שימוש באבני דרך בניהול פרויקטים

אחד המאפיינים המגדירים של הפרויקט הוא שהוא נמשך תקופה קבועה של זמן. זה יכול להיות כל דבר בין כמה שבועות עד כמה שנים, ובמקרים מסוימים, עבור פרויקטים בקנה מידה גדול הבנייה או עבודות ציבוריות, עשרות שנים.

כדי לעקוב אחר התקדמות לאורך הדרך ולהבטיח את התוצרים העיקריים מושגות על פי ציר הזמן, מנהלי הפרויקט להשתמש אבני דרך.

ציון דרך הפרויקט הוא משימה עם משך אפס אשר מסמל הישג בפרויקט. הם משמשים כדרך להראות תנועה קדימה התקדמות להראות לאנשים מה קורה, גם אם אין להם ידע מפורט של המשימות המעורבות להגיע לשם. מבחינה זו, הם שימושיים מאוד עבור תקשורת בעלי עניין וציפיות.

מתי להשתמש אבני דרך פרויקט

אבני דרך בניהול פרויקטים משמשות לסימון:

• התחלה של שלבים משמעותיים של עבודה
• סוף שלבים משמעותיים של עבודה
• מועדים
• כאשר החלטה חשובה נעשית
• נקודות קבועות אחרות בזמן כי צריך לקרוא במיוחד

כמה פעמים כדי לשים אבני דרך בתוכנית שלך

קורס הכשרה עשוי להמליץ ​​לשים אבני דרך בתוכנית שלך על פעם בחודש.זה בסדר ואת כלל אצבע טוב, אבל אתה צריך להשתמש בשיפוט המקצועי שלך. כמה חודשים אולי יש הרבה פעילות עם פגישות חשובות להיות מסומן כאבני דרך, החלטות נלקח וסגירה של שלב אחד ואת תחילתו של אחר.

בחודשים אחרים אתה יכול להיות ממוקד על ביצוע, עם מעט מאוד, אם בכלל, כי אתה יכול לתלות על אבן דרך.

למטרות דיווח, כדאי ליצור סיבה לאבן דרך לפחות פעם אחת בכל מחזור דיווח.

כיצד אבני דרך מיוצגים על תרשים גנט שלך

אבני דרך הם אחד המרכיבים של תרשים Gantt ומוצגים בתרשים כמו יהלום. הם לא מוצגים כמשימה רגילה כי יש להם משך של אפס: במילים אחרות, הם לא לוקחים זמן. לצורך תכנון בתרשים גנט, הם פשוט קורים.

אם אתה לא משתמש תרשימים גנט, אתה עדיין יכול להשתמש אבני דרך. להלן 5 חלופות לתרשימים Gantt: אתה עדיין יכול לשלב אבני דרך לתוכנית שלך באמצעות אלה.

אם אתה רוצה להישאר מאורגן באופן אישי ואת תוכנת ניהול הפרויקט שלך אינו משולב במלואו לתוך לוח השנה שלך, אתה יכול להעתיק ולהדביק את תאריכי המפתח לתוך היומן שלך. תלוי איך אתה רוצה לעבוד, זה יכול להזכיר לך מה צריך לבוא.

כיצד שם אבני דרך

אבני דרך צריך להיות תיאור ברור על לוח הזמנים הפרויקט שלך, אבל לא אחד מרמז כי הם משימה. אז הם לא צריכים להיקרא 'קבל הסכם לעבור לשלב 2' אבל 'שלב 2 מתחיל'. אם אתה רוצה לשקף את המאמץ להגיע להסכם לעבור לשלב 2, ולאחר מכן להוסיף משימה בדיוק לפני ציון הדרך כדי לכסות את זה.

אבני דרך צריכות לתאר את הנקודה בזמן שהן מייצגות כך:

• שלב הבדיקה הושלם
• PID אושרה
• חוזה חתום

מנהלי פרויקטים רבים בוחרים מספר אבני דרך שלהם עבור קלות התייחסות גם כן. אם אתה משתמש במבנה פירוט עבודה, תוכל להשתמש במספור מתוך זה. אחרת, זה בסדר להשתמש M1, M2 וכן הלאה כדי להבהיר את מה שאתה מתייחס. מבנה שמות ברור הופך להיות חשוב יותר ככל שמספר אבני הדרך גדל, אז לחשוב על איך אתה הולך לעשות את זה אם הפרויקט שלך פועל במשך כמה חודשים.

