מה במסמך היקף הפרויקט

כאשר אתה בועט את היוזמה החדשה, מסמך היקף הפרויקט הוא מידע קריטי של מידע עבור כל הצוות שלך. הוא מגדיר את המוצר הסופי שימסר ללקוח, כאשר הוא חייב להיות מועבר, ובאיזה מחיר.

למעשה, מסמך זה מגדיר את גבולות העבודה, כך שכל חבר צוות והלקוח יבין מה הפרויקט כרוך. לא פחות חשוב, הם מבינים מה זה עושה לא כרוך.

היתרונות

הצהרת היקף הפרויקט ששותפה עם כל חבר בצוות ובלקוחות הפרויקט, מהווה חלק בלתי נפרד מניהול הפרויקטים. בין היתרונות שלה:

• הבנה משותפת בין כל המעורבים בתכונות הצפויות, האיכות והעיתוי של הפרויקט
• אמצעי תקשורת עם בעלי עניין אחרים בפרויקט כדי לקבל את תמיכתם ומעורבותם
• כלי למקד את מאמצי הצוות על העבודה הנדרשת כדי לענות על הצרכים של הלקוח

יתר על כן, אם מוצעים שינויים שהם מעבר לגבולות ההיקפים המקוריים, ההצהרה הופכת לבסיס לאמידה ושינוי בשינויים. אם השינויים יתקבלו על ידי כל בעלי העניין, את ההצהרה היקף ניתן לשנות.

מתחילים

מנהל הפרויקט צריך לחפש קלט מחברי צוות, לקוחות, נותני החסות המבצעת, ובעלי עניין מרכזיים אחרים כדי להבין ולתאר את הפלט הנדרש מיוזמת הפרויקט. זה נקרא לעתים קרובות תוצר.

תיאור התוצר חייב לכלול עלות או טווח עלות מקובל עבור הפרויקט. הוא גם מגדיר את תכונות המפתח שיש לכלול ואת מסגרת הזמן למסירה.

לאחר שהוסכם על ידי הלקוח, מנהל הפרוייקט, צוות הפרוייקט ונותן החסות המבצעת, כל שינוי בהצהרת הפרויקט חייב להיעשות תוך שימוש בתהליך שינוי מבוקר ומתועד.

השפעה מדורגת

לאחר שהוסכם על הצהרת ההיקף או על המסמך, כל חלק מהצוות משתמש בו כבסיס לאומדנים שלהם לגבי העבודה, העיתוי והעלויות הכרוכות בכך. ככל שההצהרה מדויקת ומדויקת יותר, כך סביר יותר שצוותי העבודה יפיקו אומדנים מדויקים ודרישות משאבים.

אי הכללות יכול להיות חשוב

אין זה נדיר עבור מסמך היקף הפרויקט לרשום פריטים ספציפיים שיש לא לכלול את התוצר. לדוגמה, מסמך היקף של הקבלן לבנות בית עשוי לקבוע כי היתרים סביבתיים הם לקבל על ידי הבעלים אינם באחריות הקבלן הבניין הבית.

מה יכול להשתבש?

חוסר בהירות הוא מקור נפוץ של מתח הפרויקט וכישלון. מסמך עמום או מעורפל משאיר נושאים רבים פתוחים לדיון ושיחות שיפוט לא מוכחות. אלה יכולים להשפיע על תכונות, איכות, עיתוי, ואת העלות של הפרויקט.

עוד מכשול להימנע נקרא "זחילה היקף". אם הצהרת ההיקף היא מעורפלת, הלקוח מתפתה לדרוש דרישות שהן מעבר לכוונה או לגבולות של התכניות המקוריות.

התאמת היקף

בעוד שינויי היקף תכופים יעכבו את השלמת הפרויקט וייתכן שיוסיפו עלויות משמעותיות, לעתים הם נחוצים וסבירים. מנהלי הפרויקטים מסתמכים על תהליך של "ניהול שינויים", המזהה את השינוי המבוקש, מתעד את כל הזמן המתאים, את העלות ואת אומדני עומס העבודה, ומעריך מחדש את הפרויקט עבור סיכונים חדשים בהתחשב בשינוי.

מנהל הפרויקט ומנהל החסות בדרך כלל מקבלים את ההחלטה הסופית על שינוי היקף רק כאשר המצב כבר ניתח במלואו. השינויים מתועדים ביומן החלטה ולאחר מכן מועברים לצוות הפרויקט הגדול יותר.