כיצד לבצע רשימת מטלות: טיפים לניהול

יש לנו כל לעשות רשימות מטלות. איכשהו לא נראה שיש מספיק שעות ביום כדי להשיג את כל הדברים על רשימת מטלות שלך. הנה מערכת שעובדת - וזה יכול לעבוד גם בשבילך.

רשימה לא מספיק

ביצוע "דברים לעשות רשימה" זה לא מספיק. אתה צריך לדרג אותם. אתה צריך לדעת אילו משימות הם חשובים יותר, כך שתוכל להתמקד בהם. אז אתה צריך להקצות משאבים פריטים אלה, למדוד את ההתקדמות שלך, לתגמל את עצמך על ההצלחות שלך.

דירוג

רשום את כל הפריטים שעליך לעשות בגיליון אלקטרוני, אם כי תוכל גם לבצע אותם על גבי נייר. אתה גם יכול לשים אותם על המחשב או הטלפון החכם, לכתוב אותם על לוח השנה שלך, או קלט אותם תוכנת ניהול זמן.

הצעד הראשון הוא רשימת כל מה שאתה צריך לעשות. ואז להקצות להם דרגה כדי שתוכל להתמקד על פריטים חשובים.

השתמש A, B, C דירוג. הרשימה- A היא הדברים שאני צריך לעשות היום לפני שאני עוזב. הרשימה B היא דברים שאתה צריך לעשות, אבל לא בהכרח היום. לבסוף, ה- C הרשימה היא הדברים שאתה צריך למצוא זמן לעשות בקרוב.

אתה עלול לגלות די מהר כי דברים על הרשימה C, ואפילו את הרשימה B, פשוט לא נעשה. בתפקיד מנהל תפעול אחד לפני כמה שנים, מצאתי את עצמי מקבל יותר ויותר מתוסכל עם הרשימה שלי. לא רק שלא עברתי את זה כל יום, כפי שתמיד הייתי קודם, אבל הרשימה של א'המשיכה לגדול. אז הבנתי מה אני צריך לעשות כדי להפוך את רשימת מטלות העבודה שלי בשבילי, ואני פיתחתי מערכת זו עשה עבודה.

ניהול זמן

זה לא היה מספיק כדי לדעת מה חשוב; מה עשה את הרשימה. אני גם צריך לדעת כמה זמן ייקח וכמה זמן אני צריך להקדיש להם. הוספתי טור לרשימת המשימות שלי עם הזמן המשוער שכל משימה צריכה לקחת ועמוד סמוך עם הסכום המצטבר.

ואז עשיתי מחקר פשוט. כפי שעשיתי כל משימה רשמתי את מה שעשיתי ואת ההתחלה והסיום פעמים. המשכתי לעקוב אחר כל היום. ואז חזרתי על כך כעבור שבועיים, ביום אחר. זה לא היה סקר ממצה בשום אמצעי, אבל זה נתן לי קצת תובנה. כמנהל התפעול, חלק גדול מהיום שלי נלקח על ידי הפרעות - התמודדות עם אירועים שקרו, משברים שעלו, או בעיות שצריך לפתור. בממוצע, ההפרעות הללו נצרכו ארבע שעות ביום. מאז אני בדרך כלל עובד עשר שעות ביום, זה השאיר לי שש שעות ביום על הדברים שלי אל רשימת מטלות.

בכל לילה, לפני שעזבתי את המשרד, הייתי מעדכן את רשימת המטלות שלי. הייתי מוחק את הדברים שהשלים, האצלת או הורד לאחור, הוסף את הדברים החדשים שעלו, ארגן מחדש את סדר העדיפויות כדי לקבל את המשימות החשובות ביותר, והקצה את הזמן המשוער לכל אחת מהן. אחר כך הייתי יורד לרשימה לשש השעות ומצייר שורה. זה הפך ליעד שלי למחרת.

גמל את עצמך

לרוב, הקו הזה נפל איפשהו על הרשימה שלי. לעתים רחוקות היה זה קרוב לתחתית. עם זאת, זה היה המטרה שלי. אם אני מכה או עובר את הקו, הלכתי הביתה מרגיש כאילו זה היה יום פרודוקטיבי ומוצלח. במקום להכות את עצמי על הדברים שלא הצלחתי להגיע אליהם, הודיתי להצלחתי על שהכרתי או הכיתי את המטרה. למחרת, הייתי צריך להתחיל מחדש ולהגיע למטרה החדשה, אבל עשיתי את זה מנקודת המבט של הבניין על ההצלחה הקודמת ולא מתוך התסכול של כל הזמן שיש יותר לעשות מאשר היה לי זמן להשיג.

אתה צריך מערכת

כדי להצליח, אתה צריך לפתח מערכת לנהל את הזמן שלך, כך שתוכל לעשות יותר בזמן שיש לך. אם קו היעד שלך על רשימת המטלות שלך הוא תמיד ליד הדף, הבוס שלך הולך להתחיל לחפש מישהו אחר שיכול לעבוד קצת יותר למטה את הרשימה בכל יום. להלן, לבדוק כמה משאבים שיעזרו לך לעשות עבודה טובה יותר של ניהול זמן.

ניהול בעיה זו

רשימת המשימות שאתה צריך לעשות. תעדיף את אלה החשובים, לא רק דחופים. יש תוכנית מה לעשות בכל יום. לעבוד על תוכנית זו. גמל את עצמך כאשר אתה פוגש או להכות את המטרה שלך.