סיום עובדים מנקודת מבט IT

לתת לעובד ללכת יכול להיות עבודה מלוכלכת, אבל מחלקת ה- IT חייב לעזור לעשות את זה - תמיד אם אתה חכם.

יש צורך לערב את ה- IT בתהליך סיום העובדים, משום שעובד לשעבר שעדיין יש לו גישה לרשת של חברה ונתונים ארגוניים קנייניים הוא איום ביטחוני. ברוב הסיומים, העובדים לשעבר לעולם לא יחשבו על פגיעה במערכות המחשב שלך, אבל למה לקחת את הסיכון שאתה עלול להיתקל ביצה אחת רע?

יתר על כן, זה חכם לשמור על משאבים טכנולוגיים מסוימים, נתונים, יומני אם העובד לשעבר או החברה עצמה מחליטה להמשיך וליטיגציה.

לבסוף, חיוני לשלב את ה- IT בתהליך כדי לעזור להבטיח כי פקדי סיום עובדים מקיפים מספיק כדי לענות על הדרישות הרלוונטיות של Sarbanes-Oxley.

מדיניות אבטחת מידע ושימור נתונים חייבת להיות ספציפית לחברה ולהתאים אותה לחוקים שבהם פועלת החברה שלך.

3 עקרונות IT חברות צריך כתובת

אף על פי כן, קיימים לפחות שלושה עקרונות IT רחבים שאליהם החברה צריכה לדבוק בעת ואחרי סיום העובד.

• הודעה מוקדמת על סיום מחלקת ה- IT - אפילו ראשים מראש לפגישת הסיום מוערכת כך IT יכול לגשת אל תוך הפגישה מתרחש.
• כל חברה צריכה להיות מדיניות נאכפת בקפידה, אשר קובע בבירור מי יודיע למי כאשר תעסוקה של מישהו מסתיים או הסתיים. מדיניות זו צריכה גם להורות כי הודעות אלה ניתנים באופן מיידי כל המחלקות המעורבים יכולים לנקוט פעולה מיידית.

  איש קשר לאבטחת מידע צריך להיות בין מי שמודע על כך, והאחריות של אדם זה צריכה לכלול מחקר, תיעוד וביטול גישה של עובד למידע הקנייני המאוחסן באלקטרוניקה של החברה ומערכות המידע שלה.

• ביטול זהיר של גישה. לאחר ההודעה, ה- IT אחראי לביטול מיידי של הגישה ולשמירת כל הרשומות שהחברה עשויה להזדקק להן כעת או בעתיד.

מה לעשות כאשר תעסוקה מסתיימת

במקרה של עובד שהסתיים, ה- IT צריך לבטל באופן מיידי את כל הגישה למחשב, לרשת ולנתונים של העובד הקודם. גישה מרחוק צריך גם להסיר, ואת העובד לשעבר צריך להיות מנושל של כל רכוש בבעלות החברה, כולל משאבים טכנולוגיים כמו מחשב מחברת קניין רוחני כמו קבצים ארגוניים המכילים לקוחות, מכירות, מידע שיווקי.

עם זאת, במקרה של עובד אשר סיום עבודתו הוא רק מתקרבת, IT צריך להתייעץ עם מנהל העובד, משאבי אנוש, ומקבלי החלטות מפתח אחרים כדי לקבוע את הדרך המתאימה שבה לדכא את ביטול הגישה על שאר ימי האדם של תעסוקה.

כשם שיש לתעד תיעוד של גישה ואישורים ביטחוניים לעיון עתידי, יש לבטל את ביטול הגישה, במיוחד למטרות משפטיות. המטרה, כמובן, צריכה להיות תמיד לבטל גישה בדרכים אשר עושים עסקים טובים מבחינה כלכלית, טכנולוגית, וחוקית.

שימור מונע של נתונים

כל חברה צריכה להיות נתונים יתירות מדיניות שמירה כי לספק את הצרכים העסקיים שלה לדבוק החוקים החלים. מדיניות זו מתייחסת לגיבוי, לשימור ולשמירה על נתונים ארגוניים באופן כללי.

עם זאת, החברה צריכה גם לחוקק מדיניות המפרטת מתי וכיצד IT צריך ללכת על שמירה על נתונים פוטנציאליים רגישים במיוחד, רשומות, יומנים, וחומרים אחרים שיכולים להיות בעלי משמעות משפטית, צריך החברה ועובד לשעבר לנהל מאבק משפטי.

זה חשוב במיוחד לעשות את זה במקרה של עובד לשעבר שהיה בעל עמדה ברמה גבוהה או עזב את החברה תחת ענן של חשד.

ייחוסם ויישומם של שלושת העקרונות הללו צריכים להיות עבודה קולקטיבית של צוות המנהלים של החברה, מחלקת משאבי אנוש, משאבי אנוש ויועצים משפטיים המתמחים במחשבים פליליים ובדינים המסדירים את השימוש של החברה בטכנולוגיית המחשוב.

תוצאות המאמץ המשותף הזה צריכות להיות הגנה רבה יותר על נתונים ארגוניים, כמו גם היערכות טובה יותר להתדיינות משפטית לגבי גניבת נתונים של חברות, פריצה וצורות אחרות של שימושים בלתי חוקיים או בלתי יעילים בטכנולוגיית המחשוב. עבודה עם IT כשותף מוערך מבטיחה כי מטרות אלו יושגו במקרה של סיום העסקה.

​​