היקף, סיכון והנחה בניהול פרויקטים

לתחום ניהול הפרויקטים, בדומה לכל תחום התמחות אחר, יש אוצר מילים ייחודי עם ראשי תיבות ותנאים מיוחדים. שלושה מונחים ומושגים חיוניים שאתה חייב להבין כוללים:

• היקף
• סיכון
• הנחות

זהו מתאר של שלושת התנאים החיוניים לניהול פרויקטים וכולל קישורים והצעות לקריאה נוספת.

היקף

בניהול פרויקטים, היקף הוא קבוצת גבולות המגדירים את היקף הפרויקט. ההיקף מתאר את מה שיש למסור ללקוח כתוצאה מיוזמת הפרויקט.

הבנת ההיקף מאפשרת למנהל הפרויקט ולצוות הפרויקט להבין מה נופל בתוך גבולות הפרויקט או מחוצה לו. אם משהו הוא "לא בהיקפו" הוא אינו מעובד בעבודת התכנון של הפרויקט. פעילויות שנמצאות בגבולות הצהרת ההיקף נחשבות "בהיקפן" ומטופלות בלוח הזמנים ובתקציב. אם פעילות מחוץ לגבולות, היא נחשבת "מחוץ לתחום" ולא מתוכננת.

בין אם אתה מנהל הפרויקט או חלק של צוות הפרויקט, אתה רוצה לשקול אם משהו הוא בהיקף או מחוץ לטווח כפי שאתה להתקדם. כדוגמה, לדמיין כי הלקוח ביקש ממך לבנות אתר אינטרנט. כאשר אתה מתאר את ההיקף (או קובע את הגבולות) של הפרויקט, אתה מציין את הפריטים הבאים כמו בהיקף:

• עיצוב אתר ודיאגרמה
• הקמת מיטת בדיקה
• קידוד למסגרת התיל המאושרת
• פיתוח גרפיקה לנושא האתר
• בדיקה וניפוי שגיאות לפני הפיכת האתר לציבורי

במהלך הפרויקט, הלקוח מבקש ממך לכלול סקירה כללית של הסרטון של החברה. הסרטון לא צוין במסגרת הפרויקט ולכן הוא מחוץ לתחום. אמנם אתה עשוי להיות שמח לעשות את העבודה וידאו תמורת תשלום נוסף, זה ידרוש עדכון של היקף ועלות זמן ואומדן עבור הפרויקט.

בהיעדר מסמך היקף ברור ומוסכם, ייתכן שהנושא של הסרטון הפך להיות מחלוקת בין הצוות שלך לבין נציגי הלקוח. הצהרת טווח ברור אפשרה לך לנטרל את המצב ולהתמודד עם שינוי באופן מסודר.

אז איך אתה קובע מה נמצא או מחוץ להיקף? אתה רוצה קודם כל לתאר את כל הפרטים של הפרויקט שאתה מכיר כרגע על בסיס דיונים עם הלקוח או בעל הפרויקט. אז אתה רוצה לעשות הנחות מפתח שיניע את מה נחשב או מחוץ להיקף.

הנחות

בשלב מסוים בחיים שלך יש לך כנראה נאמר, "אף פעם לא להניח הנחות". עם זאת, ביצוע הנחות בניהול הפרויקט היא פעילות יומיומית. ההנחות עוזרות לך להגדיר את היקף הסיכונים ולכוונן את ההערכות שלך בזמן ובמחיר. כמובן, זה חיוני כדי לתעד ולאמת את ההנחות שלך.

קחו משהו פשוט, כגון יצירת ספר. נניח שלחבר שלך יש רעיון לספר שולחן קפה וביקש ממך לנהל את הפרויקט. בקשתו הראשונה היא לתקציב כדי שיוכל להשיג מימון. כאשר אתה מגדיר את ההיקף, ברור שחברך אינו בטוח לגבי פרטים רבים, כולל ספירת דפים, הכללת תמונות, סגנון כיסוי ומשקל הנייר שישמש עבור הדפים.

מאחר שכל הגורמים הללו ישפיעו על מורכבות העלות והיצור, יהיה עליך להניח הנחות לגבי המפרטים ולאמת את ההנחות הללו כמקובל או בלתי מקובל לחבר שלך. לאחר דיון נוסף, החבר שלך אומר לך שהוא מתכנן לכלול 50 תמונות בספר. אתה יכול לבסס את ההנחה שלך על 50 תמונות או, צופה כי מספר זה יגדל עם הזמן, אתה יכול להניח כי יהיו בין 75-90 דפים עם תמונות.

