מה שייך בקובץ כוח אדם?

קובץ העובדים של העובד הוא קובץ העובד העיקרי שמכיל את ההיסטוריה של יחסי התעסוקה מיישום התעסוקה באמצעות ראיון יציאה ותיעוד סיום העסקה. רק צוות משאבי אנוש והממונה והמנהל המיידי של העובד עשויים לקבל גישה למידע שבצוות העובדים, והוא לעולם אינו עוזב את משרד משאבי האנוש.

קובץ העובדים של העובד מאוחסן בדרך כלל בארונית קבצים נעולה, חסינת אש, במיקום נעול הזמין לצוות משאבי אנוש. סודיות המידע העובד בתיק כוח האדם היא בעלת חשיבות עליונה.

מבין כל תיקי העובדים של החברה, קובץ העובדים של העובדים נמצא בתדירות הגבוהה ביותר עבור מידע על ידי המעסיק, הממונה או צוות משאבי אנוש.

שיקולים על אנשי צוות תוכן הקובץ

העקרונות הבסיסיים והשאלות שיש להביא בחשבון בעת ​​הגשת כל מסמך בקובץ העובדים של העובד הם אלה.

• האם המעסיק צריך מסמך מסוים כדי להצדיק החלטות אם המעסיק נתבע? האם המעסיק זקוק למסמך בבית משפט?
• האם העובד יודע ומבין שהמסמך יוגש בתיק האישי שלו? ברוב המקרים, על המעסיקים לקבל את העובד לחתום על המסמך, לא כדי לסמן את הסכמתו עם תוכן המסמך, אלא כדי להודות כי הם מודעים וקראו את המסמך.
• אין הפתעות, דעות, או הערות אישיות על העובד צריך אי פעם להיות ממוקם בקובץ כוח אדם. רק העובדות, אין מחשבות ספקולטיביות, שייכות לקובץ כוח אדם.

תוכן עניינים של קובץ כוח אדם

להלן המלצות על התיעוד שעל המעסיק לשמור בקובץ העובדים.

היסטוריה תעסוקתית

• בקשת עבודה
• קורות חיים
• המשך מכתב כיסוי
• אימות השכלה
• אימות תעסוקה
• מכתב דחייה
• תיאור תפקיד מיקום
• רשומות ניתוח עבודה
• הצעת עבודה או חוזה עבודה
• סוכנות התעסוקה או הסכם סוכנות זמני, אם משתמשים בו
• מידע ליצירת קשר עם החירום
• טופס חתימה של עובד עם טופס קבלה המציג קבלה של מדריך העובד
• רשימת משימות מתוך אוריינטציה של עובדים חדשים המציגה נושאים המכוסים על ידי מי
• כל הסכמי רילוקיישן ותיעוד
• כל חוזה, הסכם בכתב, קבלה או אישור בין העובד לבין המעביד (כגון הסכם Noncompete, חוזה עבודה, או הסכם המתייחס למכונית המסופקת על ידי החברה)

• חיים של טפסים רשמיים של העסקה כולל בקשות להעברה, קידום, בקשות עבודה פנימיות, וכן הלאה
• כל תיעוד אחר הקשור לתעסוקה

פיתוח ביצועי עובדים, תוכניות פיתוח ושיפור

• עותקים של כל הערכת ביצועים המשמשת או תוכניות לפיתוח עובדים
• הערכה עצמית של העובד
• רשומות מכל הפגישות ייעוץ רשמי
• הערות על נוכחות או איחור
• תיעוד תוכנית לשיפור הביצועים
• דוחות פעולה משמעתיים
• הכרה בעובדים המוצגת, כגון תעודות, מכתבי הכרה וכדומה
• המלצות והצעות פורמליות של העובדים, תגובות הארגון
• רשומות הדרכה
• בקשות להכשרה
• הערכת כשירות
• הכשרת הכיתה או הודעות הפעלה או לוחות זמנים

• צרכי הערכה חתומים
• דוחות הוצאות הדרכה
• תלונות של לקוחות או עמיתים לעבודה

רשומות סיום תעסוקה

• מכתב התפטרות עובד
• צא ממסמכים לראיון
• הודעה קוברה
• סיום תעודה
• דין וחשבון סופי על כל ההיבטים של העסקתו של העובד כגון המשכורת הסופית, חופשה, החזרת רכוש החברה, וכן הלאה