומפקחים מחוץ לתפקיד של השופט המושבעים. זוהי מערכת אובייקטיבית שמטילה אחריות ואחריות על נוכחות על הכתף של העובד שבו הוא צריך להיות.

במערכת נוכחות ללא תקלה, ניתן להיעזר בהעדרויות באמצעות מערכת זו:

• כל היעדרות = 1 נקודה (ללא הופעות מרובות ימים)
• כל איחור ב- (tardy) או בתחילת-החוצה = 1/2 נקודה
• כל אי-הופעה לעבודה = 2 נקודות
• כל חזרה ללא שיחה מוקדמת = 1 נקודה
• כל רבע ללא-חיסול מבטל את כל הנקודות ומתגמל לעובד עם יום חופש עם תשלום.
• כל עובד מתחיל טרי, ללא נקודות, בכל שנה.

פעולה משמעת מתקדמת מלווה במערכת נוכחות ללא תקלה. אם עובד מרוויח כמות מסוימת של נקודות, הם מקבלים אזהרה כי בהדרגה מחמיר. מערכת כגון זה מאפשר גם את המעסיק ואת העובד כדי לדעת בדיוק מה ההשלכות יהיו עבור נוכחות עניים.

• 7 נקודות = אזהרה מילולית
• 8 נקודות = אזהרה בכתב
• 9 נקודות = 3 ימים השעיה
• 10 נקודות = סיום

חשוב לקבל את העובדים על המסלול עם מדיניות נוכחות מפורטת הכוללת תגמולים ועונשים על נוכחות העובדים מדי שעה.