חמשת השלבים של פרויקט

בעוד כמה מתודולוגיות הפרויקט כגון גישות זריז לדחוס או לחזור על השלבים הבאים, מהר יותר, מחזורי איטרטיבי, את העבודה של כל שלב הוא גלוי וברור בכל פרויקט.

פרויקטים פורמליים בצע תהליך חמש שלב הבא

1. ייזום: הקמת צוות הפרויקט, שכר הפרויקט בעיטת- off.
2. תכנון: השלמת היקף הפרויקט, הגדרת התפלגות העבודה המפורטת, הערכת הסיכון, זיהוי דרישות המשאבים, השלמת לוח הזמנים והתכוננות לעבודה בפועל.
3. ביצוע: ביצוע העבודה בפועל הנדרשת על ידי הגדרת הפרויקט והיקף.
4. צג ובקרה: ניהול בפועל, דיווח ובקרה על המשאבים והתקציבים במהלך שלב הביצוע.
5. פרויקט סגור: מסירת הפרויקט, הערכת לקחים, דחיית צוות הפרויקט.

זרימת פרויקט מסורתית

ללא קשר לגודל הפרויקט, התנועה בשלבים זהים. הפרויקט יוזם או בעט עם אמנת המזהה את מנהל הפרויקט ומתאר את חשיבות הפרויקט.

לאחר שהפרויקט יזם, הוא עובר לשלב התכנון. כאן, צוותי הליבה והעבודה מזהים את העבודה הנדרשת כדי להשלים את היקף הפרויקט ולפתח אומדנים והערכות לגבי זמן, עלויות, משאבים וסיכונים.

לאחר שלב התכנון, העבודה מתחילה ומתרחשת בסדר מוגדר הנחוץ כדי לעבור מקודם או מפעילויות קודמות לפעילות עוקבת. תלות בפרויקט ממלאת תפקיד חשוב בשלב זה.

בעוד הביצוע ממשיך את מנהל הפרויקט וחברי הצוות לפקח, לדווח על הפרויקט כולו ולשלוט בו, עם דגש על פעילויות נתיב קריטי. עבודה זו נמשכת עד להשלמת שלב הביצוע והפרויקט מועבר ללקוח.

השלב הסופי, קרוב לפרויקט, כרוך בעטיפת האספקה, הערכת לקחים ושיפור צוות הפרויקט, כך שחברים יוכלו לעבור ליוזמה הבאה שלהם.

עבור פרויקטים מסוג זריז או איטרטיבי, תכנון וביצוע מתקיימים בפרצים קצרים או ספרינטים, כאשר השלבים חוזרים על עצמם עד להשלמת הפרויקט לשביעות רצונם של הלקוחות.

ייזום

פרוייקט מוצק ייזום לא רק להגדיר את הפרויקט שלך להצלחה, אבל זה יהיה גם להניח את היסודות לכל השלבים הבאים. במהלך החניכה, תקבל את חברי צוות הפרויקט שהוקצו, לתדרך אותם על מטרות הפרויקט הכולל ולשאול את הלקוח או בעל הפרויקט כמו שאלות רבות ככל האפשר, כך שתוכל לתכנן את הפרויקט ביעילות. זה גם זמן נהדר לבנות התלהבות צוות על הפרויקט ולאסוף את כל הפרטים ברגע האחרון שיכול להשפיע על תכנון הפרויקט. שלבים נוספים כוללים:

• ניתוח בעלי עניין
• הקצאת נותן חסות בפועל
• אמנת מסמך ופיתוח תקשורת
• פגישה רשמית

תכנון

לאחר שיזמת את הפרויקט ותאסוף את כל המידע הרלוונטי, תתחיל לתכנן את הפרויקט שלך. שלב התכנון תלוי בגודל הפרויקט שלך, כמה מידע יש לך לארגן וכמה גדול הצוות שלך. התוצאה של התכנון צריכה להיות תוכנית פרויקט ברורה או לוח זמנים, שממנו כולם יעברו משימות שהוקצו להם. שימוש בפרויקט תכנון פרויקטים כגון Microsoft Project או Basecamp הוא מאוד מועיל בעת תכנון הפרויקט. אם אין לך גישה לאחת מהתוכניות האלה, בצע חיפוש כללי באינטרנט בחינם לתוכנת תכנון פרוייקט בחינם.

