בהגנה על הדלפק המרוחק

כל יום יותר ויותר מידע נזרק אליך. דואר חדש, דוחות של ועדות שונות, חשבוניות, הצעות, ועוד כל מכה את השולחן שלך מספר פעמים ביום. אתה עסוק מדי כדי להתמודד עם זה מיד אז זה רק מתחיל להתערבל. שולחן העבודה שלך מתחיל להיראות כמו אזור מלחמה.

הבעיה כאן היא לא כי השולחן שלך הוא מבולגן; הבעיה היא שדברים חשובים הולכים לאיבוד. זה גם נקבר על ידי חומר חדש מגיע, או שזה בחומר החדש, אבל לא שם לב. כתוצאה מכך, אתה מבלה יותר מדי זמן על דברים שהם פשוט דחופים ולא אלה חשובים.

כאשר הבוס שלך רוצה לדעת כמה מהר היא יכולה לקבל את הדו"ח עבור סגן הנשיא, אתה לא רוצה להגיד לה שאתה לא שם לב תזכיר שהיא שלחה לך לבקש את הדו"ח. גם הבוס שלך לא יהיה מאושר לשמוע כי הפריסה של קו המוצרים החדש הוא מאוחר כי אתה מגדיר את זה בצד וזה קיבל מכוסה שכחת את זה.

כמה אנשים יגידו לך את הדרך הטובה ביותר לפתור בעיה זו היא שולחן נקי. אחרים אומרים בלגן הוא בסדר. ללא שם: מי צודק?

שולחן עמוס, מוח מעומעם

לפני זמן לא רב, היה ביטוי פופולרי "שולחן עמוס הוא סימן של מוח מטושטש." ביטוי זה עורר תעשייה שלמה שנועדה לסייע למנהלי עסקים לנקות את המחשבים השולחניים שלהם כסימן לחדותם הנפשית.

אין ספק שראית סרטים שבהם הבוס יושב במשרדו על גבי גורד שחקים במרכז העיר. הוא יושב מאחורי שולחן זכוכית ללא מגירות. הקישוטים היחידים הם העט המרשים שנקבע לחתימת מסמכים חשובים וטלפון או אינטרקום כדי שיוכל לתת הוראות.

מצד שני…

אנשים רבים רואים שום דבר רע עם ערימות של נייר מכסה את שולחן העבודה, אפילו נשפך על הכיסא המושבים הרצפה במשרד. הם מצטטים מודעות כמו 'שולחן עמוס הוא סימן גאוני' ו'שולחן מבולגן הוא רק סימן לשולחן מבולגן '.

כולנו מכירים מישהו ששולחן העבודה שלו הוא כזה. אתה לא רואה איך הם יכולים אפילו לדעת אם שולחן העבודה הוא מתכת או עץ. עם זאת, כאשר אתה שואל אותם משהו, הם הולכים ישר לערימה, עלה דרך 2 או 3 גיליונות, ולמשוך את מה שביקשת.

מה עובד בשבילך

שני הצדדים נכונים. הבעיה אינה נכונה. הבעיה היא אשר תהפוך אותך יעיל יותר. ישנם כמה עקרונות בסיסיים החלים על שתי הגישות, אבל המפתח הוא לעבוד באופן המאפשר לך להיות היעיל ביותר. כמעט כל אחד צריך להיפטר חלק העומס על השולחן שלהם, אבל לא יותר מאשר פריט אחד על השולחן שלך בכל פעם לא יעבוד עבור רבים מאיתנו.

אנשים רבים עובדים על כמה פרויקטים בו זמנית (או כמעט באותו זמן). סוגים יצירתיים מרגישים צורך לקבל השראה סביבם. אנשים בעלי אוריינטציה מפורטת זקוקים לכמויות של חומר עזר קרוב. יש אנשים שמרגישים את ערימות העבודה גורם להם להיראות עסוק, ובכך, לשמור אותם בטוחים יותר בעת פיטורים. אחרים מרגישים שולחן נקי מראה עד כמה הם יעילים בשעה מקבל את העבודה. מה שחשוב הוא לעשות מה עובד בשבילך.