כיצד לקבל אבני דרך חתום כבוי

אבני דרך הן חלק מתוכנית הפרויקט שלך, לכן כאשר לוח הזמנים שלך הוא baselined, כדאי לשקול את אבני הדרך שלך חתום.

אם עליך לשנות את התאריכים של אבני הדרך שלך, עליך להשתמש בהליך בקרת השינוי הרגיל לביצוע התאמות לתוכנית שלך. זה יכול להיות קל כמו מפטפטים עם חסות הפרויקט שלך ולתת להם לדעת למה התאריכים צריך לשנות, או רשמית כמו לשים יחד לוח זמנים חדש מומלץ לקחת אותו לוועדת תכנון אשר אושר.

עדיף להבין מה התהליך שלך לחתום על אבן דרך יהיה, אם בכלל, לפני הצורך להשתמש בו, כך שאתה לא מבזבז את כל הזמן כאשר אתה צריך לעשות שינוי.

שימוש באבני דרך לתקשורת

אבני דרך שימושיות לתקשורת ודיווח משום שהן מייצגות את נקודות השליטה המינימליות בתכנית. במילים אחרות, אם הוצא את כל המשימות האחרות, אתה עדיין יכול לראות מה קורה ולשמור את הפרויקט זז קדימה באמצעות אבני דרך.

אתה אמור להיות מסוגל לשלוף את אבני הדרך ולשים אותם על לוח המחוונים או דו"ח הפרויקט. הם צריכים לספר את הסיפור של הפרויקט בפירוט מספיק כדי לספק את האנשים שאתה מדווח, בדרך כלל חסות הפרויקט או קבוצה אחרת המבצעת כגון קבוצת ההיגוי (או פרויקט הלוח). מדי חודש, או בתדר הדיווח שבו אתה משתמש, תוכל להראות אילו אבני דרך הושגו.

דיווח נגד אבני דרך הוא פשוט למדי ולעיתים קרובות נעשה כמו שולחן. אתה מפרט את ציון הדרך, את התאריך שבו היה מגיע, ולאחר מכן את תאריך התחזית החדש. כאשר אבן דרך מושגת והוא יכול להיות מסומן כמו להשלים, אתה מוסיף את התאריך גם כן. יש לקוות, זה יהיה כמו תאריך החזוי, אבל פרויקטים לא תמיד מסתדרים ככה.

טבלה כזו עושה את זה ברור מה הושלם ומה מצטיינים. אתה יכול לתכנן את התשובה לשאלה, "למה אנחנו לא פגע אבן דרך?" לפני שאתה הולך להיפגש עם החסות שלך או לשלוח את הדו"ח.

כאשר תוכנית הפרויקט שלך הוא ארוך מאוד, ויש לך הרבה אבני דרך, תוכלו למצוא את זה קל יותר לשחרר את אבני הדרך הושלמה כל מחזור הדיווח. רק לדווח על אבני דרך כי הם הקרובה או הושלם באותו חודש: בחודש הבא להוריד כל דבר הושלם בחודש שעבר, כך שאתה לא כל הזמן להוסיף את אורך הדו"ח על ידי לספר לאנשים על העבודה שהם כבר יודעים הוא סיים.

אבני דרך הן כלי שימושי לניהול פרויקטים לתכנון, תזמון ודיווח והם קלים לשימוש. שים כמה מתוכנית הפרויקט הבא שלך, לעקוב נגדם ואתה תמצא את עצמך לומד מה תדירות עובד הכי טוב בשבילך.

כמו בכל דבר בניהול פרויקטים, להשתמש בהם בגמישות כדי לספק את התוצאה הרצויה, באמצעות עצות אלה והנחיות כדי ליידע את ההחלטות שלך.