עיצוב הטוב ביותר עבור מכתב עסקי

מכתב עסקי הוא מסמך רשמי שנשלח לעתים קרובות מחברה אחת לאחרת או מחברה אל לקוחותיה, עובדיה ובעלי העניין שלה, לדוגמה. מכתבים עסקיים משמשים התכתבות מקצועית בין אנשים, גם. למרות הדוא"ל השתלטו כצורה הנפוצה ביותר של התכתבות, מודפס מכתבים עסקיים משמשים עדיין עבור סוגים חשובים רבים, רציני של התכתבות, כולל מכתבים התייחסות, אימות תעסוקה, הצעות עבודה, ועוד.

כתיבת מכתב עסקי יעיל ומלוטש יכולה להיות משימה קלה למעקב, כל עוד אתה מקיים את הכללים שנקבעו עבור פריסה ושפה. מבין כי הנמען שלך קורא כמות משמעותית של התכתבות על בסיס קבוע ויעדיפו היטב להורג אותיות ללא שגיאות הקלדה ושגיאות דקדוק. כלל אצבע טוב הוא הגהה זה פעמיים ולאחר מכן יש עמית לבדוק את זה כדי להבטיח דבר לא החמיץ.

סעיפים של מכתב עסקי

כל קטע של המכתב שלך צריך לדבוק בפורמט המתאים, החל את פרטי הקשר שלך ואת זה של הנמען שלך; ברכות; גופו של המכתב; סגירה; ולבסוף, החתימה שלך.

פורמט מכתב עסקי

להלן פורמט מכתב העסק המסורתי, עם טיפים על איך מסגרת זה מבוסס על הקשר שלך עם הקורא ומה התוצאה הרצויה שלך.

פרטי הקשר שלך:

השם שלך

כותרת התפקיד שלך

החברה שלך

הכתובת שלך

עיר, מיקוד המדינה

מספר הטלפון שלך

כתובת המייל שלך

תאריך

פרטי הקשר של הנמען:

שמם

הכותרת שלהם

החברה שלהם

כתובת החברה

עיר, מיקוד המדינה

ההצדעה:

• השתמש "למי הוא עשוי דאגה", אם אתה לא בטוח מי אתה פונה.
• השתמש בהמלצה הפורמלית "מר היקר / מ.ד. שם משפחה, "אם אינך מכיר את הנמען.
• השתמש "יקר שם פרטי", רק אם יש לך יחסים לא רשמיים עם הנמען.

הגוף

יסודות עיצוב:

• השתמש בקווים חד-ספריים עם רווח נוסף בין כל פסקה, לאחר ההצדעה, ומעל לסגירה.
• שמאלה להצדיק את המכתב שלך (נגד שולי שמאל).

להכות את הטון הנכון:

הפוך את מטרת המכתב שלך ברור באמצעות שפה פשוטה וממוקדת, שמירה על הפסקה קצרה הפסקה. אתה יכול להתחיל עם, "אני כותב בהתייחסות …" ומשם, לתקשר רק מה שאתה צריך להגיד.

הפסקאות הבאות יכללו מידע שנותן לקורא שלך הבנה מלאה של המטרה שלך (ים), אך להימנע משפטים מתפתחים מילים ארוכות ללא צורך. שוב, לשמור את זה תמציתית כדי לשמור על תשומת הלב שלהם.

אם הכוונה שלך היא לשכנע את הנמען בדרך כלשהי, בין אם להשקיע כסף, לתת לך הפניה, לשכור אותך, שותף איתך, או לתקן בעיה, ליצור מקרה משכנע עבור המטרה שלך. אם, למשל, אתה רוצה את הקורא חסות חסות אירוע, לזהות כל חפיפה עם מטרות פילנתרופיות של החברה שלהם. לשכנע את הקורא כי לעזור לך יהיה מועיל לשני הצדדים, ואתה תגדיל את הסיכוי לזכות בתמיכתם.