איך לאלף את המפלצת /

בין אם אתה הולך על שולחן העבודה זכוכית סטרילית, או פשוט רוצה להביא קצת יותר סדר את הכאוס של שולחן העבודה שלך, יש כמה עקרונות בסיסיים:

• באמת רוצה לשפר: אנחנו לא ממליצים על הגישה החמורה שיש לעשות. למרבה הצער, זה משאיר תירוצים להיות קל מדי על עצמך. זה ניסיון להפוך את שולחן העבודה שלך פחות עמוס ויעיל יותר תלוי בך עושה מאמץ רציני.
• שמור, זרוק או העבר: מצא שלושה מכולות. תווית את הקטן ביותר "לשמור". תווית הגדולה "לזרוק". יש עוד מיכל שכותרתו "לזוז". הדברים החיוניים באמת ילך לתוך המיכל לשמור שלך להיות מיון מאוחר יותר. כל דבר שאתה רוצה לקחת הביתה או לתת במתנה הולך לתוך "להעביר" מיכל. כל השאר נכנס לתוך מיכל לזרוק.

• התחל עם הישן ביותר: אתה יכול לספר על ידי התבוננות בהם איזה ערימה היא העתיקה ביותר. בדרך כלל, זה הכי רחוק מהכיסא שלך. זה יהיה הכי קל לזרוק פריטים מערימה זו.
• להעריך כל חתיכה רק פעם אחת: תסתכל על כל פריט בערימה. להחליט איזה מיכל זה יהיה להיכנס. אתה לא יכול להגדיר אותו בחזרה על השולחן שלך מאוחר יותר, אתה צריך להחליט עכשיו. שים את הכל לתוך אחד משלושת המיכלים. אין אפשרות אחרת.
• שאל את עצמך: השאלה הראשונה היא "האם יש לי את זה במקום אחר, או שאני יכול לקבל את זה ממישהו?" אם יש לך עותק בדוא"ל שלך, או בדו"ח, או על השולחן של האדם שהכין את ניתוח השוק, וכו ', אתה לא צריך לשמור עותק נוסף. תזרוק את זה. ואז לשאול "למה אני צריך את זה?" אם התשובה היא א) לנקוט פעולה על זה, ב) לעשות משהו עם זה כאשר אני מקבל מידע נוסף ממישהו, או ג) להתייחס כמו שאני עושה עבודה אחרת, לשים אותו לתוך ערימת לשמור. (לאחר שתפטרו את העומס, תוכלו לסדר מחדש את הערימה שלכם על-ידי שלוש הקטגוריות האלה, אז תרגישו חופשיים להפריד ביניהם עכשיו, זה יחסוך זמן מאוחר יותר.) אם תשובתכם היתה כל דבר אחר, זרקו את הפריט.

• להיות אכזרי אמיץ: כפי שאתה התקדמות דרך כל ערימה, מתקרב קרוב דברים שזה עתה הגיעו, להיות אכזרי בהחלטות שלך. אל תיקח אסירים. אם אתה באמת לא צריך את זה, לזרוק אותו. ולהיות אמיץ. אל תמשיכו למשהו רק מפני שמישהו עשוי לשאול אותך משהו על זה יום אחד. אל תבנה מבצר נייר כדי להגן על עצמך.

נהל את הבעיה

שולחן העבודה שלך לא חייב להיות סטרילי לחלוטין נטול נייר, אם כי זה יכול להיות אם זה עוזר. המטרה שלך היא לארגן את שולחן העבודה שלך, כך שהוא ממקסם את היעילות שלך. אם זה אומר עוד כמה ערימות על השולחן שלך מאשר האדם הסמוך, זה בסדר - בתנאי כל מה שאתה שומר עוזר לך לפגוש את המטרה של יעילות מוגברת.