כיצד לבחור משאבי אנוש טכנולוגיית המידע

מערכת מידע על משאבי אנוש (HRIS) היא חיונית עבור חברות לנהל את תוכניות ההטבות שלהם ומידע העובד שלהם. ניהול הטבות הטכנולוגיה כבר לא נחמד שיש, אבל הכרח לעזור HR לנהל גם ים של מידע ואת הכסף שהושקע על תוכניות הטבות, כמו משאבי HR משאבי מוגבל ומשנים כל הזמן נתונים.

אבל איך HR ומנהלים אחרים יודעים שהם בוחרים את טכנולוגיית המידע הטובה ביותר HR כדי לנהל את כל הפרטים, וכי הפתרון שהם בוחרים יעמוד במבחן הזמן?

להלן שאלות המפתח לשאול ולענות בתהליך בחירת טכנולוגיית מידע משאבי אנוש.

מהי מידת הגמישות והמדרגיות שמספקת טכנולוגיית המידע של HR?

אנשי מקצוע HR צריכים לקבוע אם התוכנה יכולה לייבא נתונים מגליונות אלקטרוניים מרובים של Excel, מסדי נתונים ומסמכי נייר והרמה שבה הוא יכול לממשק עם כל מיני מערכות ונתונים אחרים הדרושים.

התוכנה צריכה להיות מסוגלת לקחת ולסנן מידע ממקורות מרובים. באופן אידיאלי, תהליך זה צריך להיות גם אוטומטי. פתרונות רישום מקוונים רבים דורשים עיבוד נתונים באופן ידני לפני שהוא יכול לעבור לספק כדי לעדכן את המערכות שלהם. אוטומציה של פורמט העדכון, לוח הזמנים של השידור ושיטת ההצגה יכולה לסייע במניעת בעיות של חיוב וזכאות.

האם התוכנה תהיה מסוגלת להתאים את החברה ואת היתרונות של ספקיות כללים?

מנוע הרשמה בעל יכולת אמיתית יעריך כל פעילות הרשמה ויישם כל שילוב נחוץ של כללים, הודעות, הנחיות ואפשרויות שתוכננו במיוחד כדי לעמוד בדרישות הזכאות המדויקות הרצויות. התוכנה צריכה להתאים לכל כללי הזכאות שיש לחברה ולספקים.

האם טכנולוגיית המידע של HR תהיה מסוגלת לגדול ולהתרחב עם הארגון?

HR צריך להעריך את היכולת של הטכנולוגיה לגדול כמו החברה שוכרת עובדים חדשים, משרדים, שינויים הטבות, וכללים. HR צריך לשאול על סף עבור כל אחד מרכיבים אלה.

האם תוכנת הטכנולוגיה יכולה להשתלב עם מערכות אחרות?

שכר פונקציות אחרות לעתים קרובות לשתף הרבה מידע זהה לניהול היתרונות. משאבי אנוש יכולים להשיג יעילות רבה יותר כאשר נתונים ומידע על עובדים אחרים שהוכנסו למערכת אחת משותפים למערכת אחרת. מעקב אחר גיוס עובדים הוא פונקציה נוספת נדרשת.

מי אחראי ליישום הפתרון או לבנייתו?

באיזו רמה של אימון מעורב? פתרונות מסוימים מחייבים את הלקוח להיות מעורב מאוד עם היישום הראשוני, אשר יכול להיות מכריע עבור מנהלי HR כבר עסוק.

HR צריך הבנה ברורה של רמת הכשרה ומומחיות טכנית כי יידרש ואת כמות הזמן הצפוי. ספק פתרונות לפתרון בנושא זה יכול לספק תובנה תחומים עדינים שעשויים בתחילה להופיע פשוט, עדיין כרוך מומחיות טכנולוגית משמעותית. משאבי אנוש יכולים לקבוע משימות ספציפיות שעשויות להיות כה מסורבלות עד כדי כך שהן מעכבות את השלמות באופן מציאותי, דבר שעלול להקטין את ערך טכנולוגיית המידע של ה- HR ואת החזר ה- ROI.

האם יש תשלום אם אימון מעורב?

כמו כן יש להעריך את עלויות ההכשרה - כולל זמן נסיעה והוצאות נסיעה מחוץ לאתר. משאבי אנוש צריכים להיות מודעים לכל העלויות הקשות והרכות המעורבות באימוץ טכנולוגיית המידע של HR.

מי יהיה הבעלים של הנתונים?

