מעסיקים שכירים צריכים לשמור

רוצה לדעת מה עובד רשומות כדי לשמור כמעסיק? המעסיק מקיים ארבעה תיקי עובד לכל עובד. בנוסף, המעסיק שומר על תיקי עובד אחרים עבור כל העובדים.

כוח אדם

לכל עובד יש תיק אישי. תיקי כוח אדם אלה מכילים מסמכים סודיים ומנוהלים ומתוחזקים על ידי צוות משאבי אנוש. קובצי כוח אדם הם רישומי העובדים העיקריים המנוהלים על ידי המעסיק, העובד ומנהל העובד בחלק מהחברות.

באחרים - וזו הגישה המומלצת - הגישה לקובץ כוח האדם של העובד מוגבלת לעובדי משאבי אנוש ולעובד תחת פיקוח.

מסמכים אופייניים בקובץ כוח אדם כוללים את בקשת ההעסקה, טופס ליצירת קשר חירום משפחתי, תיעוד תפעולי של פעולות משמעת, קורות חיים, קבלת העובד של עובד הקבלה, חתימה על מעסיקים, מעת לעת, הערכת תפקוד או ביצוע תוכנית פיתוח, תעודות הכשרה וראיות נוכחות, וכן פרטים אישיים ליצירת קשר אישי על כל עובד.

לא כל קבצי כוח האדם מכילים את אותם מסמכים, אך לכל קובץ צוות יש כמה מסמכים זהים. תיעוד ביצועיו של עובד אינו שייך לקובץ כוח האדם, אלא אם כן הוא נזקק לפעולה משמעתית, לפרס או לסימן אחר של הישג יוצא מן הכלל. אלה הערות ביצועים היומיום שייכים בקובץ מנהלים לשמור לעקוב אחר הביצועים, המטרות, ואת התרומות של העובדים שלהם.

השכר קבצים של רשומות עובדים

קבצי שכר גם לשמור רשומות העובדים. קבצי שכר כוללים היסטוריה של משרות של העובד, מחלקות, שינויים פיצויים, garnishments, הלוואות, ומידע אחר חיוני לשלם לעובד ולשמור עותק של ההיסטוריה של העובד פיצוי.

קובץ שכר יכיל גם את ההיסטוריה של טפסים ממשלתיים כגון W-2, W-4, ו ניכוי מסמכי ביטוח לאומי מילא על ידי העובד. הקובץ יכלול גם מידע על הטבות לעובדים והיתר למשוך תשלומים משכר העובד.

קבצים רפואיים של רשומות עובדים

תיק רפואי עובד נשמר גם על ידי המעסיק. הרשומות של העובד בקובץ הרפואי אינן זמינות לאיש מלבד צוות הייעוץ של Human Resources והעובד שרשומותיו נשמרות בקובץ. קבצים רפואיים מכילים הערות של הרופא, ניירת יישום FMLA, מידע על בדיקת סמים, מידע פיזי נדרש, ותיעוד אחר זה המתייחס לבריאותו של העובד או של בן משפחתו.

קבצים רפואיים, בשל סודיות הרשומות של העובד, מקבלים את הרמה הגבוהה ביותר של אחסון בטוח וסודיות. מומלץ שהקבצים הרפואיים יישמרו במגירות נעולות הננעלות בחדר שאינו נגיש לעובדים אחרים שאינם עובדי צוות ייעודי.

I-9 קבצים של רשומות עובדים

I-9 קבצים שוכרים רשומות של עובדים שמתוחזקים לכל העובדים בקובץ אחד, נפרד מעיבודי עובדים אחרים. מעסיקים לשמור תיעוד זה עובד נפרד רשומות אחרות של העובד כדי לשמור על סודיות העובד על ידי פקידי ממשלה וגופים אחרים המוסמכים לבדוק עובד I-9s.

שמירה על I-9s במיקום נפרד תבטיח כי אם אתה נבחר עבור קובץ I-9 סקירה, עובדי הממשלה לא תהיה גישה לכל רשומות אחרות על העובד או העבודה שלה עם הארגון שלך למעט בפועל טופס I-9. חקירות אלה הם הגדלת כל שנה כדי לוודא כי העובדים שלך יש מילא כראוי I-9 טפסים או אתה יכול להיות כפוף קנסות פוטנציאליים בכלא הזמן.

גישה לשכירים על ידי עובדים

העובדים רשאים להציג את רשומות העובדים שלהם על ידי פנייה לאיש צוות משאבי אנוש בשעות העבודה הרגילות. אין עובד רשאי לשנות או להסיר כל מסמך ברשומות שלו או שלה אשר יש לראות בנוכחות אדם צוות HR.

אתה צריך להיות עובד צוות שיא מדיניות הצפייה במדריך למשתמש שלך ופעל אותו ללא הבחנה לגבי בקשות עובדים כדי להציג את הקבצים שלהם.

אם עובד שולח בקשה בכתב עבור עותק של רשומות כוח אדם שלהם לאחר שהם עוזבים את העבודה שלך, אתה נדרש לשלוח להם עותק.

מדי פעם, תיתקל עובד שהוא חשוד על איזה סוג של רשומות העובד נשמרות על ידי מחלקת משאבי אנוש שלהם. אלה הם העובדים אשר סביר להניח לבקש עותק של קבצים העובדים שלהם. שוב, ללא אפליה, ליצור עותק של הקובץ ולשלוח אותו. (סביר להניח שאתה מקבל משוב כי העובד היה מופתע על ידי כמה תיעוד מעט HR צוות שמר.)

בחלק שיפוט, זה חוקי לחייב את העובד עבור עלות שכפול ושליחת הקובץ.