10 דברים כל מנהל תוכנית חדשה צריך לדעת

ניהול התוכנית היא מתגמלת ושילמת היטב ברירה בחירה, אבל זה יכול להיות תפקיד מאתגר גם כן. אם יש לך רק את תוכנית ניהול התוכנית הראשונה שלך, או רוצה לדעת אם אתה צריך לעשות את הקפיצה לתוכנית קריירה וניהול, חשוב להבין מה הקריירה כרוכה. קחו את הדברים האלה 10 אשר כל מנהל תוכנית חדשה צריכה להיות מודעת לפני תחילת תפקיד ניהול התוכנית.

ניהול התוכנית אינה זהה לניהול פרויקטים

ניהול הפרויקט הוא על תכנון העבודה, ארגון משימות ומשאבים, בקרת תהליכים, ומספקת מטרה מסוימת. בין אם פתיחת משרד חדש, השקת אפליקציה חדשה או בניית אצטדיון אולימפי, לפרויקטים יש התחלה מוגדרת, אמצעית וסופית עם מגוון ברור של מטרות.

ניהול התוכנית הוא שונה בדרך כלל הרבה יותר רחב. מנהל תוכנית יכול לפקח על פרויקטים מרובים בו זמנית, כל אחד מהם יכול להיות צוות הפרויקט שלו ומנהל הפרויקט. הפרויקטים האלה יחד עשויים להיות חלק מתוכנית גדולה יותר שמטרתה לספק משהו בעל ערך לארגון לאורך זמן.

לצפות לאי ודאות

התוכניות אינן בטוחות. בזמן שאתה יכול לדעת מה התמונה הגדולה, זה רק הצהרה חזון כשאתה מתחיל. הדרך המדויקת של איך להגיע לשם, ומה פרויקטים יידרשו על פני תקופה ארוכה של זמן, הוא משהו שאתה צריך לעבוד כמו שאתה הולך.

תתחיל עם תכנון מפורט עבור מה שאתה יודע ולבנות תמונה של איך לטפל בשאר זה כמו שאתה מתקרב. בהדרגה להרחיב את האופקים שלך תכנון ואספקה ​​עד שאתה לא יכול להמשיך הלאה.

לחסום את הזמן במרווחי זמן קבועים לתכנן את השלבים הבאים. אתה גם יכול להשתמש בהזדמנות זו כדי להבטיח שאתה עדיין על המסלול כדי לספק ערך עסקי.

תיזהר עבור שחיקה

בעוד פרויקט עשוי להסתיים בתוך שנה בערך, תוכניות יכול למתוח על-לכאורה ללא הגבלת זמן.

מנהלי התוכנית צריכים להגן על הצוותים שלהם נגד שחיקה. אתה לא יכול לעבוד במהירות העליונה ללא הרף, כדי להבטיח את חברי הצוות לקבל השבתה נאותה. זה אמור לכלול תקופות של זמן שקט יותר בעבודה עם פחות תוצרים וזמן מספיק מחוץ למשרד לחופשות.

ניהול חופשה חולה מקרוב, לצפות דוחות שעות נוספות שלך, להיות ערני לעובדה רווחת הצוות שלך הוא בעל חשיבות עליונה אם אתה רוצה לחתוך שחיקה ולשמור על אנשים מוכשרים שלך על חיי התוכנית.

אתה צריך לנהל את קצב

כאשר אתה מספק תוכנית שיש לה תאריך סיום רחוק, אתה צריך לנהל את הקצב של העבודה.קשה לשמור על המומנטום על פני מספר שנים, ולכן התפקיד שלך כמנהל התוכנית הוא ללהטט את סדרי העדיפויות ואת הפרויקטים כך יש פלטי למדידה מועברים באופן קבוע.

מערבבים את הניצחונות המהירים ואת ההתקדמות המתמדת לעבר מטרות התמונה הגדולות. זה עוזר לצוות לראות שאתה מתקדם קדימה ומבטיח כי ישנם כמה סיפורי הצלחה לטווח קצר לשתף כדי לשמור על המוטיבציה גבוהה. לבסוף, זה עוזר למשקיעים ומנהלים המבצעים לראות כי יש התקדמות.

לאמן את הצוות שלך להצלחה

תוכניות לעיתים קרובות לספק משהו חדש, ייחודי, או טרנספורמטיבי עבור הארגון. אחד האתגרים של עבודה על סוגים אלה של יוזמות היא כי אתה כנראה אין לי את הכישורים in-house כדי להיות מסוגל להשלים את כל המשימות והפרויקטים הנדרשים.

זה בסדר וצפוי. התפקיד שלך כמנהל תוכנית חדש הוא לוודא שאתה יכול upskill, retrain, ולפתח את האנשים שאתה צריך לעשות כך ביחד אתה יכול לענות על כל דרישות המשאבים.

ייתכנו כמה תחומים שבהם אתה רק צריך משאב מסוים לתקופה מוגבלת. לדוגמה, אתה לא הולך לאמן אחד הצוות שלך איך לנהוג מלגזה אם זה מיומנות אתה צריך רק שבוע אחד. עם זאת, אם אתה משנה את האופן שבו הנוכחות המקוונת של החברה שלך מנוהלת, זה כנראה יהיה בעל ערך כדי להיות מיומנויות פיתוח האתר בתוך הבית יחד עם כמה מומחיות על מדיה חברתית או אופטימיזציה למנועי חיפוש. אלה הם מיומנויות העסק יסתמך על בטווח הארוך.