התשובה לשאלה זו צריכה להיות ארגון משאבי אנוש. חברות צריכות להיות מסוגלות להעביר את הנתונים שלהן לכל ספק שירות יישומים (ASP). אם הנתונים נמצאים בשרת הקנייני של הספק, ייתכן שהחברה תחויב לעיתים בתשלום נוסף אם היא תעביר ספקים.

אילו סוגים של תחזוקה ותחזוקה נדרשים? כאשר התוכנה מותקנת בתחנות עבודה או בשרתים באתר החברה, לעתים קרובות נדרשים עדכונים שוטפים לטכנולוגיה זו ועשויים להיות מסורבלים לתכנון ולניהול. עדכונים לטכנולוגיית מידע של HR נעשים באופן אוטומטי עם תוכנה הזמינה באופן מקוון באמצעות מודל של ספק שירות (ASP) או תוכנה כשירות (SaaS).

אילו אמצעי אבטחה מובנים לתוך טכנולוגיית המידע של HR?

אם התוכנה זמינה באופן מקוון, באמצעות מודל ASP או SaaS, על הספק להציע גיבויים יומיים, שרתי גיבוי ושכבות הגנה נוספות. מערכות ונהלים נוספים צריכים להיות קיימים כדי להגן על מידע מפני אובדן או גישה של עובדים בלתי מורשים. HR, בהתייעצות עם מנהלים אחרים, צריך סמכות בלעדית להחליט מי יהיה מותר לגשת טכנולוגיית המידע HR ובאיזו מידה.

האם העובדים יוכלו להירשם לתוכניות הטבות ולערוך שינויים בזמן אמת בנתונים האישיים שלהם ובחירותיהם?

גישה לעובדים צריכה להיות נתון, בהתחשב בגישה הכללית, הכללית, למחשבים.

לרוב אוכלוסיית העובדים יש גישה לאינטרנט בבית. עובד בשירות עצמי מספק פוטנציאל עצום כדי לחסוך זמן וכסף. מערכת שירות עצמי טובה תנחה עובדים בצורה חלקה באמצעות הזנת מידע על עצמם ועל התלויים שלהם.

המערכת צריכה להציג בבירור את התוכניות הקיימות ולאפשר לעובדים לבצע בחירות לפי הנוחות שלהם, לפשט את הפעולות הללו לאורך כל התהליך עם מכשפים. העובדים צריכים גם להיות מסוגלים להוסיף תלויים ולשנות מידע לפי הצורך, 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, כל השנה.

אלו הן שאלות נוספות שיש לענות עליהן בעת ​​הערכת צרכי הטכנולוגיה של משאבי אנוש בארגון.

האם הטכנולוגיה תעניק למשאבי אנוש את הסמכות להחליט למי תהיה גישה ובאיזו מידה?

יחד עם אותו וריד מתן גישה עובד, הטכנולוגיה צריכה לתת HR הסופי לומר. על HR לקבל את הסמכות לאשר את כל הנתונים לפני העברתם לספקים, וכן לקבוע את המידה שבה יש לעובדים ולאחרים גישה.

אילו סוגים של יכולות דיווח זמינים טכנולוגיית מידע Hr?

טכנולוגיית הדיווח צריכה להציע מספר תצוגות ופורמטים (גיליון אלקטרוני, PDF, HTML), הערכת תמונה גדולה ויכולת לתחקר מטה כדי לשפר את קבלת ההחלטות. משאבי אנוש צריכים להיות מסוגלים להעריך בכל עת את ההרשמות בתוכניות ספציפיות, פעולות תלויות ושינויים במידע הדמוגרפי של העובד ביחס להטבות ולנתוני עובדים אחרים.

האם התוכנה מציעה תכונות ספציפיות כדי לעזור HR לחסוך זמן?

בהתאם לצרכים המחלקתיים שלו, HR עשוי לרצות לברר על היכולת של הטכנולוגיה לעבד מידע בקבוצות, לנהל הודעות וחיובים עבור מדיניות COBRA, לספק חיוב עצמי וכלי התאמה של חשבונות ודיווח ספציפי.

האם התוכנה מציעה תכונות ספציפיות כדי לעזור HR לתקשר טוב יותר עם העובדים?

חלק מהתוכניות מעניקות ל- HR את הגמישות לתקשר עם עובדים במספר רמות - באמצעות דואר אלקטרוני המוני, לוחות מודעות אלקטרוניים, ועל ידי קריטריונים ספציפיים לסינון (כגון מיקום, מחלקה, תוכניות ביטוח, סטטוס הרשמה, מצב פרישה ועוד) מערכת טכנולוגיית מידע HR. לאחר מספר אמצעים כדי לתקשר יכול עוד תהליכים אוטומציה ולעזור HR כדי למקד טוב יותר הודעות.

