למד על פגישה דקות מדוע הם חשובים

פגישה היא תיעוד כתוב או מוקלט המשמש כדי ליידע את המשתתפים ולא המשתתפים על מה נדון או מה קרה במהלך הפגישה. מפגש דקות או הערות נלקחים בדרך כלל על ידי מיועד מפגש דקות דקות במהלך ההליכים כך תיעוד מדויק של מה שקרה במהלך הפגישה.

הפרוטוקולים כוללים בדרך כלל:

• שמות המשתתפים
• פריטים סדר יום מכוסה
• החלטות של המשתתפים
• מעקב אחר פעולות שבוצעו על ידי המשתתפים
• מועדי פרעון להשלמת ההתחייבויות
• כל האירועים או דיונים אחרים שראוי לתעד עבור ביקורת בעתיד או היסטוריה

פגישה בפרוטוקול כמסמך היסטורי

כמסמך היסטורי, דקות שימושיות לתיעוד הרעיונות המרכזיים או נקודות הדיון שהובילו להחלטה. לדוגמה, דקות פגישה אפקטיביות עשויות לציין את חמש החלופות שבהן דנו הצוות ואת הסיבה העיקרית שנבחרה על-פני האחרות.

דקות לפגישה עסקית טיפוסית לא צריך להקליט כל דיון או המדינה בפירוט מי אמר מה. כמובן, כלל זה שונה עבור סוגים אחרים של פגישות כגון דיוני בית המשפט ומצבים שבהם הדיון המשפטי נדון. סוגים אלה של פגישות דורשים תיעוד מדויק של השיחה וההצהרות. אבל, אלא אם כן משאבי אנוש דנים בתביעה, המפגש הטיפוסי של מקום העבודה אינו מתעד כל פגם.

מתי וכיצד לשתף דקות פגישה

באופן אידיאלי, פרוטוקול הפגישה נרשם על מכשיר אלקטרוני, כגון מחשב נייד או iPad, ולאחר סקירה מהירה של איות, דקדוק, ובהירות, מופץ למשתתפים בפגישה אלקטרונית בסוף הפגישה. בדרך זו, המשתתפים יש הודעה מיידית על התחייבויותיהם מועדים יכול להעלות שאלות או לבקש הבהרה. אם זה לא אפשרי כי הרשמקול רוצה לתמלל את הפרוטוקולים או לבדוק אותם על שגיאות, הוא צריך להפיץ אותם בתוך 24 שעות לאחר הפגישה.

הפרוטוקולים משמשים גם תזכורת לחברי הצוותים שהוזמנו במהלך המפגש ועוזרים למשתתפים להעביר את הפריטים הללו ללוחות השנה ולרשימות המשימות היומיות שלהם.

על המקליט תמיד לבדוק את פרוטוקול הפגישה הקודמת בתחילת הפגישה הבאה, כך שאנשים יוכלו לבדוק את הדיוק ואת השלבים הבאים.

איך הארגונים מטפלים לקחת פגישה דקות

קריטי להצלחה של הפגישה, דקות לספק היסטוריה מוקלטת של הפגישה עבור המשתתפים ועובדים שלא יכלו להשתתף. ללא פרוטוקול פגישה מלא, סיכויי ההצלחה של הפגישה מצטמצמים משום שאנשים, במאזן, אינם מסוגלים לספוג ולשמור שפע של מידע בבת אחת.

העובד שלוקח את דקות הפגישה הוא בדרך כלל חבר בצוות ולוקח הערות תוך כדי השתתפות בפגישה. בישיבות הכוללות הליכים משפטיים או הקשורים לממשלה או בישיבות של דירקטוריון החברה, אדם שאינו משתתף לוקח את הדקות הרשמיות ומרבה לרשום את ההליכים.

כדי להקליט את פרטי המפתח בצורה מדויקת, רשמקול הפגישה חייב להיות בעל אוזן לפרטים ויכולת להישאר ממוקדת. זה עובד חייב גם multitask להיות מסוגל להשתתף בפגישה תוך הקלטת דקות.

בארגונים מסוימים, אותו עובד לוקח את הפרוטוקול בכל פגישה. או שהאחריות יכולה לעבור מעובד לעובד. התפקיד של דקות טיקר בונה מנהיגות אפקטיבית מיומנויות תקשורת יכול להיות עבודה הנחשק.

דרישות עבור מקליט דקות פגישה

הדרישות עבור המקליט כוללות את היכולת:

• רשמו במדויק את ההחלטות, ההתחייבויות, ואת נקודות הדיון העיקריות שנעשו באסיפה
• הקלט את פריטי הפעולה ואת תאריכי היעד כי חברי הפגישה מחויבת (פריטים פעולה יש שמות המצורפת, אבל הפרוטוקולים לא המדינה מי אמר מה בפגישות עבודה לא פורמלי)
• סקור את ההחלטות הגדולות ואת משימות או התחייבויות מרצון ופריטים פעולה בסוף הפגישה כך המשתתפים יכולים להסכים עליהם לפני שעזבו
• להיות שחקן צוות ולהיות גמישים כי המשתתפים יכולים להוסיף או לתקן כל דבר שהם חולקים עם דקות

• לעבוד במהירות כדי להפיץ עותקים של הפרוטוקול פגישה בתוך 24 שעות לאחר הפגישה