שמור על סגירת הפסקה לשני משפטים. כל שעליך לעשות הוא לחזור על הסיבה שלך בכתב ולהודות לקורא על שוקל את בקשתך.

סגור חינם:

כמה אפשרויות טובות לסגירה שלך כוללות:

• שלך בכבוד,
• שלך בקרב לב,
• בלבביות,
• בכבוד רב,

אם המכתב שלך פחות רשמי, שקול להשתמש ב:

• כל טוב,
• הטוב ביותר,
• תודה,
• בברכה,

החתימה:

כתוב את החתימה שלך בדיוק מתחת לסגירתך והשאיר ארבעה רווחים בודדים בין הסגירה לבין השם המלא, השם, מספר הטלפון, כתובת האימייל שלך וכל מידע ליצירת קשר אחר שברצונך לכלול. השתמש בפורמט הבא:

חתימתך בכתב יד

שם מלא

כותרת

דוגמה למכתב עסקי

ניתן להשתמש במדגם זה של מכתב עסקי כדוגמה. הורד את התבנית (תואמת ל- Google Docs ו- Word Online), או קרא את גרסת הטקסט שבהמשך.

הורד את תבנית Word

דוגמה למכתב עסקי (גרסת טקסט)

השם שלך

כותרת התפקיד שלך

החברה שלך

הכתובת שלך

עיר, מיקוד המדינה

מספר הטלפון שלך

כתובת המייל שלך

תאריך

שם הנמען

כותרת נמען

חברה מקבלת

כתובת החברה של הנמען

עיר, מיקוד המדינה

מר היקר /. שם משפחה, אני רוצה להזמין אותך להשתתף שלנו בעתיד הקרוב אמנויות ליברליות מחלקת עבודה ברשת האירוע. האירוע יתקיים בשעות אחר הצהריים של 1 בפברואר 20XX. אנו רוצים לספק לקשישים הבוגרים שלנו הזדמנות לפגוש מנהיגים עסקיים באזור אשר עשויים להיות מחפשים עובדים חדשים אשר מחזיקים תארים את הליברלים לאמנויות.

האירוע יתקיים במרכז הסטודנטים של קוקס באוניברסיטת צפון המדינה, ויימשך בין 2 ל -3 שעות. אם יש לך עניין להשתתף או לשלוח נציג החברה להיפגש עם התלמידים שלנו, אנא יידע אותי בהקדם האפשרי ואני יכול להזמין לך שולחן.

תודה על הזמן שלך ואני מקווה לשמוע ממך בקרוב.

בכבוד רב, החתימה שלך (מכתב עותק קשיח)

השם המוקלד שלך

כותרת התפקיד שלך

אם אתה שולח מכתב דוא"ל, החתימה שלך תהיה שונה במקצת. במקום לכלול את פרטי הקשר שלך בכותרת המכתב, רשום אותו מתחת לחתימתך. לדוגמה:

שליחת מכתב דוא"ל עסקי

שלך בקרב לב, שם פרטי שם משפחה

כותרת

הכתובת שלך

מספר הטלפון שלך

כתובת המייל שלך

כלול את הנושא שאתה כותב על שורת הנושא של הדוא"ל, כך שהקורא ברור למה אתה שולח את ההודעה.

כתיבת מכתב עסקי טיפים

תוכל למצוא טיפים מפורטים יותר בהנחיות אלה כיצד לכתוב מכתב עסקי, כולל בחירת גופן, בחירת שוליים ועיצוב המכתב כראוי.

זה תמיד עוזר להסתכל על דוגמאות כדי לקבל רעיונות התכתבות משלך. סקירת מכתבי מכתבים, כולל מכתבי כיסוי, ראיון מכתבי תודה, מכתבי מעקב, מכתבי קבלה ודחיית עבודה, מכתבי התפטרות, מכתבי הערכה, ועוד דוגמאות עסקיות הקשורות לתעסוקה.