האם התוכנה מציעה תכונות ספציפיות כדי לעזור HR לתקשר טוב יותר עם העובדים?

בנוסף להפעלת משאבי אנוש לאישור עסקאות, מערכות מידע רבות של משאבי אנוש מספקות גם יכולות עבור משאבי אנוש לשמש כשומר סף בבדיקת חשבונות חיוב על מנת לוודא שהם מסכימים לנתונים במערכת. זה יכול:

• להבטיח את הדיוק של חשבוניות הספק
• לחסוך זמן וכסף
• לסייע באספקה ​​במועד של הרשמות עובדים, ו
• לשפר את אישור הזכאות כאשר העובדים הולכים לטיפול.

איך מידע יהיה להחליף עם ספקים?

ומי יהיה אחראי לאינטראקציה זו? אינטגרציה של מערכת טכנולוגיית המידע HR צריך להישפט לא רק על ידי מספר ספקים עם התוכנה יש מערכות יחסים, אלא על ידי סוג של חיבור זה מאפשר. הבטחת אינטראקציה מוצלחת עם ספקים באמצעות תוכנה לניהול הטבות דורשת שלבים רבים, כולל:

• איסוף נתונים ראשוניים יישום נתונים;
• הגדרת אינטגרציה ראשונית עבור חילופי המידע השוטף;
• תיאום אינטראקציה יומית או שבועית כדי לוודא שהנתונים מתקבלים ומוחלים במדויק;
• בדיקת עדכונים שוטפים;
• הבטחת הדרישות של ההרשמה עבור ההרשמה נענות בהתאם הרגולטורים; ו
• טיפוח קשר פרואקטיבי עם כל מוביל כדי לשפר את היחסים של חילופי נתונים.

לדעת מי אחראי על כל משימה היא חיונית כדי להבין את הצעת המוצר במלואו. כל ספק תוכנה יציע רמה שונה של אינטגרציה במתן חלק, לכל, של המשימות שתוארו לעיל. HR צריך להסתכל לעבוד עם ספקים שמראים יחסים חזקים, מתמשכים, חלקה עם הספקים שנבחרו של החברה.

ספקים רבים מאפשרים שידור של קובץ ANSI 834 גנרי, אשר עשוי או לא יתקבל על ידי המוביל, גורם המשפיע לעתים קרובות על גודל הקבוצה.

מנהלים צריכים לחפש ספקים המציעים העברות נקיות ומאומתות (הבטחת זכאות העסקה), המותאמות אישית לצורכי כל ספק כדי להימנע מבעיות. הם צריכים גם לחפש ספקים כי יש ייעודי EDI (אלקטרוניים Data Interchange) המחלקה לקיים אינטראקציה עם המוביל של עצמו, ספציפית להעביר שפה.

מה רמת השירות ללקוח מסופק?

האם יש תשלום נוסף עבור השירות? HR צריך לקבוע את רמת הגישה לעזרה המסופקת ומה מהווה שירות לקוחות מקוון לעזרה באמצעות מסד נתונים, צ 'אט מקוון, תמיכה בדוא"ל, שיחות עם אדם חי, או שילוב שלהם. לנוכח הרגישות של הטבות ומידע אחר HR, מנהלים צריכים לצפות תשובה לשאלות בתוך 24 שעות ממגע ישיר שיכול לעזור.

מהו העלות של מערכת מידע משאבי אנוש האם זה עולה על היתרונות?

משאבי אנוש צריכים להעריך את העלות הכוללת של מערכת טכנולוגיית המידע של HR, כולל כל החיובים השנתיים, החודשיים והחד-פעמיים, לצד ההטבות הניתנות. מערכת קצת יותר יקר עשוי לשלם יותר עבור ההבדל עם תכונות המאפשרות לעובדים לשמור רשומות משלהם להציע נוחות רבה יותר, חיסכון בזמן, ודיוק. גורמים אלו צריכים להיחשב ולשקול בבחירת מערכת טכנולוגיית מידע HR.

הצורך במערכות טכנולוגיית מידע HR גדל. עם צוות משאבי אנוש למצוא מגוון עצום של אפשרויות במערכות טכנולוגיית מידע HR, חשוב יותר לנתח ולשקול את כל האפשרויות הזמינות.

בחירת טכנולוגיית מידע HR המערכת צריך להיחשב כהשקעה כי יגדל עם המחלקה ואת הצרכים של החברה. שאלות אלה יובילו אותך לטכנולוגיה המתאימה של טכנולוגיית מידע עבור החברה שלך.