לקבל החלטות על אילו מהם אתה צריך להיות מוטבע בקבוצה ואשר צריך להיות outsourced, ולאחר מכן להבטיח את התוכנית יכולה לספק את האימון ואת משימות גיוס נדרש להיות מוכן לנהל את הפלט כמו כל פרויקט מספק.

ממשל הוא מורכב יותר

אם אתה בא מרקע ניהול פרויקטים, אז הממשל לא יהיה הפתעה לך. זוהי האופן שבו מבני הפרויקט והתוכניות מאורגנים ומבוקרים על מנת להבטיח קבלת החלטות בדרך הנכונה וכי האנשים הנכונים מעורבים. זה חיוני כדי להבטיח את העבודה מתבצעת באופן שמתאים עם המקרה העסקי הכולל, וזה עוזר לשמור על אנשים דין וחשבון.

ממשל הוא גם האופן שבו משרד ניהול פרויקטים ומנהלים בכירים יכול להבטיח כי התוכנית היא על המסלול כדי לספק הטבות. זה גם מספק נתיב רשמי לסגירת פרויקטים או תוכנית שלמה אם ניתן להוכיח כי הטבות אלה כבר לא יושג.

ממשל הוא מורכב יותר בסביבת התוכנית מאשר בסביבת הפרויקט. לוחות הפרויקט וקבוצות היגוי בדרך כלל יש חברות ברמת ההנהלה. זה צפוי כי התוצאה הסופית מתוכנית היא בדרך כלל שינוי עסקי.

תכנון קשה יותר

מנהלי פרויקטים, המעורבים בתוכנית, בדרך כלל יכניסו את תוכניות הפרוייקט שלהם יחד, ואז צוות ניהול תוכניות - תחת הכיוון שלך כמנהל תוכנית - עונה ותוכניות משולבים.

זה קל לומר מאשר לעשות. זה דורש זיהוי תלות בין פרויקטים משימות הפרויקט. זה כוחות לך להסתכל על דרישות המשאבים עבור התוכנית כולה כדי ללהטט פעילויות כדי להתאים את הזמינות של אנשי מפתח.

לאחר תוכנית התוכנית המשולבת שלך היא הוקמה, אתה יכול לעקוב אחר זה בתרשים Gantt או כלי תוכנה אחרים. כמו מנהלי הפרוייקט שלך לעקוב אחר הפרויקטים שלהם בזמן אמת, תצטרך לבצע התאמות לתוכנית התוכנית, שמירה על כולם הודיעו על שינויים האיות מה זה אומר עבור תחומי עבודתם.

אתה לא צריך לתכנן כל שורה

כמנהל תוכנית, אתה מסתמך על מנהלי הפרויקטים שלך לעשות את התכנון המפורט. זה לא מעשי או רצוי לך להיות מעקב אחר תוכנית עם אלפי משימות.

אתה צריך להציג מגולגל, ברמה גבוהה של פרויקטים עם מספיק פרטים כדי להראות לך אם משהו הולך להיות בעל השפעה ברמת התוכנית.

הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא עם יישומי תוכנה ייעודיים. מנסה לנהל את התוכנית multimillion דולר על גיליון אלקטרוני בסיסי יהיה מאתגר מדי.

עליך להאציל

עם זאת, אתה טוב ב נציג, להיות תפקיד ניהול התוכנית אומר שאתה צריך לקבל אפילו יותר טוב בזה.

החדשות הטובות הן שאתה צריך צוות של מנהלי פרויקטים, ואתה יכול אפילו יש ייעודי תוכנית ניהול המשרד לתמוך שינוי טרנספורמטיבי שלך.

יש הרבה עבודה לעשות על תוכנית, וכן הגדרת אותו כדי להבטיח שכל החלקים נעים לנוע יחד בזמן הנכון הוא מאמץ עצום. אתה לא יכול לעשות את זה לבד ואתה לא צריך לנסות. להבין כמה זמן אתה צריך לעשות את החניכה התוכנית ולאחר מכן לוודא שיש לך צוות במקום לגבות אותך.

אם אין לך מישהו במשרד ניהול התוכנית שלך, לבקש מישהו להיות seconded לצוות ניהול התוכנית. יש להם הרבה מה לעשות. לדוגמה, מישהו בתפקיד תיאום הפרויקט יהיה ממוקם בצורה מושלמת כדי לספק את התיאום הנדרש ברמת התוכנית, לשחרר אותך עד להסתבך עם משימות אסטרטגיות.

אל תפחד מסכסוך

יש הרבה גדילים לתוכניות. מפרויקטים עם בעלי עניין קשים למועדים בלתי נראים לכאורה, כל יום ייתן לך הזדמנויות לסכסוך. תיזהר מהדברים שמשבשים את ביצועי הפרוייקט ומוכנים להתהלך כאשר יש צורך לצאת ממצב של סכסוך לפני שהוא מתחיל.