איך המפקח יכול לנהל את היעדרות

על פי סקר היעדרות בלתי מתוכננת של CCH, המעסיקים מפסידים את הקרקע כשמדובר בשמירה על העובדים בעבודה. שיעורי היעדרות בלתי מתוכננת עלו לרמתם הגבוהה ביותר מאז 1999. מה שממשיך להיות הדאגה ביותר הוא שכמעט שניים מתוך שלושה עובדים שאינם מופיעים לעבודה אינם חולים פיזית.

עבור רוב החברות, האחריות לניהול היעדרות ירדה בעיקר על מפקחים מיידיים. מפקחים אלה הם לעתים קרובות רק אנשים מודעים לכך עובד מסוים נעדר.

הם נמצאים במצב הטוב ביותר כדי להבין את הנסיבות סביב היעדרות של הפרט ולהבחין בבעיה בשלב מוקדם. לכן, המעורבות הפעילה שלהם בהליכי היעדרות של החברה היא מרכזית לאפקטיביות הכוללת ולהצלחה העתידית של מדיניות או תכנית היעדרות.

כדי להבטיח כי המפקחים הם נוחים ומוכשרים בתפקידם של ניהול היעדרות, הם צריכים את התמיכה המלאה של ההנהלה הבכירה. כל הצדדים חייבים להיות מודעים למטרה של מדיניות ונהלים. האם יש פערים בין מחלקות; מדיניות יכולה לאבד את יעילותה.

כדי לספק עקביות רבה יותר, יש להדריך את המפקחים באחריותם על ניהול היעדרות, לייעץ כיצד לנהל ראיונות יעילים לעבודה, ולחנך את השימוש בהליכים משמעתיים בעת הצורך.

אחריות הממונה

בנוסף להבטחת עבודה נאותה במהלך היעדרותו של העובד, קיימות מספר פעולות קריטיות אחרות שמפקחים צריכים לנקוט כדי לטפל בהיעדרות. הם צריכים:

• להבטיח שכל העובדים יהיו מודעים היטב למדיניות הארגון ולנהלים לטיפול בהעדרו,
• להיות נקודת הקשר הראשונה כאשר העובד טלפונים בחולים
• לשמור על רישומי היעדרות מפורטים, מדויקים ומעודכנים של העובדים שלהם (למשל תאריך, אופי המחלה / סיבה להיעדר, החזרה הצפויה לתאריך העבודה, אישור הרופא אם יש צורך)
• לזהות כל דפוסי או מגמות של היעדרות אשר גורמים לדאגה,
• לנהל ראיונות חוזרים לעבודה
• ליישם נהלים משמעתיים במידת הצורך.

ראיון החזרה לעבודה

הכשרה של המפקחים על איך לנהל בצורה הטובה ביותר את היעדרות צריך לכלול הדרכה על איך לנהל יעיל והוגן לחזור לעבודה ראיונות. סקרים לאומיים אחרונים מראים כי ראיונות אלה נחשבים כאחד הכלים היעילים ביותר לניהול היעדרות לטווח קצר.

הדיון בדיעבד יאפשר למנחה לקבל בברכה את העובד בחזרה לעבודה, בנוסף להפגנת המחויבות החזקה של ההנהלה לשליטה וניהול היעדרות במקום העבודה. הראיון יאפשר לבדוק אם העובד יכול לחזור לעבודה.

את הניירת הדרושה ניתן להשלים, כך שההיעדרות ומסקנתה נרשמות כהלכה. העובדה כי נוהל קבוע הוא במקום לחקור ולדון היעדרות עם עובד רשאי, כשלעצמו, לפעול כגורם מרתיע לאי נוכחות של סיבות לא רציונליות.

ראיונות צריכים להתבצע בהקדם האפשרי לאחר החזרה של הנפקד לעבודה (לא יאוחר מיום אחד לאחר שובו). יש לתת לעובד מספיק הזדמנויות לתאר את הסיבות להיעדרותו. הממונה צריך להשתמש בראיון כזמן כדי לחקור את כל הבעיות שהעובד עשוי להיות אשר מוביל להיעדר.