למרות השימוש בפרויקט תכנון הפרויקט הוא מועיל, זה לא תמיד הכרחי. באמצעות Excel ו- Word כדי ליצור את התוכנית שלך ולתקשר את זה לצוות באותה מידה יעילה. משימות ספציפיות בשלב התכנון כוללות:

• יצירת תוכנית תקשורת לבעלי העניין השונים המעורבים.
• פיתוח מבנה עבודה מפורט.
• זיהוי הנתיב הקריטי.
• מתכננים משאבים על תוכנית הפרויקט ו זיקוק רצף של העבודה מבוסס על תלות הפרויקט ואילוצי המשאבים.
• פיתוח לוח זמנים מפורט.
• הערכת סיכונים ופיתוח תוכנית לסדרי עדיפויות וסיכונים.

ביצוע

עכשיו שיש לך תוכנית פרוייקט מוצק, הצוות יכול להתחיל בביצוע הפרויקט נגד משימות שהוקצו להם. זה השלב שבו כולם מתחילים לעשות את העבודה. אתה רוצה רשמית לבעוט את שלב הביצוע עם פגישות פנים אל פנים כדי להבטיח לכל אחד יש מה שהם צריכים כדי להתחיל בביצוע החלק שלהם של הפרויקט. איך להתחיל את הצוות על המסלול הנכון הוא חלק בלתי נפרד להצלחת הפרויקט, כך לבטא את לוח הזמנים ואת תוכנית התקשורת בבירור.

צג ובקרה

בזמן שהפרויקט נמצא בשלב הביצוע, תתחיל לפקח עליו ולשלוט בו כדי לוודא שהוא מתקדם יחד כמתוכנן. יש מגוון של דרכים אתה יכול לפקח ולשלוט על הפרויקט. ביצוע צ'ק-אין מקביל עם אנשי צוות, מאורגנים מדי יום "סטנד-אפים", או פגישות פורמליות שבועיות יותר יעילים. המידע שיוצא מפגישות אלה או מערוצי התקשורת יודיע על לולאת המשוב ובסופו של דבר כל תכנון מחדש והתאמות הנדרשות לפרויקט. פעילויות נוספות חשובות בשלב זה כוללות:

• שמירה על תוכנית התקשורת שנקבעה מראש כדי להבטיח מודעות לבעלי העניין של מצב הפרויקט.
• מעקב אחר צוותי עבודה ופעילויות עבודה על הנתיב הקריטי.
• זיהוי הזדמנויות לשיפור ביצועי לוח הזמנים על ידי מעקב מהיר או השלמת פעילויות במקביל או במידת הצורך, קריסת לוח הזמנים על ידי הוספת משאבים.
• מעקב אחר עלויות בפועל לעומת עלויות מתוכננות.
• במקרים מסוימים, ניטור, חישוב ודיווח על ערך שנצברו עבור תוכנית הפרויקט.
• ניטור וסיכונים מקלים וזיקוק תוכנית הסיכונים לפי הצורך.

פרויקט סגור

לאחר כל הפרטים והמשימות של הפרויקט שלך הם מלאים ומאושרים על ידי הלקוח או בעל הפרויקט; אתה יכול סוף סוף לסגור את הפרויקט שלך. סגירתו של פרויקט חשובה באותה מידה כמו החניכה, התכנון והביצוע. אתה רוצה לתעד את כל המידע מהפרויקט ולארגן אותו בצורה מסודרת, כך שתוכל לחזור אליו במידת הצורך. זה גם זמן טוב להחזיק שלאחר המוות על הפרויקט כך שכל חברי הצוות יכולים לשקף על מה הלך נכון, או לא נכון במהלך הפרויקט. זה צריך להיות מתועד כך התוצאה יכולה להיות משותפת עם חברי הפרויקט השני הגיש בתיקיה ההיסטוריה הפרויקט.

לבסוף, חשוב לדחות באופן רשמי את צוות הפרויקט, מתן משוב הערכות ביצועים כפי שצוין על ידי מדיניות המשרד שלך.