איך אתה יכול להפיק תועלת מביקורת פרויקט

כל פרויקט יכול להפיק תועלת מביקורת מעת לעת. אבל אל תדאג, זה לא מפחיד כמו שזה נשמע. ביקורת הפרויקט הוא שבו אדם ללא משוא פנים ביקורות הפרויקט שלך מספק הדרכה על מה ניתן לעשות אחרת כדי לשפר את סיכויי להצליח. מאמר זה מסביר הכל ולוקח אותך דרך להתכונן לביקורת הפרויקט.

איך פורמלי ביקורת הפרויקט הוא

ביקורת הפרויקט היא בדרך כלל תרגיל פורמלי. המקבילה הבלתי פורמלית נקראת בדרך כלל ביקורת עמיתים. זה המקום שבו עמית מסתכל על הפרויקט שלך ואת התיעוד המשויך נותן לך משוב על איפה אתה צריך לבלות קצת יותר זמן.

ביקורת הפרויקט הם רשמיים בכך שהם בדרך כלל יש קבוצה מוגדרת של שאלות מתבצעים על ידי מישהו שעושה את זה דבר באופן קבוע.

מי מבצע ביקורת פרויקטים

האדם שעושה את הביקורת על הפרויקט שלך עשוי להיות מנהל פרויקטים אחר (כנראה מישהו עם ניסיון רב בהפעלת פרויקטים), אך סביר יותר שמישהו ממשרד הפרויקט ינהל ביקורות לעתים קרובות.

זה הולך להיות מישהו שיכול לראות את עצמם ללא משוא פנים כך שזה לא יהיה מנהל הקו שלך או חסות הפרויקט. זה יכול אפילו להיות צוות של אנשים, בהתאם לגודל של הפרויקט.

כיצד להתכונן ביקורת פרויקט

הראשון, ואת הראשי, דבר כדי לקבל מאורגן יש עותקים של תיעוד הפרויקט שלך עבור המבקר לסקור. אם יש לך רכז הפרויקט, לבקש מהם למשוך יחד חבילת מסמכים (רצוי אלקטרוניים). אתה צריך את כל המידע שלך נגיש בקלות, אבל גם אם אתה עושה, זה עדיין יכול לקחת צעד. כמינימום, ודא שיש לך את תוכנית הפרויקט, יומן סיכונים, יומן בעיה, תקציב, ולוח זמנים זמין עבור המבקר.

מי צריך להיות מעורב

זה תלוי בסוג הדברים שהמבקר רוצה להסתכל עליהם. אתה, כמנהל הפרויקט, יצטרך לבלות איתם קצת זמן. מצפה חברי הצוות שלך גם להיות נקרא כדי לשוחח עם המבקר.

יש לזכור כי ככל שהם עובדים יותר על משימות הקשורות לביקורת, פחות זמן יש להם לעבוד בפרויקט, כך ייתכן שיהיה עליך לתזמן מחדש כמה פעילויות ולעבוד לאט יותר במהלך תקופת הביקורת.

כמה זמן לוקח ביקורת הפרויקט

אין תקופת זמן קבועה עבור ביקורת הפרויקט. על פרויקטים גדולים, תמצא שזה לוקח הרבה יותר זמן. על פרויקטים קטנים, המבקר יכול להיעשות תוך מספר שעות. ברגע שאתה יודע כי הפרויקט שלך הולך להיות מבוקר, לשאול את צוות הביקורת שלך כמה זמן הם צופים עבודתם לוקח.

מה ביקורת מחפש

אם הביקורת נקראה בגלל חשש מסוים, כגון כישלון לפגוע ביעדים איכותיים, אז מצפה ממנו לחקור את השטח הזה עמוק. ביקורת שגרתית תיראה רחבה בתחומים השונים של ניהול הפרויקטים והתוצרים שהפרויקט עובד עליהם. זה יכסה את הזמן, העלות והאיכות של הפרויקט שלך, מעורבות בעלי העניין.

מטרת הביקורת היא לברר אם הפרויקט עומד לפגוש את מטרותיו או לא. אם המבקר ירגיש כי על פי ביצועיו הנוכחיים הפרויקט לא יפגע ביעדים אלו, הוא יציג המלצות לפעולה.

המלצות תלוי מה נמצא

ההמלצות בדוח המבקר יהיו תלויות במה שמצאו. צפו שהם יהיו חיוביים ומנוסחים באופן שיאפשר לכם לאמץ אותם בקלות. הם צריכים להיות מעשיים.

בקיצוניות אחת, המבקר עשוי להמליץ ​​על סגירת הפרויקט, אם כי זה יקרה רק אם הם מרגישים שאין שום סיכוי כי כל עבודה בפרויקט מנקודה זו ואילך תספק ערך כלשהו עבור הארגון.

תסתכל על הביקורת הפרויקט שלך כחוויה חיובית. זה צריך לתת לך אזהרה מוקדמת של כל הסימנים כי הפרויקט שלך בצרות וזה הזדמנות לעבוד עם מקצועי מנוסה הפרויקט. יישום ההמלצות שלהם צריך להפוך אותך, את הצוות שלך ואת הפרויקט שלך יותר מוצלח, וזה יכול להיות רק דבר טוב.