המטרה היא לטפח תרבות פתוחה ותומכת. ההליכים נמצאים במקום כדי לוודא כי עזרה וייעוץ מוצעים בעת הצורך וכדי להבטיח כי העובד הוא מתאים לחזור לעבודה.

העובדים בדרך כלל מעריכים את ההזדמנות להסביר סיבות אמיתיות להיעדר בתוך מבנה רשמי. אם הממונה מפקפק באמיתות הסיבות שניתנו להעדרו, עליו לנצל הזדמנות זו כדי להביע ספקות או חששות.

בכל עת, על העובד להיות מודע לכך שהראיון אינו רק חלק מהנהלים של החברה, אלא פגישה משמעותית שבה ההיעדרות צוינה ועשויה להיות לה השלכה על העסקה בעתיד. יש להבהיר לעובד את ההליך המשמעתי של החברה, במקרה של רמות היעדרות בלתי קבילות.

בשום שלב במהלך הפגישה צריך הראיון להיות צורה של ענישה, אבל יש לראות כאירוע כדי להדגיש ולהסביר את ההשלכות של היעדרות בתוך המחלקה. הרוב המכריע של העובדים מפיקים תחושה של גאווה והישגים מעבודתם ויש לעודד את הניהול לטפל באנשים אלה כמבוגרים אחראים.

נהלים משמעתיים מומלצים אם נמשכת היעדרות

ההנחיות הבאות מתארות את הצעדים המומלצים שיש לנקוט במקרים בהם היעדרויות קצרות מועד נחשבות מעל לרמה מקובלת בפרק זמן מסוים.

שלב 1: ייעוץ ראיון

• על הממונה המיידי להודיע ​​לעובד על דאגתו מהיעדרותו, לנסות לקבוע את הסיבות למחלה ולקבוע מה צריך לעשות כדי לשפר את הנוכחות.
• אם מצב רפואי כלשהו מזוהה בשלב זה ועשוי להשפיע על התאמת העבודה, על הממונה לקבוע פגישה עם רופא המאושר על ידי החברה. זה צריך להיות מאושר עם העובד בכתב בתוך חמישה ימי עבודה.
• אם מן הדיון, נראה כי הבעיה אינה נובעת מחוסר בסיס לעבודה, על הממונה לייעץ לעובד, כי בעוד שהמחלות שנרשמו עשויות להיות מקוריות, צפוי שיפור ממושך בהשתתפות או בשלב הבא בהליך יילקח.
• סקירה של נוכחות תתבצע באופן אוטומטי בכל חודש במשך ששת החודשים הקרובים.

שלב ב ': סקירה פורמלית ראשונה (שלב אזהרה מילולית)

• אם היעדרויותיו של העובד ימשיכו להחמיר לאחר הניתוח והניטור השוטף, יש להזמין אותו להשתתף בפגישת ביקורת רשמית עם הממונה.
• תיעוד ההיעדרות צריך להיות מפורט במכתב המזמין את העובד לראיון זה. יש לייעץ לעובד כי היא זכאית להיות מיוצגת על ידי נציג איגוד או עמית בהתאם.
• מטרת המפגש תהיה:

  - המשך לדון בסיבות שבבסיס ההיעדרות, - לעדכן את העובד בהשלכות השירות והעלות של היעדרותה, וכן

  - להבריח את העובד (למעט כאשר מחליטים לפנות לייעוץ רפואי), כי אם אין שיפור משמעותי ומתמשך, ייתכן שהעסקתה תסתיים בשל חוסר היכולת שלה לשמור על רמת נוכחות מקובלת. זהו האזהרה המילולית.

• כאשר יש צורך בהקפדה רפואית, יש לנקוט פעולה מיידית. הישיבה נדחית רק על מנת לאפשר את השלמת חלק זה של התהליך. בתוך חמישה ימי עבודה, העובד חייב לקבל ייעוץ רפואי. המפגש מתכנס מחדש עם משאבי אנוש, ודעת הרופא נדונה.
• אם הרופא מאשר כושר עבודה, העובד צריך להיות הזהיר לגבי ההשלכות של המשך היעדרות.