אתה יכול לראות איך ההנחות להשפיע ישירות על לוח הזמנים גם כן. למשל, דמיינו שאתם מובילים פרויקט בפארק הכולל בניית סט נדנדה. בעת הגדרת הפרויקט אתה מקבל את התקציב ואת חברי צוות שהוקצתה, שאחד מהם הוא אחראי על חומרים. כאשר אתה יוצר את לוח הזמנים שלך אתה שואל את האדם אחראי על חומרים כאשר המלט יגיע. אדם זה משיב כי הוא לא בטוח מתי המלט יגיע אבל הוא מאמין שזה יהיה בין 1 ביוני ו -10 ביוני.

כאשר אתה בונה את היקפן ואת לוח הזמנים שלך, אתה מניח את ההנחה כי המלט יגיע לא יאוחר מ -10 ביוני. דוגמה זו מציגה שני יתרונות עבור קבלת הנחות.

היתרון הראשון הוא כי ההנחה של קבלת מלט לא יאוחר מ -10 ביוני מאפשר לך לתכנן פעילויות המסתמכות על המלט המגיעים. היתרון השני הוא כי הוא מספק את האדם אחראי על חומרים עם תאריך יעד כדי לספק את המלט, אשר לאחר מכן הוא יכול למסור את הספק שלו. היא קבעה בטעות תאריך יעד עיקרי לפרויקט להתקדם.

ביצוע ההנחות קובע אמות מידה אשר לעתים קרובות revisited במהלך הפרויקט כדי לסייע לצוות הפרויקט להישאר בתוך היקף, בזמן ובתקציב. אבל מה קורה כאשר ההנחות טועות? זה המקום שבו הסיכון נכנס לשחק.

סיכון

לאחר שבנית את היקףך וזיהית את ההנחות שמאחורי ההיקף והאומדנים, תרצה להתחיל בהערכת תחומי הסיכון. הסיכון הוא זהה בניהול פרויקטים כפי שהוא בעולם האמיתי; זה סיכון או סיכוי שיכול ליצור נזק.

כל הפרויקטים מכילים סיכון ואם אתה מנהל הפרויקט או בעל הפרויקט, זה לא רק את האחריות שלך כדי לחזות את הסיכון אבל זה גם התפקיד שלך לתקשר את ההשפעה הפוטנציאלית של סיכונים אלה לצוות הפרויקט ולהכין כדי להקטין את הסיכונים.

הסיכון מגיע בדרגות שונות. לפעמים הסיכון יכול רק מתכוון הפרויקט יפעל קצת אחרת או לקחת תפנית קטנה לא צפויה. במקרים מסוימים, עם זאת, הסיכון יכול להוביל לתוצאות קטסטרופלי שהופכים את הפרויקט שלך על הראש.

הבה נשתמש בתרחיש מגרש המשחקים מדוגמה זו. אחד הסיכונים הוא כי המלט אינו מגיע לפי תאריך ההנחה של יוני 10. מה הם ההשפעות האפשריות של סיכון זה? כל פעילות היורש הבא אחרי המלט כבר שפכו מתעכבים כתוצאה מבעיה זו.

הסיכונים יכולים להיות חיוביים גם כן. שקול את ההשפעה על הפרויקט אם המלט מופיע מוקדם מהצפוי. אמנם זה נראה כמו תוצאה חיובית, זה עדיין יוצר בעיה העיתוי ואת רצף של כל השלבים האחרים בפרויקט.

מנהלי פרויקטים עובדים עם צוותי הפרויקטים שלהם לסיעור מוחות ולזיהוי סיכונים פוטנציאליים. הם לוקחים את התהליך צעד נוסף ומסתכלים על החומרה הפוטנציאלית של הסיכון ועל הסיכוי להתרחשות. יתר על כן, הם מזהים את האנשים המתאימים ביותר לזהות מתי הסיכון מתרחש והם מפתחים תוכניות להפחתת סיכונים מוסכמים.

לחברות רבות יש תבניות סיכון מפורטות שהן פיתחו לאורך זמן ומניסיון עם פרויקטים אחרים. תעשיות מסוימות יש ללקט פרופילים סיכון המשמשים נקודת מוצא לניתוח סיכונים. תעשיות רבות בפועל מאוד מפורט ניתוח סטטיסטי לתכנון סיכונים גם כן.