מדיניות גישה לקבצים וקישורים לדגמים

כל מחלקות משאבי אנוש לשמור רשומות נרחבות. החוק דורש משאבי אנוש לשמור רבים מהם לתקופות זמן מסוימות. העובדים מודעים היטב לכך שרשומות אלה קיימות (וחלקם תחת הרושם שהקובץ עוקב אחריהם מחברה לחברה, דבר שאינו נכון).

מאחר שהעובדים יודעים שהרשומות קיימות, הם ירצו להציג אותם מעת לעת כדי לראות מה הקובץ מכיל.

כאשר מחליטים כיצד לספק לעובד (וגישה של עובד לשעבר) זכור את החוקים החלים על העסק שלך. מדינות רבות יש חוקים המחייבים חברה לעשות חלקים מסוימים של הקובץ הזמין לעובדים הנוכחי והעבר. בדוק עם עורך הדין שלך כדי לוודא שהפוליסה שלך עומדת בכל החוקים.

החוק הפדרלי, למשל, דורש כי רשומות הקשורות האמריקאים עם מוגבלויות חוק נשמרים נפרד רשומות אדם. אם החברה שלך כפופה HIPAA, ודא שמירה רפואית שלך שמירה על כך גם כן.

ייתכן שיהיה לך הרבה מרחב פעולה במה שאתה מאפשר לעובדים לראות בקובץ שלהם. עם זאת, זכור כי גם אם אתה קובע כי עובד לא יכול לקבל גישה למידע מסוים, כגון בדיקות התייחסות, כי במקרה של תביעה כי המידע ניתן לגילוי.

לכן, להנחות את הצוות שלך כדי להקליט דברים מדויק ולעקוב אחר החוק בכל עת. רשומות עובדים אינן המקום לבדיחות בפנים או הערות. אלה לא הולכים טוב בבית המשפט.

ככלל, שמירה על אחד השייכים לרשומות מבטיחה ביצוע של הליכים ועקביות. אתה לא רוצה מנהל משאבי אנוש אחד מאפשר לאנשים לקחת את הרשומות שלהם בחזרה לשולחנות שלהם בעוד אחרת מסרבת גישה בכלל.

דרישת כולם לעבור דרך מקור יחיד עוזרת לשמור על עקביות ומשפטית. חוקים לגבי רשומות שיא שימור וגישה הם מסובך. ודא שאתה להישאר מעודכן.

המדיניות שבהמשך היא התחלה טובה לעסק שלך, אך זכור שהחוקים המקומיים והמקומיים שלך עשויים להשתנות.

לדוגמה, מדיניות גישה לעובדי רשומות

כל העובדים, העובדים לשעבר ונציגי העובדים רשאים להציג תכנים מסוימים בקובץ העובדים שלהם בהודעה מוקדמת לצוות משאבי אנוש. ניתן לעיין במסמכים הנוגעים לכישוריו של העובד, כגון הבקשה, קידום, פעולה משמעתית והעברה. בנוסף, העובד רשאי לעיין בטופס חתימת מדיניות ורשומות הכשרה.

מסמכים שהעובד אינו רשאי לעיין בהם כוללים התייחסויות או בדיקות התייחסות, רשומות של כל חקירה הנערכת על-ידי ההנהלה, רשומות רפואיות, מסמכים הקשורים להליך שיפוטי, כל מסמך אשר יפגע בסודיות של עובד אחר, ומסמכים המשמשים לתכנון עובדים.

תהליך

עובד שרוצה לסקור את התוכן המותר של קובץ העובדים שלהם צריך לפנות משאבי אנוש עם הודעה 24 שעות (סופי שבוע נשלל). עובדים לשעבר, או אנשים שאינם ידועים לצוות משאבי אנוש, חייבים להציג תעודת זהות ו / או הוכחת אישור לגשת לתיק האישי.

על העובדים לעיין בקבצי העובדים שלהם בנוכחות איש צוות משאבי אנוש.

העובדים אינם רשאים להסיר מהמשרד כל חלק מקובץ כוח האדם.

העובד רשאי לבקש עותקים של הקובץ או חלקים של הקובץ. בתוך ההיגיון, האדם משאבי אנוש האדם יספק צילומים. עבור העתקה מקיפה, העובד יצטרך לשלם עבור הצילומים.

אם העובד אינו מרוצה ממסמך בתיק האישיות שלו, בנוכחות איש צוות משאבי אנוש, רשאי העובד לכתוב הסבר או הבהרה ולצרף אותו למסמך השנוי במחלוקת. בשום מקרה לא צוות HR או העובד לשנות את המסמך בפועל.

העובד רשאי גם לבקש להסיר מסמך מתוך קובץ כוח האדם. אם איש צוות משאבי אנוש מסכים, ייתכן שהמסמך יוסר. אם איש צוות משאבי אנוש לא יסכים, ניתן לערער על העניין בדרך שנקבעה במדיניות הדלת הפתוחה של החברה.

יש לקוות, יש לך למצוא את מדיניות זו שימושית כפי שאתה לפתח משלך אנשי צוות גישה מדיניות עבור הארגון שלך. התאם אישית את המדיניות כך שתתאים לצרכים ולתרבות של הארגון שלך.