שלב 3: סקירה רשמית שנייה (שלב אזהרה בכתב)

• ניטור רגיל מציין כי לא חל שיפור בתבנית היעדר, פגישה רשמית שנייה תהיה מסודרת עם HR.
• המכתב המזמין את העובד לפגישה יכלול את תיעוד היעדרות, ושוב, ייעוץ על הייצוג.
• כל מידע חדש שניתן בפגישה בנוגע לבריאות חולה או שינוי באופי המחלה עשוי להיות מוערך על ידי רופא מאושר על ידי החברה.
• יש לתת לעובד הזדמנות להסביר את תיעוד ההיעדרות שלו. במידת הצורך, על הממונה ליידע את העובד כי מוצעת אזהרה רשמית בכתב וכי אזהרה זו תישאר בקובץ העובד לתקופה מוגדרת. יש להעתיק את האזהרה לעובד ולנציגו.
• יש ליידע את העובד כי אי ציות לציפיות הנוכחות של החברה וכדי לשפר את ההיעדרות הבלתי מקובלת הנוכחית של היעדרות, יביא לסיום עבודתו של העובד.
• כאשר כושר העבודה מוטל בספק, המשך עם אפשרויות ההיערכות מחדש בהתאם להנחיות שקיבל הרופא. התייעץ עם נציג האיגוד של העובד (אם רלוונטי) על תהליך ההיערכות מחדש ואופציות.

שלב 4: השעיה זמנית מעבודה

• אם בעקבות ביצוע השלבים הקודמים של התהליך המשמעתי, לא חל שיפור בהשתתפות, ניהול יכול להמשיך עם השעיה זמנית ללא תשלום. הכוונה להשעייה צריכה להיות מאושרת בכתב עם פירוט תאריכי ההתחלה והסיום. עותק של מכתב ההשעיה יש לשלוח לנציג העובד (אם קיים).

שלב 5: סיום העסקה

• זהו השלב האחרון בתהליך המשמעתי לפיה פוטר העובד בשל אי יכולת לעמוד בדרישות החברה להשתתפות בעבודה. פיטורין יכול להתבצע רק עם אישור בכתב של מנהל בכיר HR.
• המכתב הקורא לעובד יכלול שוב ייעוץ בייצוג ויציג את תיעוד היעדרות. יש לייעץ לעובד, כי בעקבות הראיון ניתן לדחות אותו בשל אי יכולת לבצע עבודה.
• שוב, רופא החברה עשוי להיות התייעץ אם כל מידע חדש הקרובה לגבי בריאות העובד או יכולת עבודה.
• אם תתקבל החלטה לפסול על בסיס יכולת, יש לשלוח העתק מכתב הפיטורין לנציג העובד (במידת הצורך).
• לעובד תהיה הזכות לערער על פיטורים. הערעור צריך להיות בהתאם לנהלים המשמעתיים של החברה.

אתגרים בניהול היעדרות

היו מודעים לכך שמפקחים לעיתים קרובות לא בנוח או לא מוכנים לדווח על אלה שחרגו מרמות מקובלות של היעדרות. בשל לחצים רבים כבר על המפקחים, יישום עקבי של מדיניות היעדרות לא תמיד בראש סדר העדיפויות שלהם.

חשוב לנסות לקחת את הסובייקטיביות מתוך ניהול היעדרות ולהבטיח שכל העובדים יטופלו. זה חיוני להיות עקבי, מתמיד, הוגן לכל. כאשר היעדרות אינה מטופלת או מטופלת באופן לא עקבי, מוראל נמוך יכול לגרום.

רוב העובדים יעריכו מדיניות ותוכניות שהן מנחות, ולא ענישה. צעדים מחמירים או עונשיים כי כוח העובדים לבוא לעבודה יכול לגרום לעובדים שהם הופכים "נעדרים בזמן העבודה."

הם עושים מעט ככל האפשר ולהתנגד כל מאמץ כדי לגרום להם לעשות יותר. יש ליישם תוכניות אחרות המסייעות לעובדים להיות נוכחים בעבודה, כגון תזמון עבודה גמיש, שיתוף עבודה, פרסי נוכחות ותוכניות בריאות.

-------------------------------------------------

סטפני יורג 'הוא יועץ למנהיגות ב מוביל גבוה ומתמחה בסיוע מנהיגים המומים לנצח בעבודה להצליח בחיים.